網絡環境下高校資料室的科學管理與信息服務

查紫陽

摘 要： 在網絡環境下，高校資料室的管理與信息服務內容與形式都發生變化，為充分適應時代發展需要，有效滿足廣大讀者的實際需求，各高校資料室必須加強科學管理與信息服務工作。本文對網絡環境下高校資料室服務的變化進行論述，分析網絡環境下高校資料室管理與服務中存在的問題，并在此基礎上探討網絡環境下加強高校資料室科學管理與信息服務的有效策略。

關鍵詞： 網絡環境 資料室 科學管理 信息服務

自進入二十一世紀以來，互聯網技術、計算機技術及信息技術的快速發展和廣泛應用加快了高校傳統資料室服務模式的轉變，并為高校內部文獻信息資源的共享提供了支持。高校資料室是高校內部文獻信息資源保障系統的構成部分，是高校圖書館為教育教學及教研活動提供信息服務最基本最直接的單位，資料室的管理水平及信息服務質量對高校教育教研質量有直接性的影響。所以，高校必須高度重視資料室的管理與服務工作。

1.網絡環境下高校資料室服務的變化

1.1服務模式方面

在當前網絡環境下，高校資料室的服務模式已經從過去的以書籍為主轉變為以讀者為主。以書籍為主的服務是以資料室藏書為中心開展相應的服務工作，而資料室藏書的規模及布局則直接決定了讀者服務水平及范圍，讀者一直處在被動地位。隨著網絡時代的到來，人們獲取各種信息資源更加方便。高校資料室管理人員應加強對專業讀者相關的文獻信息資源需求的研究，為廣大讀者提供更具針對性的個性化服務。資料室管理人員可利用網絡平臺向讀者傳遞不同載體的文獻信息資源，以盡可能滿足讀者的實際需要[1]。

1.2服務觀念方面

過去高校資料室的管理與服務重藏輕用，這類服務理念已經難以滿足當前網絡環境下讀者對文獻信息資源的實際需要。高校資料室可對紙質文獻資源及各種網絡信息資源進行深入開發和利用，以有效達到文獻信息資源的共建共享目的，使資料室服務觀念的多樣性、開放性及針對性更強。

1.3服務內容方面

網絡環境下的高校資料室的服務內容出現變化，從外借服務方面講，資料室管理人員只需借助高校資料室網頁即可為讀者提供常規性服務。例如，對高校資料室的簡要概述、對資料室藏書的結構布置等各個方面內容。讀者隨時隨地即可實現所需文獻資料的網絡預約或續借，為其提供便利。從閱覽服務方面講，高校資料室管理人員可利用網絡平臺將文獻信息傳送給讀者。從咨詢服務方面講，在網絡環境下讀者無須到高校資料室，只需利用電子郵件等相應工具即可獲得優質高效的服務。

2.網絡環境下高校資料室管理與服務中存在的問題

2.1信息服務能力相對薄弱

互聯網時代的到來，大大促進數據庫技術、光盤技術及數字資料室的快速發展，巨量的信息資源不斷產生，過去單一、單項及靜態的服務模式已經難以滿足社會大眾對信息服務快速、專業等方面的需要。所以，高校資料室在信息服務過程中，基于信息技術的自動化服務模式逐步取代以往的手工服務模式已經成為必然趨勢。但高校各部門依然將資料室的功能作用局限在過去的借書與還書方面，尚未對資料室的真正功能有深刻的認知，導致高校對資料室建設的投入相對較少，阻礙高校資料室的自動化發展，其信息服務模式始終處在以往的狀態，信息服務質量難以進一步提升。

2.2人員配置不到位

高校資料室最重要的功能是為學校教學教研及教育管理等工作提供基本的文獻信息服務，而要充分發揮資料室的這項功能，高校不僅要加強硬件設施建設，還要為資料室配置充足的具有一定專業水平的工作人員。但從實際情況看，一些高校尚未意識到資料室的真正功能，對其在學校教育、教學、教研活動中重要性沒有深刻認知。所以，高校對資料室的人員配備問題重視程度不足，并且具有較強的隨意性，這在很大程度上導致資料室工作人員結構不科學。具體來講，一方面資料室工作人員缺乏，部分人員還是兼職性質，這就導致其在完成大量工作任務之后，抽出相應時間來開展更深層次的信息服務。另一方面，資料室工作人員的專業水平不足，缺乏精通計算機技術及網絡技術的工作人員，難以開展更加高效的信息服務。這種不合理的人員結構，使得高校資料室的真正功能難以充分發揮出來。

2.3各部門資料室缺乏聯系

高校內部各部門資料室之間缺乏有效的聯系，沒有建立統一的協調機制，難以達到不同部門間的資源共享目的，在很大程度上削弱資料室的信息服務功能，從而導致網絡環境下的不同部門間的信息服務共享與合作難以開展[2]。

2.4服務觀念相對落后

首先，近年來，各個行業領域不斷深入落實“以人為本、服務至上”的服務理念，高校資料室高度重視服務方面，一些資料室相繼設置信息咨詢及文獻傳遞等相關服務，并在網絡平臺中開設相應的服務專欄。但受過去工作觀念的束縛，資料室管理人員在具體工作過程中依然難以意識到服務的重要作用，最終對資料室的信息服務質量產生不良的影響。

其次，在當前的網絡環境下，高校資料室開展信息服務并不僅僅是將信息傳遞給用戶，還要積極深入各個學科及用戶群體中，充分把握廣大用戶的實際信息需要，以及用戶信息行為的變化，從而為用戶提供具有較強針對性的個性化服務內容。但當前國內高校資料室的信息服務水平相對較低，僅僅側重為廣大師生提供統一信息服務即信息產品等共性內容，而讓用戶自行辨別和選擇信息內容，忽視其個性內容，這種不合理的信息服務意識對資料室信息服務的正常開展有負面影響。

2.5信息化水平有待提升

在互聯網時代背景下，文獻信息服務方式與手段都出現重大改變，社會大眾不再僅僅依賴紙質文獻資源，各企事業單位及個人都能將相關信息傳送到網絡中，也能有效利用網絡信息資源進行信息服務，同時與以往的資料室爭奪信息資源及其用戶，網絡環境下，高校內部傳統資料室遭遇挑戰[3]。與此同時，計算機技術及信息技術的不斷發展與普遍，促使各種類型的電子讀物及數據庫不斷產生。在這種情況下高校資料室以往所承擔的文獻保障及信息服務等功能，已經能夠由讀者自行完成，資料室以往所擁有的優勢逐步消失。

3.網絡環境下高校資料室科學管理與信息服務的策略

3.1建立健全資料員管理機制

高校資料室的管理工作可充分借鑒圖書館的學科資料員管理模式，該模式是圖書館服務的新舉措，屬于圖書館讀者服務的進一步延伸，現階段被世界各大高校普遍應用。學科資料員不僅要具備較強學科專業能力，還要充分了解資料室的各項服務流程，熟練把握對口學科的網絡信息資源，為高校內部讀者提供更深層次的文獻信息服務。

在網絡環境下，高校資料室資料管理人員的職責主要包括以下幾個方面：第一點，建立健全學科專業師生聯系檔案。第二點，全面掌握專業教師的教學及教研情況。第三點，合理評估、購置與整合學科專業相關的數字文獻資源。第四點，建立學科專業資料室網頁，并定期進行維護。第五點，對高校內部讀者進行檢索技能培訓，等等。

3.2有效增強學生的文獻檢索能力

高校內部讀者的信息素質在一定程度上會影響到其自身的學習和科研等方面。信息素質的學科整合式教學主要目的是培養讀者的專業文獻利用能力，這是信息素質教育的主要發展方向。基于此，高校資料室可通過不斷增強資料管理人員的教學及專業能力，在專業知識的基礎上開設文獻檢索課程，從而有效整合文獻檢索、信息素質教育及專業課程。高校資料管理人員可從學科專業特點出發，及時補充文獻檢索課程的教學內容，構建一套具有較強針對性且教學內容及形式與學科專業特點相一致的文獻檢索模式。

文獻檢索屬于一種具有較強實踐性的課程，上機上網實習是其中非常重要的一環，只有不斷進行上機實習，方可確保高校文獻檢索課程教學的質量。在條件允許的情況下，高校資料室可利用校內電子閱覽室及文獻檢索室等，積極進行文獻檢索課教學，為學生上機實習提供充足機會，并對其及時合理地指導。同時，還要重視對學生反饋意見的收集，以不斷增加其檢索知識，進一步增強學生的文獻檢索能力，進而全面提升他們的信息素質。

3.3提供專業信息導航服務

為有效滿足高校教育教學及科研需要，高校資料室不但要進一步增加電子文獻資源的采集與收藏數量，還要對互聯網上的各種學科資源進行搜集和整理。學科信息導航服務是用于搜集與整理網絡信息資源的有效手段，并在此基礎上對搜集整理后的電子文獻資源進行簡要的內容概述。同時學科信息導航服務還能建立目錄式的組織體系、動態鏈接及檢索平臺，將其發布到網絡平臺上，為廣大用戶提供網絡學科信息資源導引及檢索導航等方面服務。

與此同時，高校資料室還應從院系教學、科研及學科建設的實際需要出發，積極構建重點學科導航數據庫，全面收集和整理網絡中與學科專業相關的研究進展報告及電子期刊論文等資源。而資料管理人員必須具備相應的專業知識及文檢技術，充分搜集并有效篩選網絡中具有一定價值的各方面學科信息資源，尤其要高度重視對獲取資源、灰色文獻、專業數字圖書館等信息源的發掘與整理工作，為讀者們提供相應的快速瀏覽與查詢等服務，從而通過信息導航的充分運用，為高校師生提供良好的服務。

3.4提供聯合參考咨詢服務

高校資料室是高校內部層級最低的圖書資料室，具有非常強的專業性，資料管理人員對學科專業信息的了解最為充分，與專業教師和學生的聯系最為密切，因此為教師與學生提供的服務最為直接，專業性最強[4]。

隨著網絡技術的不斷發展，信息科學取得進步，現階段參考咨詢的形式和內容也在此基礎上出現變化，以往面對面、電話及書信等參考咨詢方式，已經逐步轉變為QQ對話、微信對話及視頻對話等在線互動及可視性咨詢等各種數字參考咨詢形式，這種咨詢形式的變化，為高校內部各院系之間及各院系與校內圖書館之間的聯合參考咨詢服務提供便利。如果此類聯合參考咨詢形式得以建立，不僅能有效發揮各個文獻服務部門的信息資源優勢，防止發生重復的資源建設，還能促使各個學科之間及各個專業領域之間實現有效互補，從而為高校師生們提供不同層次、不同角度的參考咨詢服務。

目前部分高校資料室在文獻信息服務方面都相繼提供了參考咨詢服務，例如采用電話、電子郵件及當面咨詢等方式為高校師生解難答疑。但僅憑高校資料室獨自開展參考咨詢服務，其能力明顯不足。所以，高校資料室可借助校內圖書館構建的網絡參考咨詢平臺，實現聯合參考咨詢服務。

3.5構建專業特色數據庫

高校資料室與校內圖書館存在一定差異，資料室內的文獻資料針對性較強，其所購置的圖書具有較強的專業性。高校資料室應以統一管理、科學論證及防止重復為前提，積極構建自身的專題特色數據庫。不僅要開發文獻書目、學位論文及科技成果等相關數據庫，還要對重點學科研究方向、科研教改課題及專業人士的學術報告等各種信息資源進行充分收集和整理，以打造具有院系自身特色的資料體系。各個具有專業特色的數字信息資源庫的建立，不僅能為本專業讀者提供有效服務，還能為其他專業及其他院校的師生提供相應的服務。尤其是利用網絡平臺，更能充分發揮資料室的專業數據庫資源的重要作用，此類特色數據庫的構建，會在很大程度上提高資料室在高校文獻信息服務中的地位。

3.6實現文獻資料的共建共享

第一，合作進行資源開發規劃的制定。高校資料室可積極協調校內圖書館，以共同制定資源開發規劃，在圖書以及期刊等文獻資源的采購方面進行合作。對于文獻資源的配置方面，高校資料室可側重于收藏教學教研方面所需的專業文獻資料，而校內圖書館則可側重于普通的專業文獻資料，并促使高校圖書館與資料室內所藏專業文獻能夠實現互補，進而保證專業文獻的系統性和全面性[5]。與此同時，高校還應注意防止出現重復建設，以避免資金浪費現象的發生。由于高校在文獻資源的采購開發等方面的經費投入有限，在資料室與圖書館合作基礎上進行校內文獻資源共享，是一種相對簡單并且具有一定經濟性的良好方式。

第二，合作進行數據庫資源的采購與建設。隨著信息化技術及互聯網技術的發展和應用，當前各大高校不斷加強數字圖書館建設，而其在數字文獻資源購置方面的投入不斷增加，較高的購置成本在很大程度上加重高校資料室及圖書館的負擔。同時一些高校各院系資料室的專業人員對數字文獻資源的需求較為迫切，這需要相應的經費支持。為有效解決高校資料室經費問題，資料室應加強與校內圖書館的聯系，共同購置所需數字文獻資源，從而有效降低文獻資源采購成本。

第三，加快推進資料室圖書數字化。書目信息共享是高校資料室與圖書館實現資源共享的基本前提，高校圖書館可積極組織專業人員對各院系資料室藏書書目進行數字化統編，以有效規范各資料室的文獻信息資源，同時將其納入校內公共文獻檢索系統，以實現跨庫檢索功能，從而為讀者網絡檢索和查詢高校全部資料室館藏資源提供便利，并在資料室文獻的基礎上建立合理的借閱制度，進而實現資料室與圖書館資源的真正共享。

4.結語

高校資料室是高校圖書館功能的進一步延伸，對高校的日常教育教研工作有非常重要的影響。因此，各個高校應充分了解網絡環境下高校資料室服務的變化情況，深刻認知高校資料室管理與服務中存在的問題，加強資料室與校內圖書館在信息服務方面的合作，構建具有專業特色的數據庫，開展學科信息導航及聯合參考咨詢等多種服務，同時建立健全資料員管理機制，有效增強學術文獻檢索能力，從而促進高校資料室管理及信息服務水平的不斷提高。

參考文獻：

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[3]任春梅.高校圖書館與院系圖書資料室搭建網絡信息服務平臺的必要性[J].內蒙古師大學報（哲社漢文版），2016，45（1）：165-167.

[4]楊季.信息時代高校院系資料室的管理與建設研究[J].科技創新導報，2017，14（1）：138-139.

[5]侯進.圖書資料的科學化管理途徑[J].中國管理信息化，2016，19（15）：179-180.