電子文件檔案管理系統設計與實現

魏燕

[摘要]在我國經濟與社會快速發展的今天，信息技術的應用已經與我國民眾的工作、生活緊密結合在一起，而由于檔案管理工作無論是對國家機構還是企業單位都有著非常重要的意義，這就使得檔案管理的信息化一直是我國近年來各檔案管理部門的重要研究課題。為此本文就電子文件檔案管理系統的設計與實現進行了具體研究，希望這一研究能夠在一定程度上為我國政府與企業檔案管理工作的更好展開帶來幫助。

[關鍵詞]電子文件檔案；管理系統；設計實現

前言

隨著計算機信息技術的快速發展與網絡技術的快速進步，我國各行各業為了追上時代發展的腳步，都開始追求自身產業的全面信息化，在這種理念下政府與企業單位自然就對自身檔案管理信息化予以了較高的重視。在我國很多企業與單位之中，積年累月留存的檔案往往數量較為龐大，這就為其檔案管理工作的展開帶來了不小的影響，為此本文就電子文件檔案管理系統的設計與實現進行了具體研究，希望這一研究能夠結合電子文件檔案管理具備的保存方便、查詢快捷、不易丟失、高效管理等優點，推動我國檔案管理工作的整體進步。

一、電子文件檔案管理系統相關技術概要

（一）Web技術

在我國互聯網發展中，Web技術向來在其中發揮著極為重要的作用，而分布、瀏覽、查詢網絡信息等三方面功能也是Web技術自誕生初便確立的主要服務內容。在我國當下的Web技術中，超文本傳送協議和超文本標記性語言是其本身具備的使用標準，而其本身具備的方便快捷，簡單易懂、個人參與，信息交互、無界限檢索，跨平臺操作等特點，也使得其自身能夠較好的應用于電子文件檔案管理系統中。

（二）B/S結構技術

C/S結構技術是我國很長一段時間計算機信息領域最常用也最典型的計算機結構體系，不過由于其自身存在的適用范圍小、兼容性差、不適用于不同的開發工具等特點，B/S結構技術才是我國的當下計算機信息領域中的主流。B/S結構技術通過對C/S結構技術的改進，將以往的客戶端變為了瀏覽器，這就使得電腦負載大大簡化、系統維護工作量大大降低，這些特點使得B/S結構技術已經受到了我國廣大民眾的肯定。

（三）三層架構體系

在本文所進行的電子文件檔案管理系統的設計與實現研究中，筆者選擇了微軟所推薦的由上中下表示層、業務邏輯層與數據訪問層的三層架構體系，這種概念上將整個系統分為三層的邏輯概念分法，使得客戶端與數據庫不直接產生聯系，而是能夠通過業務邏輯層建立連接，實現與數據庫的交互、值得注意的是，這一三層架構體系存在著增加中間環節而導致的系統性能降低等特點，這一特點需要引起我們重視。

（四）ASP技術

ASP技術也是本文進行的電子文件檔案管理系統的設計與實現研究中應用的重要技術形式，其也可以被稱為動態服務器頁面。作為一種簡單的編程工具，動態服務器頁面廣泛地被用于我國各種動態網站的設計中，用以實現站點服務器的交互應用。

（五）SOA技術

所謂SOA技術，指的是面向服務的體系結構，筆者將其視為服務提供者和服務使用者之間使用的一種軟件系統結構。在本文所設計的電子文件檔案管理系統中，筆者通過SOA技術實現了復雜服務封裝、服務的重復利用、相互操作功能等三方面的應用，這使得整個系統的需求互換功能得到了較好滿足。

（六）sQLserver數據庫技術

SQLserver屬于一種結構化查詢語言，而這一查詢語言所構成的數據庫技術則采用客戶機/服務器體系結構，這就使得SQLserver數據庫技術具備著優化用戶界面、擴展編程工具、較強包容性、支持Web技術、提供數據儲存功能等多方面的優勢。

二、電子文件檔案管理系統需求分析和開發流程

（一）電子文件檔案管理系統需求分析

結合某市檔案管理局的實際檔案管理情況，筆者為這一電子文件檔案管理系統設計了系統登錄模塊，個人設置模塊，檔案管理模塊，系統管理模塊等四大模塊，結合這些模塊我們就能夠了解到這一系統對系統的登錄、個人信息的完善、信息化檔案管理、系統管理等方面內的需求，而操作簡單、易學美觀、系統易維護等操作方面的需求也是這一系統的需求。此外，嚴格控制權限范圍、強加數據保護功能、監控用戶操作信息等三點是這一電子文件檔案管理系統對于安全提出的需求。

（二）電子文件檔案管理系統的開發流程

結合上述電子文件檔案管理系統的需求，我們可以確定這一系統的設計與實現需要嚴格遵循實用性、穩定性、安全性、長遠性等四方面原則，而結合這四方面原則筆者就能夠將整個系統的開發分為檔案收集、檔案制作、檔案歸檔等三個部分。具體來說，檔案收集主要通過接收檔案、整理分檔、下發到部門、制成電子檔案、提交保管處等流程實現；而檔案制作則需要依次通過保管處接收電子檔案、分類著錄、與紙質文檔核對、確認保存等流程實現；檔案歸檔步驟包含的內容較多，檢測鑒定、歸檔整理、編寫歸檔說明、存人光盤、復制光盤、光盤標識等都屬于其開發流程。值得注意的是，如果檔案進行了更新等步驟，整個歸檔工作就需要重新展開。

三、電子文件檔案管理系統開發設計

在本文所研究的這一電子文件檔案管理系統中，筆者對這一系統寄予了強化相關管理制度、實現隨時查閱功能、建立安全的信息系統這三方面的總體目標與設計實現原則，而結合這一內容我們就可以進行具體的電子文件檔案管理系統開發設計。

（一）系統主要模塊設計

為了能夠較好的完成這一電子文件檔案管理系統的開發設計，筆者將這一系統主要分為了系統登錄模塊、個人設置模塊、檔案管理模塊和系統管理模塊等四大模塊，其中系統登錄模塊主要負責檢驗登陸系統用戶信息與不同用戶權限的給予；個人設置模塊主要負責個人信息設定和密碼修改；檔案管理模塊負責檔案著錄和編輯、檔案資料查閱、數據管理；而系統管理模塊則負責重置系統原始信息。endprint

（二）權限管理設計

為了保證這一電子文件檔案管理系統具備較高的安全性與可靠性，筆者為不同用戶準備了系統管理權限、檔案庫管理權限和普通權限等三種權限，其中系統管理權限是整個系統的最高管理權限，這一權限可以管理整個系統的所有功能；而檔案庫管理權限則屬于中級管理權限，具備借閱審批、檔案審核、檔案修改、檔案刪除、檔案歸檔等權限；普通用戶會獲得普通權限這一整個系統的最低權限，這一權限只能進行檔案查詢，檔案借閱，檔案歸還等操作。

（三）數據庫設計

上文中筆者提到，本文所進行的電子文件檔案管理系統設計與實現應用了SQLerver數據庫技術，而通過這一技術形式，筆者建立了著錄信息表、用戶權限表、用戶登錄信息表等數據表。在這一電子文件檔案管理系統的具體設計中，筆者確立了用戶數據、部門數據、檔案數據、檔案庫數據等四方面的實體，并將整個系統的數據架構分為了表示層、業務邏輯層、數據訪問層三層，這三層分別負責系統和用戶的之間交互、用戶操作要求處理與數據提取以及對數據的增添、刪除、修改、查找。而在這一數據庫設計的數據表設計中，查閱信息表、用戶權限表、著錄信息表是這一數據庫必備的數據表，三種數據表依次包含系統管理員、著錄、數據備份、數據刪除；系統管理員、普通用戶、用戶名、密碼；文件名，并列名，責任者等信息。

四、電子文件檔案管理系統實現

（一）系統登錄模塊的實現

對于整個電子文件檔案管理系統來說，系統登錄模塊是進入系統的第一步，這里筆者參考了經典的登錄模塊設計思路，使用者需要設定自身的登錄名，職位，聯系方式，操作權限完成注冊，這樣才可以輸入賬號、密碼、驗證碼進入系統。值得注意的是，注冊賬號環節輸入的信息必須保證真實有效才能完成賬號的注冊。

（二）個人設置模塊的實現

個人設置模塊仍舊采用我國主流的個人設置模式，由于姓名，職務，性別，年齡等信息會受到系統的驗證，所以這一個人設置模塊將主要負責管理員權限的授予與登錄密碼的修改。

（三）檔案管理模塊的實現

在檔案管理模塊的實現中，這一模塊需要實現檔案的整理、利用與管理，介于篇幅原因，筆者只對檔案的利用進行詳細論述。檔案的利用主要通過用戶輸入關鍵字完成檔案檢索后，自動提交相關檔案信息實現，筆者還為其設計了一項或多項關鍵詞查詢功能，這就使得其能夠更好的應用于檔案利用服務中。

（四）系統管理模塊的實現

系統模塊由權限管理、基礎數據、系統工具、系統樣式等四個模塊組成，筆者為權限管理選擇了分組模式進行權限分配的模式，這樣就能夠較好地實現權限分配，避免泄密等問題出現。

結論

在本文就電子文件檔案管理系統的設計與實現研究中，筆者以某市檔案管理局為例，為其設計了具體的電子文件檔案管理系統，在這樣系統實現后的具體測試中，該系統的頁面測試、內容測試、數據庫測試都取得了較好的成果，由此可以看出筆者設計的電子文件檔案管理系統所具備的實際應用價值。endprint