中職學(xué)校檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

王朵朵

金華廣播電視大學(xué)

檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化是通過(guò)信息技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。中職學(xué)校推進(jìn)檔案數(shù)字化是學(xué)校檔案管理走向現(xiàn)代化的重要路徑。本文通過(guò)分析中職學(xué)校檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的對(duì)策。

1 中職學(xué)校檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

目前中職學(xué)校檔案數(shù)字化管理還面臨著一些問(wèn)題，制約了學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.1 對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視

有的中職學(xué)校對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化工作缺少規(guī)劃或計(jì)劃，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理進(jìn)程滯后。有的中職學(xué)校檔案人員剛意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，對(duì)檔案的了解還停留在紙質(zhì)的保存與使用上，而對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，影響了中職學(xué)校檔案數(shù)字化的推進(jìn)。

1.2 檔案數(shù)字化管理不夠規(guī)范

中職學(xué)校檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化還較為欠缺，如軟件開(kāi)發(fā)照搬照套缺乏適用性、檔案數(shù)據(jù)共享不夠等，影響了檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)。另外，落后的軟件也無(wú)法為檔案管理人員提供便捷的工作環(huán)境，導(dǎo)致他們?cè)跀?shù)據(jù)處理、身份識(shí)別、信息共享時(shí)效率過(guò)低，制約了檔案數(shù)字化管理建設(shè)步伐。

1.3 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不配套

硬件與軟件設(shè)施對(duì)中職學(xué)校的檔案數(shù)字化建設(shè)必不可少。數(shù)字化建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)作為支撐，但有的中職學(xué)校由于設(shè)備老化，重視程度較差，不愿意花經(jīng)費(fèi)進(jìn)行必要的升級(jí)，致使陳舊的設(shè)備無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，不能實(shí)現(xiàn)當(dāng)前大容量的信息傳輸。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)跟不上

檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)要求較高，需要具有較強(qiáng)專業(yè)背景的人才做支撐。然而，目前中職學(xué)校由于從事檔案管理工作的人員較少，現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)能力不能滿足數(shù)字化建設(shè)需求，學(xué)校檔案數(shù)字化工作受到制約。

2 中職學(xué)校檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

2.1 提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)

順應(yīng)數(shù)字化改革的大趨勢(shì)，加大學(xué)習(xí)和宣傳力度，提高學(xué)校上下對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度。可通過(guò)宣傳、培訓(xùn)等方式讓大家了解檔案數(shù)字化的重要性，充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化對(duì)學(xué)校改革發(fā)展的支撐作用，真正從思想上重視檔案數(shù)字化，強(qiáng)化數(shù)字賦能意識(shí)和能力。結(jié)合學(xué)校發(fā)展實(shí)際，制定學(xué)校數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃和年度實(shí)施計(jì)劃，合理安排項(xiàng)目和資金，加快推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 完善檔案數(shù)字化管理工作制度

結(jié)合中職學(xué)校實(shí)際，突出規(guī)范性、實(shí)用性與可操作性，健全和完善數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項(xiàng)規(guī)章制度。建立制度落實(shí)機(jī)制，對(duì)每個(gè)崗位的人員進(jìn)行職責(zé)確認(rèn)，讓工作人員在工作中能有章可循；完善資料收集、整理、保存等相關(guān)規(guī)章制度，提高資料歸檔效率；建立監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行督查，提高工作效率，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)指出并糾正，下次督查時(shí)進(jìn)行復(fù)查。同時(shí)，在確保工作順利進(jìn)行的前提下要盡可能對(duì)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行精簡(jiǎn)，提高工作效率。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件方面，中職學(xué)校應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)所需的硬件設(shè)備納入資金預(yù)算，提高對(duì)硬件設(shè)備的資金投入；相關(guān)部門(mén)要根據(jù)自身的情況對(duì)檔案信息化設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新與升級(jí)，包括能滿足數(shù)字化建設(shè)需求的打印設(shè)施、存儲(chǔ)設(shè)施等，強(qiáng)化硬件設(shè)備配備。軟件方面，檔案管理部門(mén)既要考慮軟件的穩(wěn)定性、安全性，還要將軟件的操作難易程度、存儲(chǔ)能力考慮在內(nèi)。必要時(shí)可以考慮與第三方軟件公司合作，根據(jù)自身學(xué)校特點(diǎn)開(kāi)發(fā)出具有針對(duì)性的檔案數(shù)字化管理軟件，從而更好地推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，更好地適應(yīng)學(xué)校管理的需要。

2.4 提高檔案數(shù)字化人員綜合素質(zhì)

中職學(xué)校應(yīng)提高人員的專業(yè)能力。應(yīng)招聘具有數(shù)字化建設(shè)相關(guān)專業(yè)背景的人才，定期組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)能力。有條件的學(xué)校，可以組建專門(mén)的人才團(tuán)隊(duì)。此外，中職學(xué)校還可以建立激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)激發(fā)大家的積極性、主動(dòng)性來(lái)提高檔案數(shù)字化工作的績(jī)效。