數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新探究

摘 要：隨著社會的發(fā)展與科學水平的提高，數(shù)字信息化成為社會今后發(fā)展的主要趨勢，在人們的日常生活當中，各個領域都開始實施信息化管理，得到大眾的肯定。在數(shù)字信息化背景下，高校檔案管理逐步引入信息化技術(shù)。充分利用數(shù)字信息化的優(yōu)勢，解決以往檔案管理中存在的不足，切實提高高校檔案管理水平。本文首先分析數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的意義，提出創(chuàng)新策略，滿足當前教育發(fā)展的需求。

關鍵詞：數(shù)字信息化；高校檔案；創(chuàng)新管理

1 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的意義

1.1 保證高校檔案管理長久發(fā)展

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，在各個行業(yè)中得到廣泛應用，縱觀我國高校檔案管理的實際情況，逐漸加強對信息技術(shù)與現(xiàn)代化設備的使用。盡管高校已經(jīng)為檔案管理配置了計算機、傳真機、打印機等相應的現(xiàn)代化設備，但是在實際的檔案管理當中，現(xiàn)代化技術(shù)與設備尚未得到充分利用，大部分使用人員習慣性延續(xù)傳統(tǒng)的方式對信息進行搜集與查閱，利用網(wǎng)絡技術(shù)進行信息查閱的人少之又少，信息技術(shù)在檔案管理中的作用被逐漸削弱，高校檔案管理的工作效率也會因此受到影響。面對這些情況，高校應創(chuàng)新檔案管理方式與制度，緊跟時代發(fā)展的步伐做到與時俱進，獲得更加長遠的發(fā)展。

1.2 有助于實現(xiàn)資源的交流共享

資源共享是信息技術(shù)的一大特點，在高校檔案管理中應用數(shù)字化信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)共享高校檔案資源，為使用者提供更多便利，保證高校檔案管理工作的順利開展。在使用信息技術(shù)的過程中，高校應以信息技術(shù)為基礎建立電子文案，加快信息搜集與整理資料的速度，提高高校檔案管理的服務質(zhì)量。在高校檔案管理中，信息技術(shù)能夠為其提供優(yōu)越的外在條件，但也會存在許多安全隱患，高校檔案管理人員在利用信息技術(shù)對檔案進行整理的過程中，應給予這些問題應有的重視，將資源共享這一特點充分凸顯出來。

1.3 提高檔案管理的質(zhì)量與效率

在數(shù)字信息化背景下，創(chuàng)新高校檔案管理方式，能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，減輕相關工作人員的壓力與負擔。在以往的高校檔案管理當中，檔案的收集、登記、處理等各項工作只能通過人力完成，耗費大量人力與物力，工作效率也難以提高，甚至還會出現(xiàn)各種各樣的問題。在應用信息技術(shù)的過程中，管理人員可以利用網(wǎng)絡平臺建立電子檔案，既能夠節(jié)約大量時間，保證資料信息的搜集與錄入速度，還能夠?qū)n案進行更好的管理，工作質(zhì)量與效率得到保障。因此，高校應給予數(shù)字化信息技術(shù)應有的重視，對高校檔案管理方式進行創(chuàng)新。

2 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念

伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為高校所開展的各項管理工作帶來了許多便利。在這樣的大環(huán)境下，高校檔案管理工作應緊跟時代的發(fā)展做到與時俱進，轉(zhuǎn)變以往單一陳舊的檔案管理觀念，樹立現(xiàn)代化管理理念，提高檔案管理工作的信息化水平，引導檔案管理工作向高效優(yōu)質(zhì)等方向發(fā)展。在以往的高校檔案管理理念中，數(shù)字信息化的重要性沒有得到管理者的重視，只是片面的完成基本整理任務，對于其中存在的問題難以有效解決。因此，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，對高校檔案管理這進行數(shù)字化理念灌輸，采取多元化的方式進行操作。高校可定期組織培訓，深化對檔案工作的認知，循序漸進的轉(zhuǎn)變檔案管理理念。

2.2 創(chuàng)新檔案管理的思維與模式

伴隨著信息化管理的不斷深入，高校檔案管理工作日益復雜，對檔案進行規(guī)范化管理至關重要。因此，高校檔案管理人員應當數(shù)字化技術(shù)進行全面了解，與實踐中的問題相互結(jié)合，創(chuàng)新管理理念。檔案管理工作屬于一項專業(yè)系統(tǒng)的工作，在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中應用數(shù)字信息化技術(shù)，加強對檔案管理工作的深入了解。檔案管理工作在高校教育事業(yè)發(fā)展中的重要性逐漸得到凸顯，高校在開展檔案管理工作的過程中，應秉承實事求是的原則，根據(jù)不同的問題有針對性的解決，建立合理的管理機制。檔案管理機制與體制創(chuàng)新兩者相輔相成，檔案管理人員應不斷創(chuàng)新管理機制，進一步提高檔案管理工作效率。以合理的管理機制作為前提基礎，為高校檔案管理水平提供更廣泛的發(fā)展空間。

2.3 加強引入數(shù)字化的檔案技術(shù)

在高校檔案管理當中，受各種因素的影響，在實際的工作開展中存在方式陳舊、內(nèi)容繁瑣等情況。檔案記錄、檔案存儲、檔案搜索等都屬于高校檔案管理的主要內(nèi)容。在以往的高校檔案管理工作當中，紙質(zhì)檔案占據(jù)重要比重，在分類與整理過程中需要耗費大量時間與物力，工作效率難以提高，在整理過程中還會出現(xiàn)錯誤，檔案資料的使用受到影響。因此，引入數(shù)字化技術(shù)，建立電子檔案庫，定期完善與記錄檔案資料信息，也可以向?qū)W生開放，學生主動完善檔案信息資料。學生對檔案信息資料進行完善之后，通過審核后交給檔案管理者統(tǒng)一管理。檔案管理者自身的任務與壓力會因此降低，記錄的質(zhì)量與精準性會因此提高，學生在完善檔案信息的同時也能夠重新審視自身，明確自身優(yōu)缺點。

2.4 提高檔案管理人員服務意識

高校檔案管理的創(chuàng)新，不僅要表現(xiàn)在制度與形式上，還應體現(xiàn)在服務理念方面。社會的發(fā)展瞬息萬變，高校檔案管理也是如此，高校檔案管理只有真正滿足使用者的需求，才能夠獲得更好的發(fā)展。因此，管理人員應具備較強的服務意識，為使用者提供貼心的服務，檔案管理人員應意識到檔案管理這項工作的重要性，提高檔案管理人員的服務意識，將優(yōu)質(zhì)的服務作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，管理人員加強對本質(zhì)工作的重視，切實提高檔案管理人員的服務質(zhì)量。一些工作人員對檔案管理的認知存在偏差，工作態(tài)度會直接影響到工作質(zhì)量，只有擺正管理人員的思想才能夠真正提高工作效率。

3 結(jié)語

總而言之，高校檔案管理工作不僅關系到學生個人的發(fā)展，還關系到學校的發(fā)展，甚至是社會的發(fā)展，其重要性由此能夠充分凸顯。受各種因素的影響，高校檔案管理工作還存在許多不足，高校應給予其高度重視有針對性的提出解決措施，加強檔案管理的數(shù)字化建設、樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念、創(chuàng)新檔案管理工作方法，提高高校檔案管理水平，為各項工作的順利開展奠定基礎。

參考文獻

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作者簡介

田凌嫣（1978-），女，漢族，四川省渠縣，館員，本科，四川航天職業(yè)技術(shù)學院，研究方向：檔案管理。