電力企業實體檔案安全管控實踐

莫錦雯

摘 要：企業在其快速發展過程中，企業檔案安全是檔案工作的底線，不僅要注重提升自身的經濟效益，直接關系到檔案工作的可持續發展，也要注重對自身檔案實體安全風險防控與治理，由于一些單位檔案安全意識不強，從而保證企業順利開展相關工作，檔案安全事故時有發生，本文將對企業檔案實體安全風險防控與治理進行探討。科學技術及信息技術不斷發展，注重加強對安全風險的防控與治理，企業檔案管理與傳統管理方法具有很大不同，對提升企業經營水平以及運營效率具有重要意義。

關鍵詞：電力企業；實體檔案；安全管控；實踐

為了有效地實施檔案安全的風險管理，而實物檔案的安全也包括很多方面，必須加強對檔案管理人員的培訓，才能從根本上提高檔案管理人員的綜合素質。通過構建實體檔案安全管理與控制系統，有利于促進企業的長遠發展。有效保障實體檔案的安全，企業應不斷完善規章制度。在這種環境下，檔案管理工作在企業日常管理中占據重要位置，所有的企業檔案管理機制面臨更多的安全風險，企業要改變以往不夠嚴謹的檔案管理模式，實現了檔案管理信息化、數字化、服務社會化以及載體多元化。對企業檔案安全風險的防范和控制，以及企業的發展和經營都具有重要意義。

1 電力企業檔案管理整體管控思路現狀

1.1 企業員工及領導風險意識有待提升

檔案風險管理工作基礎薄弱，缺少一定的檔案安全風險管理意識，有關保障基礎需要不斷完善，現階段很多企業沒有認識到檔案安全風險管理的重要性，一些企業在檔案風險管理中，在其思想及理解上存在一定偏差，其運作機制不健全，在開展企業管理工作中，各部門之間缺少協調，沒有真正將安全風險管理融入檔案管理中，在實際開展工作中就無法有效地開展檔案工作，員工自然也不會引起重視，資料無法全面收集，企業領導對檔案管理工作的安全風險管控不重視，企業規章制度缺乏一定的系統性，檔案工作人員不清楚如何使用安全風險管理，也是企業的重要資產，實體檔案在企業檔案資源中占據了較大比例，忽略對企業檔案的安全風險控制。

1.2 明確企業實體檔案安全工作責任

對按照“誰主管、誰負責，誰實施、誰擔責”的原則，確保各類設施設備完好無損、正常運行。為避免設施和設備的不完善、檔案單位的風險管理、監控和訪問控制設施的設置，檔案庫房應配備完整的防火、防盜、防潮、防水、防爆、防塵等設施及防滲漏設施。預防陽光和紫外線照射，防有害生物，防污染等設施和設備，或設施和設備不運行或間歇運行情況。并詳細登記封庫時間、啟庫時間、責任人等，應對庫房進行封閉處理。

2 電力實體檔案安全管理和控制業務措施實踐

在檔案館中設置一個專門的層來存儲，分析電力企業的物理檔案的收集。各類檔案館是電力企業重要的檔案存儲中心。目前，檔案是獨立運作在庫房的安全管理、溫濕度管理、物理文件的審閱和利用等方面都有發現。

2.1 電力企業檔案實體安全風險防控與治理解決對策

企業在開展檔案管理工作中，從而實現企業檔案安全風險管理的目的，要積極將安全風險管理融入工作內容中，在保證自身安全的前提下，加強建設檔案風險閉環管控網絡，有效結合檔案工作的實際情況，提高工作效率與質量，保證工作人員的安全，制定規范安全管理制度。系統能有效地管理已借閱情況，通過使用RFID技術實現館藏檔案自動化盤點，可以由系統記錄檔案的上下架情況并進行及時統計，在不打開盒的情況下盤點出缺件或缺盒的情況，實體檔案文件可以通過掃描文件箱和歸檔員自動記錄在架上和架下，并且實體可以通過使用閉環管理要求提供定義文件庫的功能。方便集成溫濕度檢測設備，用戶可以根據倉庫的實際情況定義倉庫的名稱、編號、面積、是否使用文件區域、文件區域細節、貨架細節等功能。電力企業檔案部門的檔案業務人員是檔案安全的全面負責工作，檔案信息的破壞和泄漏風險的增加等問題日益突出，許多企業都注重企業發展的管理，特別是在信息環境下提高企業檔案安全風險意識，明確檔案安全責任和具體負責人，做好實體檔案安全管理和控制工作具有安全工作的重要意義。

2.2 提高安全風險管理思想認識

在工作中企業可以創建檔案安全風險管理小組，檔案安全風險管理體系的建設，由檔案主管領導作為組長，具有綜合性、系統性，進行全面部署保證企業長久穩定地發展，加大各部門之間的配合，組長要積極聽取員工意見，從而有效將各項措施落到實處，保證企業全員參與。相關部門工作人員作為組員，并不是某一個部門的事情，保證檔案安全風險管理小組可以全面掌握各部門的情況，而是需要整個企業提高思想認識，具有更廣闊的視野。只有各部門之間進行有效、協調的合作，不斷發散思維，才能在最大程度上實現安全風險管理工作的意義。

2.3 做好檔案安全風險管理基礎工作

首先，對于新出現的情況、問題，要及時進行總結，要對職責進行合理分配，進而不斷完善規章制度，明確工作標準以及相關流程，可以規定時間定期組織員工進行工作總結，要嚴肅處理檔案失職部門。相關工作人員要具備一定的安全風險意識，清楚各自的管理職責等相關制度，嚴格按照規章制度進行處理，員工之間在第一時間進行探討，一旦發現問題，盡早拿出解決方案及預防措施。

其次，此舉不僅能使員工更好地掌握安全風險知識，加強提升員工綜合素質，而且保證工作質量制定考核制度，了解相關的檔案風險注意事項，定期對內進行培訓，提升員工的安全意識，從外引入先進的模式。

再次，創建檔案安全風險管理評估體系，要積極創新技術手段，實現多元化載體，增加資金投入，從而實現現代化的設施配置，積極將安全風險降到最低，因此，企業要對檔案安全風險管理工作給予大力的資金支持，確定考核標準，完善考核制度，加強對風險評估與識別工作的開展，不斷加大整改力度。

2.4 做好檔案安全風險應急處理

目前館藏檔案均為原始檔案，企業在開展檔案安全風險管理工作中進行安全風險應急處理時，將對企業發展造成一定影響，這需要有效落實相關安全措施，注重從實際問題出發，企業可以聘請專業信息技術人才，做好應急預感方案，對檔案管理人員進行培訓，在發生危險時，提升工作人員的信息技術運用能力，準備好救援物資，使其在開展檔案管理工作時可以有效保證檔案信息的安全，使其能在意外環境下，避免因為黑客、不法分子盜取檔案資料，企業要加強自身網絡安全墻的建設。館藏實體檔案缺乏有效安全管控措施，容易造成檔案的丟失或損毀。

3 小結

隨著社會經濟的快速發展和經濟市場競爭的日益激烈，管理應嚴格按照制度進行，從而有效地保障電力企業檔案的安全。首先提高企業領導對檔案安全風險管理工作的重視程度，還需要進一步探討，才能有效提升企業員工的檔案安全風險管理意識，檔案庫房設施設備的完善程度將影響檔案安全，庫房的建設將確保檔案的規范化，明確相關人員的職責和權力。必須嚴格按照《檔案建設標準》、《檔案建筑設計標準》對庫房進行建設和管理；不斷完善規章制度，確保檔案保管條件的符合工作條件。在工作過程中，如出現的新問題或新情況，包括使用先進的安全技術、設備和材料等，必須要獎懲相關工作人員，建立獎懲制度，提高安全管控水平。根據對員工的考核結果也可以充分調動員工的積極性，為檔案管理部門營造良好的氛圍。

參考文獻

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