事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探

李玉超

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，是保障事業(yè)單位工作有序開展的重要保障措施。檔案管理工作的有效開展，會對事業(yè)單位各項工作的有序開展產(chǎn)生重要影響。在新的發(fā)展時期，必須要結(jié)合實際，對事業(yè)單位檔案管理工作方法進行優(yōu)化，只有這樣，才能夠更好的順應時代發(fā)展潮流，提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。在本文中，主要是對新時期事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問題及優(yōu)化辦法進行了研究，這對于提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量具有積極借鑒意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化

在事業(yè)單位中，檔案管理工作是重要的一環(huán)，檔案管理工作和事業(yè)單位的有效運作有著緊密的聯(lián)系。因此，推動檔案管理工作的健康發(fā)展，對于事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的現(xiàn)實意義。在事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展過程中，必須要緊密結(jié)合時代發(fā)展特征，不斷的創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化管理方法，只有這樣才能夠更好的適應新時期社會發(fā)展要求。

1 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要性

1.1 順應信息化發(fā)展要求

隨著信息化技術(shù)及多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，加強信息化發(fā)展，成為事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。加強事業(yè)單位檔案管理工作技術(shù)的優(yōu)化和創(chuàng)新，能夠更好的提高生產(chǎn)力，促進事業(yè)單位的有效發(fā)展。檔案管理工作作為人力資源管理工作的重要組成部分，信息化發(fā)展水平在某種程度上能夠反映出該事業(yè)單位在人力資管理工作的水平。因此，加強事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化是必要的。

1.2 能夠促進檔案管理工作效率的提升

事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容主要是對該事業(yè)單位發(fā)展過程中，所存在的歷史數(shù)據(jù)、資料信息進行全方位的搜集及整理。在社會不斷發(fā)展過程中，部分事業(yè)單位的業(yè)務量達到了一定的峰值，在這個時候，檔案管理部門所需要整理的歷史數(shù)據(jù)、信息資料業(yè)務量是非常多的，如果說繼續(xù)采用傳統(tǒng)的管理辦法，會對檔案管理工作質(zhì)量造成一定影響。在這樣的情況下，引入新的信息技術(shù)和管理辦法，能夠促進檔案管理工作的效率提升。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理工作所存在的問題

2.1 檔案管理理念的缺乏

就目前來講，很多的事業(yè)單位還缺乏正確的檔案管理理念，導致檔案管理工作處于低效率，甚至是錯誤的工作當中。事業(yè)單位的上層領(lǐng)導對于檔案管理工作不重視，檔案管理工作人員缺乏正確的檔案管理工作認識，這些因素的存在都對檔案管理工作造成了負面影響。在實際的工作當中，很多的管理人員將檔案管理工作重點放在檔案保管方面，認為檔案管理的主要目標就是保證檔案完整，對于檔案搜集及整理工作不重視。檔案管理理念的缺乏不僅僅會對檔案管理工作的有效開展造成不利影響，同時，還會對檔案管理工作人員的工作積極性造成不利影響。因此，樹立正確的檔案管理理念是事業(yè)單位檔案管理工作的重要前提。

2.2 各類檔案管理工作人才的缺乏

就目前來說，我國大多數(shù)的事業(yè)單位中都存在檔案管理人才缺乏的問題，在實際工作過程中，部分工作人員甚至沒有接受過專業(yè)的檔案管理工作培訓；在部分事業(yè)單位中，檔案管理工作主要是由單位中部分即將退休的老同志兼職，或者是由其他部門的工作人員代替等，這些問題的存在都表明事業(yè)單位對于檔案管理工作的不重視，這也是檔案管理工作不能夠高效運行的重要影響因素。由于專業(yè)人才的缺乏，很多事業(yè)單位在檔案管理工作方面會出現(xiàn)很多的人為失誤，一些簡單的檔案管理工作無法有效開展，檔案管理工作的信息化建設也將會受到很大的負面影響。

2.3 檔案管理信息化程度不足

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，加強信息化建設已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。就事業(yè)單位檔案管理工作本身來講，其會涉及到大量的歷史資料、數(shù)據(jù)，各類檔案的技術(shù)信息量是非常龐大的，只有將信息技術(shù)有效的應用，才能夠推動檔案管理工作的有效發(fā)展。但是，部分事業(yè)單位在實際發(fā)展過程中，仍然采用傳統(tǒng)管理辦法，對于檔案管理工作的投入有限，無法實現(xiàn)信息化建設要求，嚴重阻礙了檔案管理工作信息化發(fā)展。另外，事業(yè)單位在檔案管理工作方面的培訓投入較小，導致檔案管理部門工作人員對于信息技術(shù)的了解存在嚴重不足，不能夠有效運用相關(guān)的軟件和硬件，這也是信息化技術(shù)無法在檔案管理工作中得到有效運用的重要影響因素。

3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的辦法

3.1 加強對事業(yè)單位檔案管理工作的重視

加強對事業(yè)單位檔案管理工作的重視、樹立正確的檔案管理工作理念是保證檔案管理工作高效、健康開展的重要方法。事業(yè)單位上層領(lǐng)導必須要充分的認識到檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作部門制定科學的管理理念，并且監(jiān)督落實。單位內(nèi)部可以成立專門的監(jiān)管小組對單位內(nèi)部的檔案管理工作進行監(jiān)督指導，采取不定期或定期檢查的方式保證檔案管理工作的正確運作。除此之外，在工作過程中，還應當積極的宣傳檔案管理工作重要性，使檔案管理工作人員對于檔案管理工作本身有一個正確的認識，提高工作積極性，活躍工作人員的創(chuàng)新思維，從而能夠為事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展做出積極

貢獻。

3.2 促進檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的提升

根據(jù)前文分析可知，檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)缺乏是阻礙事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的重要原因，事業(yè)單位上層領(lǐng)導往往會忽視檔案管理部門的重要性，導致檔案管理部門缺乏足夠的專業(yè)人才，因此，事業(yè)單位必須要充分的認識到檔案管理工作的重要性，積極的引進專業(yè)人才，從而能夠提高檔案管理工作水平。在開展人員招聘時，應當選擇對口的高素質(zhì)人才，從而能夠缺乏檔案管理工作在開展過程有足夠的專業(yè)人才進行領(lǐng)導，減少人為事故的發(fā)生。

3.3 促進檔案管理工作信息化水平的提升

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)被應用于人們生活當中的各個領(lǐng)域，信息儲存平臺不斷擴大、信息傳遞速度不斷提升、信息共享程度不斷提升，這些都為社會的發(fā)展提供了強大動力。因此，加強事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設是當下必須要關(guān)注的重要問題。事業(yè)單位可以將數(shù)字化技術(shù)融入到檔案管理工作當中，通過運用數(shù)字化技術(shù)，事業(yè)單位可以更好的對各類檔案資料進行搜集及整理，更加有效的提升檔案管理工作效率和專區(qū)惡性。通過加強數(shù)字化技術(shù)的運用，可以減少事業(yè)單位在檔案管理工作方面的人力投入，減少信息誤差，以及事業(yè)單位在檔案管理工作過程中，紙質(zhì)資料搜占據(jù)的空間成本和管理成本。

4 結(jié)語

總的來講，要想促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，不斷的優(yōu)化管理辦法，必須要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實際，深度剖析檔案管理工作流程，分析當下檔案管理工作過程中所存在的問題，并對這些問題進行總結(jié)、分析，以此為基礎(chǔ)來制定各類優(yōu)化措施。其次是在檔案管理工作當中積極引入最新的信息化技術(shù)，滿足事業(yè)單位的發(fā)展要求，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

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