提升辦公室檔案管理效率的探討

陳燕虹

摘 要：近幾年，隨著我國社會的迅速發(fā)展，各企業(yè)單位的辦公室管理工作也緊跟社會發(fā)展的腳步，并取得了一定的成果。但在此發(fā)展過程中還存在一定的不足之處，本文將結(jié)合中國疾病預(yù)防控制中心公益事業(yè)單位辦公室檔案管理過程中所存在的不足，對我國現(xiàn)階段各單位的辦公室檔案管理工作普遍存在的現(xiàn)狀以及管理的必要性進(jìn)行分析研究，最終有針對性的提出相關(guān)的改進(jìn)策略及措施，以此來更好地提升辦公室檔案管理工作的效率及成果，進(jìn)而推動我國企業(yè)單位的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：提升；辦公室檔案管理；效率；現(xiàn)狀及重要性；策略

1 關(guān)于辦公室檔案管理現(xiàn)狀的分析

隨著人們需求的不斷增加，企業(yè)單位的工作難度及質(zhì)量也發(fā)生了較大的變化，辦公室管理制度得到了較好的完善，辦公室工作員工團(tuán)隊的整合度也有所提高，相關(guān)單位的辦公室檔案資料被廣泛應(yīng)用，在人力資源方面，企業(yè)單位也優(yōu)化了人力資源的配置，提高了工作人員的工作水準(zhǔn)。但在改善辦公室檔案管理工作的過程中，還存在很多的不足，在很大程度上阻礙了辦公室檔案管理的效率[1]。以中國疾病預(yù)防控制中心為例，在單位內(nèi)部仍存在部分工作人員綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、檔案管理方法較為落后及采用含量過低的信息技術(shù)等問題，單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，把更多的注意力放在了一線活動，忽視了事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的重要性及必要性，此外，企業(yè)的檔案管理制度還有待進(jìn)一步完善，檔案管理種類較多，管理水平較低。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對該問題的重視程度，積極探討解決策略，以此來提高辦公室檔案管理的工作效率。

2 關(guān)于辦公室檔案管理工作必要性的分析

辦公室檔案管理工作對企業(yè)的成長與發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，改善檔案管理工作是極其必要的。檔案管理工作鑒證了企業(yè)的成長與發(fā)展，并對企業(yè)的愿景與決策有指導(dǎo)性的意義，其工作質(zhì)量及工作效率直接影響到了企業(yè)辦公室管理的成果，有效的協(xié)調(diào)了單位內(nèi)部的管理工作，此外檔案管理還決定了單位的資源利用及工作模式的選擇。因此，企業(yè)只有通過檔案管理，才能做到有據(jù)可依，用具體數(shù)據(jù)說話，通過檔案中記載的實際數(shù)據(jù)對企業(yè)的未來發(fā)展及現(xiàn)狀作出進(jìn)一步的規(guī)劃與調(diào)整，促進(jìn)辦公管理部門與其他部門的融合與協(xié)調(diào)，進(jìn)而提高單位的整體工作效率。

3 關(guān)于提升辦公室檔案管理效率策略的探討

在認(rèn)識到企業(yè)單位辦公室檔案管理工作的重要性之后，對現(xiàn)階段各企業(yè)單位所普遍存在的管理漏洞進(jìn)行分析探討，并有針對性的提出以下相關(guān)策略，來更好地解決管理過程中的弊端，促進(jìn)企業(yè)辦公室檔案管理的更好開展。

3.1 創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念

現(xiàn)如今，企業(yè)大多已經(jīng)進(jìn)入了新的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的辦公室管理理念已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的需求，管理理念倘若跟不上企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程，仍停留在傳統(tǒng)發(fā)展層面，將會使得企業(yè)的發(fā)展流失新鮮的血液，缺乏生命力與創(chuàng)新力[2]。就此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，通過企業(yè)的定期培訓(xùn)、教育及宣傳等方式，將新穎的理念思想貫穿到每一名員工身上，積極探索適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案管理規(guī)律及特點，從而能夠在保留傳統(tǒng)管理優(yōu)點的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新融合新的管理理念，完善相關(guān)的管理體制。

3.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)手段

企業(yè)要想更好的適應(yīng)新時代的發(fā)展、滿足人們越來越高的需求，就要不斷學(xué)習(xí)新進(jìn)的技術(shù)手段，將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)與信息手段有效的融入到企業(yè)的管理發(fā)展過程中，對傳統(tǒng)的技術(shù)手段進(jìn)行新的改革創(chuàng)新，充分利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)，將人工作業(yè)與科技軟件等相結(jié)合，既節(jié)省了大量的人力資源支出，又能減少人工作業(yè)過程中出現(xiàn)的失誤，更好地實踐證明“技術(shù)本是硬道理”原則，由此便可以根據(jù)人們的不同需求提供不同的個性化服務(wù)，使得檔案的作用得以有效的發(fā)揮[3]。同時，辦公室還應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理、分類、總結(jié)及歸納，便于對檔案的保存、查看，這樣一來既節(jié)省了辦公室的原有工作時間，提高了工作效率，又更新了檔案的管理模式，節(jié)省了管理空間，進(jìn)而提高了檔案管理的準(zhǔn)確度。

3.3 完善改革管理體制

完善的管理體制是提升辦公室檔案管理效率的根本前提，只有確保管理體制的良好性，才能在其他方面加以改善與創(chuàng)新。企業(yè)對此應(yīng)當(dāng)積極的探索企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，并由此制定并完善相關(guān)的管理制度體系，讓企業(yè)的管理有據(jù)可依，讓員工的工作水平得以最大化的發(fā)揮。例如，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立賞罰分明的激勵體制，以此來激發(fā)員工的積極主動性與創(chuàng)造力；充分利用信息技術(shù)，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案，易于保存和查詢；建立有效的辦公室檔案管理互動反饋機(jī)制，利于辦公室上級與下級之間的良好溝通；此外，還可以建立企業(yè)的專屬檔案管理平臺，促使檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益實現(xiàn)最大化[4]。

3.4 加強(qiáng)人力資源的配置與管理

在人力資源方面，企業(yè)首先要做好招聘員工的基本工作，制定明確合理的招聘制度，根據(jù)空缺崗位挑選合適的人才，通過相關(guān)的培訓(xùn)考核制度，經(jīng)過層層選拔最終確定企業(yè)的培養(yǎng)對象，要確保企業(yè)的每位員工具有較高的綜合素質(zhì)，有豐富的工作經(jīng)驗以及上進(jìn)心等；其次，企業(yè)要定期對員工進(jìn)行崗位的相關(guān)培訓(xùn)，不斷激發(fā)員工的工作潛力，提高員工的知識儲備量及專業(yè)技能；最后，企業(yè)還要加強(qiáng)對于辦公室檔案管理工作的相關(guān)資金投入量，充分利用當(dāng)今的科技設(shè)備，將信息科學(xué)技術(shù)充分融入到辦公室檔案管理工作中，以此來提高工作的準(zhǔn)確度。此外，企業(yè)要不斷更新員工的工作理念，在培養(yǎng)其專業(yè)技能的同時還要加強(qiáng)對于員工服務(wù)意識的提升，培養(yǎng)高素質(zhì)高機(jī)能的人才，從而促進(jìn)辦公室檔案管理的良好進(jìn)行，進(jìn)而推動企業(yè)的更好

發(fā)展。

4 總結(jié)

現(xiàn)階段，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步、人們生活水平的日益提高，人們對于企業(yè)單位的要求也越來越高，企業(yè)單位要想在競爭激烈的背景下為人們創(chuàng)建更多的成果，就要加強(qiáng)對辦公室檔案管理工作的重視程度，結(jié)合企業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀，制定相應(yīng)的解決策略，在發(fā)揮傳統(tǒng)管理理念優(yōu)點的基礎(chǔ)上對其不足進(jìn)行創(chuàng)新，制定并完善適應(yīng)新時期企業(yè)發(fā)展的相關(guān)戰(zhàn)略制度，加大資金在檔案管理方面的投入量，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確度，最后企業(yè)還應(yīng)做好人才的選拔培養(yǎng)工作，加強(qiáng)企業(yè)人力資源的科學(xué)配置。綜上所述，通過諸多策略，企業(yè)結(jié)合自身現(xiàn)狀予以采用，將會在提升辦公室檔案管理工作效率方面取的顯著成效，進(jìn)而會推動企業(yè)的可持續(xù)

發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]付興.試論如何提高辦公室檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：109.

[2]石貞貞.淺析如何提升辦公室檔案管理效率[J].決策探索（下半月），2016（09）：72-73.

[3]宜玉琴.提升辦公室檔案管理效率的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：114.

[4]閆思明.實施檔案規(guī)范化管理 提升辦公室檔案管理效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（05）：66.