預備立卷原則在項目檔案管理工作中的運用

胡志富

摘 要：通過研究預備立卷原則認識和影響因素，確定其現實中的應用實踐，提出發展趨勢，使預備立卷原則更加合理、規范，滿足公司以至全社會管理需求。

關鍵詞：預備立卷；項目檔案；運用

預備立卷原則是指與建設項目施工同步形成的項目文件，按照形成規律和特點，進行科學分類，將零散、無序項目文件，按照具有有機聯系、價值相同、密級相同提前系統排列組成滿足歸檔要求的案卷過程。其原則是對檔案來源原則、檔案鑒定理論、檔案整理理論和檔案分類管理的科學概括和總結，對指導項目檔案管理實踐具有重要意義。而項目檔案管理過程中比較重視項目檔案積累、收集，而整理工作又往往“滯后”，形成兩者之間銜接失衡，因此，加強預備立卷工作具有重要意義。本文總結了在項目檔案預備立卷方面的經驗和做法，借鑒參考了國內外先進的管理方法和理念，論證了預備立卷原則在項目檔案管理中的實踐運用。

1 國內外主要相關理論

1.1 來源原則

來源原則起源于法國的“尊重全宗原則”，形成于德國的“登記室原則”，理論論證于《荷蘭手冊》，發展于蘇聯和我國“體系化的全宗理論”。他的整理體系包括：第一要尊重來源，強調項目檔案室應按照來源標準整理檔案，保持其形成者之間的來源聯系；第二要尊重合同主體的完整性，強調合同主體是一個有機整體，不可分割，整理檔案必須維護合同內的完整性，不同合同主體的檔案不得混淆；第三尊重原始整理體系，強調檔案整理必須充分利用原有的整理基礎，尊重全宗在形成部門獲得的原始整理順序和方法，不宜輕易打亂重整。來源原則是預備理論遵從的第一原則，從歷史主義思路出發探索檔案形成規律，揭示案卷本質特征“有機聯系”的重要保障，其系統的整理原則和標準，構成了預備立卷的理論體系，在形成、整理和分類中均有深刻理論性和實踐性應用價值。

1.2 檔案鑒定理論

檔案鑒定理論包括年齡鑒定論、行政官員決定論、職能鑒定論、雙重價值理論、利用決定論、宏觀鑒定理等，理論核心是將項目檔案文件依據一定的原則、方法和標準，科學判斷項目檔案歷史與現實的價值，確定保管期限。其過程中要堅持整體、全面、歷史、動態價值觀，分析技術、功能、名稱、作者、時間等因素對項目檔案保存價值給與鑒定，對其完整性和準確性進行鑒別保證歸檔質量。

1.3 檔案整理理論

項目文件的整理，是在文件材料收集完整的基礎上，由文件形成單位根據文件的內容性質和形成特點，將項目文件劃分為不同層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級。包括按照一定的原則和方法進行分類、排列、組卷等，以真實反映科技、生產活動的歷史面貌，保持其有機聯系。整理工作主要包括系統整理和科學編目兩部分。系統整理是指對案卷的分類和排列，以真實反映科技、生產活動的歷史面貌，保持其有機聯系；科學編目是指對整理后的項目文件進行檔號和目錄編制，用以固定案卷分類排列的整理成果，揭示各類案卷的內容和構成。整理原則是遵循項目文件材料的形成規律和成套性特點，進行科學的分類和系統排列，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，使組成的案卷便于保管和利用，要及時整理，避免積壓；保密文件，專柜保管；重要文件，優先處理。

1.4 檔案分類管理

項目檔案分類是尊重項目檔案材料形成規律和特點，在檔案解析和固化檔案材料之間的有機聯系，使檔案案卷之間具有一定從屬關系和平行關系，便于查找利用。依據成套性特點選定對象分類法，通常以結合時間、類別、型號、機構等作為分類特征，將大量無序的檔案材料記性模塊化分割，用序號固化特征，保證總體聯系。一個項目可以將檔案分類為綜合類、勘察設計類、項目建設階段、竣工驗收等。

2 預備立卷原則在項目檔案管理中的實踐運行

2.1 來源原則的實踐運用

項目檔案大體來源于建設單位、監督單位、監理單位、設計單位、施工單位以及上級機關文件。接收單位要按類別收集齊全、成套，保持形成單位上的統一。基本要求是不能缺項，即不能缺少某個組成部分；在一個項目文件內，不能缺份，即不能缺少某份文件；在一份項目文件內，不能缺張少頁，一個工程項目的文件，項目各工作階段、工作程序的內容應齊全、完整，能夠完整地反映該項目活動的全部內容和歷史面貌，因此，既要有原始依據性材料，又要有過程性和成果性文件材料。

建設單位或監理單位提出的設計變更，項目部要根據變更程度、范圍及時調整或重新策劃施工方案和計劃。在接到變更通知后，檔案員應在原設計文件上標明作廢，并通知領用文件人員，以防誤用。

2.2 檔案鑒定理論實踐運用

對已集中起來的工程文件按歸檔范圍要求進行鑒定，剔除不屬于歸檔范圍的文件材料，剔除重份文件，確保歸檔文件材料既符合歸檔范圍要求，又具有一定保存價值，需要歸檔的原件不能缺少，以確保項目檔案的完整性、準確性。

2.3 檔案整理理論實踐運用

項目文件材料的組卷，應遵循工程建設程序各階段文件材料的自然形成規律和成套性原則，分類科學，組卷合理，保持文件材料的內在有機聯系、科學分類，基本組卷程序包括：鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂。

項目檔案整理時，應檢查文件內容是否填寫完整。施工技術文件的內容直接反映了工程建設的實際情況，是評定工程質量的重要依據。施工技術人員往往存在重外業、輕內業的思想意識，常造成施工技術文件內容的填寫不完整，無法反映工程施工過程的詳細情況。如在原材料試驗記錄中，只填寫試驗數據，沒有結論意見；在施工工序報審文件中，只有施工單位申報的內容，沒有監理單位審批的意見等，針對內容填寫不完整的文件，施工技術人員、監理人員應該根據現場實際情況重新核對，補充完整。

整理時，應注意文件的簽名、蓋章手續是否完備。簽名、蓋章的完整與否，會影響工程文件使用的合法有效性。同時，已實行建設工程質量終身負責制，文件中的簽名與蓋章表示參建單位和個人對工程質量負責。工程建設活動中形成的文件，如各種試驗記錄、施工記錄及往來的報批文件中出現的漏簽名、漏蓋章現象，應補簽名、蓋章，不允許代簽名或用私章代替簽名。應檢查文件材料是否為原件。原件是工程檔案作為憑證最有力的依據，歸檔的文件應為原件。但在工程建設過程中往往會出現許多復印件、傳真件，既不利于檔案的長期保管，也會給今后的提供利用造成不必要的麻煩與損失。因此，應該認真檢查，盡量規避復印件、傳真件歸檔。

2.4 檔案分類管理實踐運用

施工單位是項目檔案管理產生量最大的主體，以施工單位產生文件為例，可分成交（竣）工綜合檔案、技術綜合檔案、施工過程驗收檔案、分部、分項工程質量檢驗檔案、工程質量保證檔案、交（竣）工圖、施工技術管理檔案、施工日志和大事記、聲像資料等分大類，在大類下再分屬類，屬類下再分小類，再次進行組卷規定。

竣工綜合資料卷可以以合同段為單位，將各單位工程形成的竣工驗收文件統一歸類此卷；工程技術綜合資料、技術管理綜合資料、招投標文件資料按類別和時間順序，分別整理組卷，其中施工方案、技術交底等資料，如果文件很多，可以按單位工程進行組卷，也可兩個及以上單位工程合并組卷；施工過程驗收資料與分部/分項工程質量檢驗資料按照單位、分部、分項工程和檢驗批，分別整理組卷；工程保證資料中原材料質量保證文件，如屬共用的，則按照單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別組卷；設備文件材料以單體設備為單元，按照年度或合同段的整理組卷，排列順序為依據性文件、設備開箱驗收、隨機圖紙、設備安裝調試和設備運行維修等材料排列；會議紀要以合同段為單位，按時間發生的先后順序依次排列；施工日志等施工原始記錄以合同段為單位組卷，卷內以發生的時間順序進行排列組卷；圖紙按專業順序排列，同專業圖紙按圖號順序排列。變更文件按變更文件號或變更文件的時間順序排列；管理性文件按按照問題、事由、主題結合時間或重要程度排列。如果卷內多份文件反映同一問題，一般本單位在前，外單位在后；同一類型文件按時間先后順序排列，綜合性在前，單項性在后；問題不同文件，要區分問題之后再按順序排列。

3 預備立卷原則在項目檔案管理中的發展趨勢

3.1 預備立卷原則應納入管理體系向規范化、制度化發展

現有的管理系統中對預備立卷大體上是概念性、嘗試性應用，并沒有在全過程中進行明確和約束，缺少理論基礎和依據，在社會發展過程中應在系統上、制度上、程序上加以論證和明確。預備立卷與檔案整理原則相近相同，但又有不同，體現繼承和發展的關系，也只有做好預備立卷才能保證組卷的完整性，因此預備立卷價值更加凸顯。

3.2 預備立卷的價值日顯突出

項目檔案是工程建設全過程各項活動的原始記錄，是保障工程質量符合規范標準的依據和憑證，在管理過程中會多次迎檢、評價、審核等工作，都離不開項目檔案，如果零散、無序必然影響履約情況，不利于項目整體進程開展，而完整、準確、詳實的項目檔案是真實記錄和反映施工驗收的全過程，有利于追溯過程，為日后維修改造、紀檢審計和科研攻關提供基礎性資料；有利于項目管控水平，高水平的項目檔案是企業珍貴的知識資產和信息資源，可為以后類似工程項目管理提供借鑒；有利于形成大量生動的管理素材，可作為項目及公司宣傳的工具，為公司社會影響發揮重要作用。

預備立卷原則是在現有整理環節和實踐經驗上的提煉總結，在項目檔案管理逐漸成熟過程中，應加以重視、提煉、分析形成具有普遍共識的價值規律認識，使之在管理過程中論證、發展和充實。

參考文獻

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