信息時(shí)代背景下高校學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)化管理的應(yīng)用實(shí)踐探析

摘要：隨著我國(guó)高等院校教育教學(xué)過(guò)程信息化的不斷深化，數(shù)據(jù)化管理作為涉及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合性管理工作模式，是信息技術(shù)在高等院校管理信息化過(guò)程中的典型應(yīng)用。高校應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理對(duì)于全面地提升高校的學(xué)生檔案管理工作，提高工作人員的工作效率和工作精度有著十分明顯的效果。此外通過(guò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，對(duì)于提升高校的內(nèi)部控制保障高校的檔案信息安全，并達(dá)成對(duì)高校相關(guān)工作的持續(xù)性改進(jìn)有著十分重要的作用。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校學(xué)生檔案管理；數(shù)據(jù)化管理

一、 前言

高等院校的學(xué)生檔案是在學(xué)生依次接受了小學(xué)、初中、高中教育階段后，在大學(xué)學(xué)習(xí)期間形成的，對(duì)學(xué)生的整個(gè)學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)過(guò)程的詳細(xì)記錄匯總。學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生在大學(xué)學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)情況、成長(zhǎng)經(jīng)歷以及學(xué)校培養(yǎng)過(guò)程的客觀、真實(shí)的記錄，不僅僅是對(duì)學(xué)生整個(gè)大學(xué)學(xué)習(xí)過(guò)程的總結(jié)，同時(shí)也是學(xué)生畢業(yè)后用人單位選拔和任用人才的重要參考。因此，如何在當(dāng)前的信息化背景下，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校學(xué)生檔案的數(shù)據(jù)化管理，切實(shí)地提高學(xué)生檔案的管理工作，是當(dāng)前高校教育工作者要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

二、 高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化管理存在的問(wèn)題

1. 高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化管理意識(shí)淡薄

從當(dāng)前我國(guó)高校應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理的狀況來(lái)看，全面完成了數(shù)據(jù)化管理工作的不到總數(shù)的70%，同時(shí)在不同院校和地區(qū)內(nèi)的分布也呈現(xiàn)出了較大的不平衡性。此外，我國(guó)眾多高校對(duì)于數(shù)據(jù)化管理的應(yīng)用水平仍然處在較低的層次，在應(yīng)用了數(shù)據(jù)化管理的高校中超過(guò)一半的高校仍然是以傳統(tǒng)信息錄入和共享為核心的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)雖然也能夠?qū)Ω咝５膶W(xué)生檔案管理工作起到一定的幫助效果，但是受到局限的功能和系統(tǒng)性的差異致使其并不能對(duì)高校的學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的根本變化，從而使得高校的數(shù)據(jù)化管理應(yīng)用效果難以全部發(fā)揮出來(lái)。

2. 數(shù)據(jù)化管理水平限制了實(shí)際應(yīng)用效果

首先，思想觀念的轉(zhuǎn)變困難，作為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的數(shù)據(jù)化管理，高校各層應(yīng)該充分地認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)化管理并不單單是學(xué)習(xí)檔案管理方式的數(shù)據(jù)化，而是涉及了學(xué)生檔案信息、學(xué)生檔案數(shù)據(jù)、學(xué)生檔案信息審核的一個(gè)系統(tǒng)性的方法和技術(shù)，數(shù)據(jù)化管理的實(shí)現(xiàn)必然是高校從檔案管理制度到檔案管理模式的深層次的廣泛的改善。

3. 數(shù)據(jù)化管理模式下的數(shù)據(jù)安全存在隱患

信息安全是信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中一個(gè)關(guān)鍵的問(wèn)題。在高校應(yīng)用數(shù)據(jù)化的過(guò)程中必然會(huì)受到自身資金實(shí)力的限制，在數(shù)據(jù)化管理的投入過(guò)程中顧此失彼，往往為了保證數(shù)據(jù)化管理的提升效果而降低了在信息安全方面的投入，給自身的學(xué)生檔案信息造成較大的隱患。此外，高校的學(xué)生檔案人員往往在專業(yè)技能和實(shí)際操作方面也有所不足，這也使得高校在學(xué)生檔案的數(shù)據(jù)化管理過(guò)程中極易出現(xiàn)信息安全方面的問(wèn)題。

三、 高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化管理的優(yōu)化應(yīng)用建議

1. 增強(qiáng)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化管理意識(shí)

數(shù)據(jù)化管理是未來(lái)高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，也是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于高校管理工作的必然態(tài)勢(shì)。因此高校管理人員應(yīng)該高度地重視這一技術(shù)的應(yīng)用，將數(shù)據(jù)化管理工作提高到一個(gè)新水平。高校學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，不但要在物資上做好準(zhǔn)備，還要在思想上做好準(zhǔn)備。高校實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理不僅僅要在計(jì)算機(jī)為核心的設(shè)備方面有一定的投入，在人才的儲(chǔ)備方面也要做好準(zhǔn)備，因此高校想要更好地完成數(shù)據(jù)化管理就必然要在全校從上到下形成對(duì)數(shù)據(jù)化管理的正確認(rèn)知，充分地意識(shí)到數(shù)據(jù)化管理對(duì)于現(xiàn)代高校發(fā)展中的重要作用，同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)化管理的理念形成正確的認(rèn)知。

2. 提高高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化管理水平

在高校應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理的過(guò)程中，充足的人才儲(chǔ)備對(duì)于數(shù)據(jù)化管理的應(yīng)用有著重要的保障作用，數(shù)據(jù)化管理的應(yīng)用對(duì)于學(xué)生檔案人員的素質(zhì)要求也是較高的，因此高校應(yīng)該對(duì)人員提出較高的要求，以達(dá)成實(shí)現(xiàn)高校完全應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理的目的。對(duì)數(shù)據(jù)化管理人才的需求滿足可以從兩個(gè)方面進(jìn)行：一方面要加強(qiáng)對(duì)高校本身人員的專業(yè)技能培訓(xùn)和數(shù)據(jù)化管理意識(shí)深化，培訓(xùn)方式可以多種多樣，包括在崗培訓(xùn)、對(duì)外委培等。不僅要讓學(xué)生檔案人員掌握工作知識(shí)和技巧，還要他們形成對(duì)數(shù)據(jù)化管理的正確認(rèn)知，增強(qiáng)應(yīng)用檔案管理軟件的積極性和主動(dòng)性，以便大力地促進(jìn)本職人員在數(shù)據(jù)化管理方面的專業(yè)技能；另一方面應(yīng)該積極地引進(jìn)高素質(zhì)的數(shù)據(jù)化管理操作人才，這種人才應(yīng)當(dāng)同時(shí)具備較好的學(xué)生檔案學(xué)知識(shí)以及學(xué)生檔案業(yè)務(wù)處理能力，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)熟悉電腦操作，能夠熟練運(yùn)用數(shù)據(jù)化管理軟件，并且對(duì)于檔案管理流程較為熟知。

四、 結(jié)語(yǔ)

受我國(guó)當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境和高校自身的特點(diǎn)制約，我國(guó)高校在應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理方面還存在著諸多的問(wèn)題，比如認(rèn)識(shí)不足，信息安全保障不到位，高素質(zhì)的人才較為缺乏等等，但是這些問(wèn)題很大程度上都是因?yàn)榘l(fā)展年限過(guò)短所致。高校為了更好地應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理，達(dá)成對(duì)高校檔案管理工作的良好提升目標(biāo)，就應(yīng)該積極地采取應(yīng)對(duì)措施，在盡可能短的時(shí)間將全面應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理的障礙一一清除，以便極大發(fā)揮檔案管理工作數(shù)據(jù)化管理的能量，使數(shù)據(jù)化管理在高校檔案管理工作中順利發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

馬莉，江蘇省揚(yáng)州市，揚(yáng)州大學(xué)護(hù)理學(xué)院。endprint