基于新形勢的事業(yè)單位檔案管理改革探討

摘要：事業(yè)單位檔案管理是對事業(yè)單位相關(guān)檔案資料以及各種信息資源的管理活動，服務(wù)于事業(yè)單位的各種管理以及業(yè)務(wù)活動。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)水平也不斷提高，對事業(yè)單位檔案管理的要求也越來越高，尤其是在當(dāng)前的新時期、新環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作的諸多弊端逐漸凸顯出來，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的正常運(yùn)行。本文分析了事業(yè)單位檔案管理工作存在的各種問題，并從管理制度、管理信息化以及人員配置等方面對新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；改革

事業(yè)單位是國家為了發(fā)揮某種社會職能而建立的機(jī)構(gòu)，由于事業(yè)單位性質(zhì)的特殊性，事業(yè)單位的檔案管理也與其他單位的檔案管理有本質(zhì)的區(qū)別。事業(yè)單位的檔案管理比較繁雜，不僅涉及對檔案的收集、整理、價值鑒定以及檔案保管，還包括對檔案的編目、檢索、編輯、統(tǒng)計以及研究工作。

一、 事業(yè)單位檔案管理中的不足

第一，檔案管理意識不強(qiáng)，對檔案管理工作重視不夠。事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量難以改善的一個重要原因就是對檔案管理不夠重視，檔案管理意識不強(qiáng)。很多人認(rèn)為事業(yè)單位的檔案管理工作僅僅是一些涉及文檔管理的事務(wù)性工作，不是事業(yè)單位的主要工作，不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以領(lǐng)導(dǎo)不重視，管理松散，檔案管理人員態(tài)度不端正，技術(shù)水平低，多存在應(yīng)付心理。

第二，檔案管理方法和技術(shù)落后，管理設(shè)備陳舊。很多事業(yè)單位的檔案管理方式落后，管理設(shè)施陳舊，管理流程混亂，缺乏整齊化、規(guī)范化，檔案資料極易遺失、受損，而且沒有采取防盜、防火、防潮措施，缺乏安全保障。

第三，檔案管理利用率低。提高檔案管理利用率是檔案管理的工作重點，雖然近年來事業(yè)單位的檔案管理利用率一直呈上升趨勢，但仍無法滿足現(xiàn)實需求。事業(yè)單位的各種檔案資料都有很大價值，例如科技領(lǐng)域檔案不僅反映事業(yè)單位的發(fā)展歷史，還可以為以后的科技研究提供依據(jù)。

二、 事業(yè)單位單位檔案管理的改革措施

（一） 完善管理制度

完善的管理制度是管理工作正常開展的基本前提條件，新形勢下的事業(yè)單位要建立現(xiàn)代化的管理制度，以保證檔案管理工作高效有序地進(jìn)行。實施管理責(zé)任制，并建立完善考核機(jī)制和激勵機(jī)制，工作人員在激勵中可以進(jìn)一步明確自己的職責(zé)，增強(qiáng)崗位責(zé)任心。

（二） 優(yōu)化人員配置、加強(qiáng)培訓(xùn)

合理、有效的人員配置是保證事業(yè)單位檔案管理工作正常開展以及提高管理質(zhì)量的有力保障，所以事業(yè)單位要對管理人員結(jié)構(gòu)的配置和優(yōu)化重視起來，將其視為檔案管理工作的重點內(nèi)容。另外要對管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，建立轉(zhuǎn)化管理隊伍。檔案管理工作是一項技術(shù)性工作，對管理人員的能力和技術(shù)要求較高，所以要提高檔案管理水平就要從提高管理人員專業(yè)水平抓起。

（三） 強(qiáng)化檔案管理意識

檔案是事業(yè)單位寶貴的無形資產(chǎn)，事業(yè)單位要在新形勢下取得更好發(fā)展就需要創(chuàng)新觀念，強(qiáng)化檔案管理意識，認(rèn)識到檔案管理的重要性。首先需要單位領(lǐng)導(dǎo)提高認(rèn)識，將檔案管理作為重點工作來抓，讓檔案管理人員意識到自己的責(zé)任所在，提高工作積極性。另外要加大宣傳力度，讓事業(yè)單位所有工作任務(wù)對檔案管理有一個全面了解，并認(rèn)識到檔案管理的重要性，強(qiáng)化管理觀念，讓每個工作人員都能意識到自己的崗位職責(zé)，提高檔案管理的工作效率。

（四） 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化改革

當(dāng)前的社會是一個信息化時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)逐漸普及到人們的生活和工作當(dāng)中，信息化的浪潮以不可阻擋的氣勢席卷了世界的每個角落。在信息化時代環(huán)境下，事業(yè)單位要順應(yīng)時代的發(fā)展就不能裹足不前，而是要積極加入信息化革命，充分引入現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化。事業(yè)單位檔案管理信息化通過對檔案的虛擬化和數(shù)字化處理有利于事業(yè)單位更高效地履行服務(wù)職能。

1. 檔案管理的數(shù)字化

數(shù)字化就是傳統(tǒng)的檔案資料利用多種現(xiàn)代技術(shù)（例如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、身份識別技術(shù)等）轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字資料，并存入檔案信息管理平臺進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過檔案管理平臺可以實現(xiàn)對檔案資料的整理、分析、補(bǔ)充、更新等等功能操作。事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化主要涉及檔案目錄、檔案存量、檔案增量等信息的數(shù)字化。

2. 檔案管理的體系化

檔案管理的體系化是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理的一個重要內(nèi)容，同時也是信息化管理的優(yōu)勢和重要職能的體現(xiàn)。檔案管理的體系化主要涉及到外部銜接一體化、單位各部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化、文檔管理一體化以及傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代的一體化。檔案管理的體系化需要采用多種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，例如數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)融合以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，通過對多種技術(shù)的綜合應(yīng)用增強(qiáng)數(shù)據(jù)的通用性和兼容性，最終信息檔案管理的體系化。

3. 檔案管理的自動化

數(shù)字化和體系化是檔案信息化管理的基本內(nèi)容，如果將檔案管理的數(shù)字化和體系化視為事業(yè)單位檔案信息化管理的基礎(chǔ)能力，那么檔案管理的自動化就是事業(yè)單位檔案信息化管理的主要功能的體現(xiàn)，是對檔案信息化管理的高端要求和考驗。檔案管理的自動化的內(nèi)容主要有數(shù)據(jù)收集、目錄編制、檢索、篩選、歸檔以及關(guān)鍵詞提取等自動化操作。

三、 結(jié)語

關(guān)于新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革，本文主要從管理制度的改革、人員配置的優(yōu)化以及實現(xiàn)管理信息化等方面進(jìn)行了探討。檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，是事業(yè)單位發(fā)揮社會職能的基本保障，所以對檔案管理的方式、方法以及管理質(zhì)量都要嚴(yán)格要求，以便為事業(yè)單位的各種業(yè)務(wù)活動提供有效服務(wù)。在當(dāng)前的下新形勢下，萬物欣欣向榮，事業(yè)單位也需要順應(yīng)時勢，實行檔案管理改革，促進(jìn)檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不僅有利于事業(yè)單位的自身發(fā)展，同時也可以創(chuàng)造更多的社會效益。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

宋茹，山東省菏澤市城市規(guī)劃技術(shù)服務(wù)中心。endprint