民辦高職院校辦公室行政管理工作研究

朱天攀

隨著我國高等教育的發展，民辦高校的數量以及規模逐步擴大，為我國教育事業的長足發展作出了突出貢獻。辦公室是民辦高職院校處理各項內部行政事務的重要載體，是學校處理各項工作的核心部門，起著承上啟下的作用，有著極強的綜合性功能。辦公室管理可以說是民辦高職院校管理環節的重點，關系到學校的穩定持續發展，所以必須要進一步增強對辦公室行政管理工作的認識，充分發揮行政管理的各項工作職能，滿足民辦高職院校持續性發展的要求。民辦高職院校首先要認識到強化辦公室行政管理的必要性，以及辦公室行政管理工作承擔的重要職能，并以此為突破口提出優化行政管理的方法。為了更好地促進民辦高職院校發展，提高對辦公室行政管理工作的重視，本文將重點就民辦高職院校辦公室行政管理工作的創新發展方法進行探討。

一、強化民辦高職院校辦公室行政管理工作必要性

民辦高職院校辦公室是高校機構當中的管理部門，其服務對象是全校師生，以其基礎性和綜合性的工作內容成為學校管理工作得以穩定持續運行的中樞，關系到其他各項管理工作的開展。辦公室服務和行政管理的效率與質量不僅僅能夠體現出高職院校管理質量，還能夠在很大程度上起到決定性作用。伴隨著民辦高職院校的持續性發展以及擴招規模的增大，辦公室需要處理的各項行政管理事務也相應增多，其要求的管理內容呈現出精細化的發展趨勢，要想更好地適應各項工作處理的需求則必須要不斷提高行政管理水平，從而更好地滿足高職院校自身的發展需求。總而言之，做好民辦高職院校的辦公室行政管理工作，提升管理效率以及質量是確保學校發展以及推動我國教育事業長足進步的關鍵條件，只有把高職院校管理水平推向更高層次，才能夠實現宏觀教育層面的全面發展目標。

二、民辦高職院校辦公室行政管理工作的職能

（一）參謀咨詢職能

隨著民辦高職院校辦學能力的提高，在制定相關決策時已經不再將經驗作為依據，而是注重采用民主討論和科學研究的方法來獲得，以便提高決策的科學性和針對性。在決策制定環節，辦公室不能一味被動接受領導交辦的任務，而是要積極主動地參與其中，主動關心學校發展的重要事件，并通過積極思考和拓寬思路來發揮好參謀咨詢的作用。一方面，辦公室需要加強對信息材料的收集整理和調查工作，并將收集到的資料進行有效加工，將有助于決策的內容整理成案并提供給領導。另一方面，辦公室需要把握上級核心思想，并結合國家的有關政策方針提出思路協助領導作出決策。

（二）溝通協調職能

民辦高職院校辦公室是將校內外進行有效連接的紐帶和橋梁，所以溝通和協調，就成為了辦公室行政管理工作的基本職能，并通過自身職能作用的發揮為學校的穩定發展創設良好氛圍。首先，必須統一步調，尤其是在商討環節耐心細致地為持有不同決策意見的同志進行解釋，交換雙方意見，實現有效說服。其次，必須要能夠化解矛盾，尤其是針對對錯立場鮮明的問題，要旗幟鮮明的亮明立場以及觀點；對于部門和整體利益沖突矛盾的解決，必須要具備大局意識，采用靈活多變的勸解方式解決問題。最后，各項行政管理事務必須安排得當，善于統籌協調和合理分工。

（三）服務管理職能

就民辦高職院校的辦公室這一機構而言，管理和服務存在著密不可分的關系，所以服務管理職能也是辦公室行政管理工作要把控的重點內容。首先，辦公室要努力為領導提供良好服務，扮演好參謀和助手的作用，協助領導處理有關任務，起到承上啟下的作用。其次，要為學校的各個部門和廣大教師提供良好服務，需要樹立以及貫徹服務意識，改變服務方法和提高服務質量，增強服務對象滿意度。再次，要為學校的廣大學生提供良好服務，尤其要注意的是一視同仁地對待學生，充分滿足學生的合理訴求，給予學生熱情周到的服務，為服務管理職能的發揮奠定堅實的基礎。

（四）協查督辦職能

民辦高職院校辦公室在眾多的管理機構當中處于基礎位置，可以說是基層管理部門的代表，在行政管理工作當中必須要重視行使協查督辦的職能，保障行政管理的質量。第一，對于自身承擔的行政管理事務以及職責了然于胸，將學校以及全局利益作為根本立足點，有效把控各項任務進展，關注任務完成質量。第二，一旦發現有關執行部門或工作人員出現無故拖延的問題，要負責提醒和督促，并將具體情況如實上報學校領導，為領導作出工作調整和工作安排提供依據。

三、提高民辦高職院校辦公室行政管理工作水平的方法

（一）增強辦公室工作重視程度

伴隨著我國高等教育的長足發展和教育改革的推進，高校擴招力度在不斷增強，而民辦高職院校的各項教育管理工作逐步加重，也使得辦公室行政管理工作變得更加關鍵和重要。但是當前高職院校領導往往無法切實意識到辦公室行政管理工作的重要性，因而缺少對這一工作的重視和關注度，給辦公室的發展和行政管理事務的有效運行帶來了一定影響。為了改變這一局面，促進辦公室行政管理水平的提高，首先需要從提高領導思想認識著手。民辦高職院校的領導層必須切實意識到辦公室行政管理工作的必要性和重要性，認識到辦公室行政管理是影響學校長足發展的核心內容，進而將辦公室行政管理工作的發展和創新作為優先建設內容。而且因為辦公室管理具備全面性以及綜合性的工作特征，可以在高職院校的長遠發展當中委以重任，很大程度上能鍛煉辦公室行政管理人員的素質與能力，促進管理質量的提高。另外，為了調動辦公室行政管理人員的工作熱情，領導層要注重完善考核制度，提升其整體的待遇地位水平。

（二）明確辦公室行政管理職責

辦公室行政管理的職責涉及到參謀咨詢、服務管理、溝通協調、協查督辦等各個方面，也影響到民辦高職院校發展管理的各個工作環節，由此可見辦公室行政管理的重要價值。而在實際工作當中，大量的辦公室工作處于被動狀態，也就是在遇到實際問題時往往不注重發揮自身的工作職能，一味附和領導的意愿，沒有給出自己的思路建議，長此以往難以確保服務管理等各項行政管理工作的質量，不利于管理成效的提升。對此，民辦高職院校必須要指導辦公室部門明確自身在行政管理工作處理方面承擔的各項職能，只有做到職責清晰才可以切實激發辦公室行政管理人員的工作積極性，改變低沉被動的精神面貌，提高整體行政管理的業務能力，更好地為學校的綜合持續發展貢獻力量。民辦高職院校要注意加強對辦公室行政管理職能的宣傳教育，確保各個工作人員能夠將履行管理職能作為工作重點。endprint

（三）規范辦公室內部機構分工

民辦高職院校在辦公室內部機構的設置和安排方面更多沿用的是傳統的設置模式，機構設置缺乏規范性和合理性，而且機構當中也沒有做好相應的分工，辦公室行政管理人員往往身兼數職，極容易造成行政管理事務的混亂，從而影響到管理效果。而且這樣的機構安排和分工方式容易在出現問題時出現互相推諉的情況，為實際工作的處理帶來難題。因此，民辦高職院校必須對辦公室內部機構以及內部分工進行規范化管理，在機構設置方面要突出層次性和規范性，在崗位設置方面更是要做好明確分工，切實實現人與責相對應，從根本上提高行政管理效率。例如，民辦高職院校可以從實際出發，將辦公室內部機構分成行政、綜合、秘書等科室，在科室下設置具體崗位，做到層層管理，合理分工。

（四）提高辦公室管理者的素質

辦公室管理者的業務素質和管理經驗將會直接影響到民辦高職院校辦公室行政管理工作的實效性，所以需要不斷提高辦公室管理者的自我修養和綜合素質，使其能夠用專業的管理技能以及服務意識投入到辦公室行政管理的事務當中。提升管理者素質的方式多種多樣，最為關鍵和核心的就是要做到理論和實踐的整合。一方面，要引導辦公室管理者認真學習和深入研究有關文件和政策，掌握辦公室行政管理的工作內容和職責，確保在處理行政管理事務時能夠依據國家和學校的規定方針來協助領導決策，準確把握精神實質。另一方面，要把理論和實踐整合起來，在實踐當中不斷積累經驗教訓，明確行政管理工作的目標，通過完善自身修養的方式，為行政管理工作水平的提高提供保障。另外，民辦高職院校可以結合具體的工作要求，做好人才培訓和人才引進工作，加強與其他高校的溝通交流，打造一支高素質的辦公室管理人才隊伍，激發管理人才潛能，保障高效高質地完成行政管理任務。

（五）完善辦公室行政管理制度

民辦高職院校當中的辦公室承擔著復雜繁瑣的工作，事物繁多而且涉及面廣，在處理具體工作當中都會遇到大量的突發和臨時任務。完善的辦公室行政管理制度可以讓辦公室的行政管理人員在處理各項工作事務時井井有條，忙而不亂，同時在處理過程中還能得到規范化標準和制度的支持。在完善行政管理制度的過程當中必須要做到從實際出發，明確行政管理工作流程，將檔案管理、文件處理、會議安排等各項事務均納入到流程和制度化處理當中。在完善有關規章制度后，需要發文到全校范圍，確保行政管理的效率和質量。當然，在制度貫徹落實的過程中要及時發現問題，耐心聽取各方意見以及建議，并結合實際工作要求進行妥善調整和處理，通過促進辦公室行政管理的規范化發展來推動高職院校的規范化發展。

四、結語

在高等教育全面發展和積極推進改革實踐的進程中，民辦高職院校要想獲得長足進步，則必須要關注辦公室行政管理工作，完善高職院校的管理體系，推動學校全面發展。民辦高職院校要注意拓寬辦公室行政管理的思路，創新行政管理方法，努力營造和諧積極的管理氛圍，調動相關人員的工作積極性，從而切實提升辦公室行政管理的效率以及質量。

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