加強電子檔案的管理和利用分析

王洪蕊

【摘要】電子檔案的出臺和更新給人們的工作生活提供了便利的發展條件，如何采取有效的方式進行電子檔案管理和利用需要檔案管理部門及工作人員引起高度重視，明確電子檔案管理目標，制定出科學有效的電子檔案管理方案，能夠充分發揮出電子檔案管理的功能效果，有利于提高檔案信息的準確性和完整性，從而為企業創造更高的經濟效益。本文對電子檔案管理的重要性及基本形式進行了簡要分析，并對加強電子檔案利用的方法對策進行了詳細論述，為電子檔案的使用者提供了詳細的數據參考。

【關鍵詞】電子檔案；管理形式；利用方法；研究分析

電子檔案具有方便快捷的優勢特點，當前使用電子檔案的數量逐漸上漲，在人們的工作中發揮著重要作用。電子檔案主要以文件的形式存在，存留時間較長，因此加強檔案的管理與合理利用是非常重要的，隨著信息技術的不斷更新，電子檔案設備得到了有效更新和完善，部分檔案管理人員缺乏足夠的重視，沒有樹立明確的電子檔案管理目標，導致越來越多的弊端問題突顯出來，因此管理人員要正確分析研究問題，采取針對性方法來分析解決問題，使得檔案管理程序逐漸規范化、嚴謹化。

一、電子檔案管理的基本方式

電子檔案打破了傳統紙質檔案管理模式，準確性較高。電子檔案的管理利用要充分借助信息技術功能，進行信息數據分類，電子檔案管理方式主要包括信息拷貝、通信輸送和直接利用三種方式。信息拷貝是電子檔案管理中的不可或缺的環節，在整個管理過程中能夠確保檔案信息的完整性，檔案部門要采用正確的文檔存儲格式，也可以為用戶提供復印件，方便用戶參考借鑒。通信輸送能夠滿足使用者的基本需求，解決重難點問題，節省了大量的時間和資金費用。檔案信息傳輸可以借助互聯網平臺實現，直接利用主要是指檔案管理部門借助電腦設備直接查詢信息，為用戶提供技術支持。

二、實行電子檔案管理的重要性

隨著電子信息技術的不斷更新，大部分企業單位對電子檔案管理給予了一定重視，但是一些小企業依然以紙質檔案管理為主，工作態度不夠嚴謹，因此，管理人員明確電子檔案管理中的重點內容是非常關鍵的。電子檔案的使用打破了傳統的管理理念，減少了企業檔案的開支，傳統的檔案管理涉及的檔案資料比較復雜多樣，需要安排很多工作人員進行檔案管理，在管理過程中還面臨著不同的風險問題，具有一定的復雜性。當前人們借助網絡系統就可以實現檔案的管理與利用，能夠在較短的時間內找到所使用的檔案資料，給檔案管理人員節省了一部分時間，這樣不但可以減輕管理人員的工作壓力，還能為企業帶來更高的經濟效益。電子檔案的出臺和利用為檔案的使用者提供了優質化的服務，打破了單一的檔案管理模式，電子檔案與紙質檔案的不同之處在于電子檔案可以將大量的信息數據儲存于計算機設備中，而紙質檔案需要手工登記，需要投入大量的時間和精力，電子檔案的管理和利用明顯提高了企業的服務質量，在使用檔案時非?？旖莺啽?。

三、電子檔案管理利用的方法對策

（一）建立健全電子檔案管理制度。電子檔案是一項復雜的操作流程，管理人員要端正工作態度，嚴格遵循電子檔案管理的各項要求，不斷建立健全電子檔案管理制度，有效拓展信息資料搜集渠道，可以適當借助網絡技術進行檔案收集與管理，不斷更新電子檔案系統，才能滿足檔案利用者的基本需求，管理人員要將紙質檔案與電子檔案有效結合，創新制定出新型檔案管理模式，有利于提高檔案管理的質量水平。

（二）規范電子檔案利用模式。電子檔案利用要遵循各項原則，及時了解使用者的基本情況，合理規劃電子信息內容進行層次性管理。一般情況下，對于內容比較封閉的檔案不能隨意提供給使用者，必須在監控下瀏覽使用文件。采用網絡方式提供檔案利用時，對于密級的內容要嚴格處理，要定期更改密碼，避免由于誤操作而帶來不同程度的損失。

（三）不斷提高檔案管理人員的安全保護意識。電子檔案利用方式具有多樣性，因此相關管理部門要定期對檔案管理人員展開技能知識培訓工作，不斷提高檔案管理人員的安全保護意識，將復雜的檔案內容進行細化，明確電子檔案管理的重要性，采用科學有效的管理技術確保檔案管理內容的安全性，能夠減少資源費用的浪費，有利于提高檔案信息的可靠性和完整性。總而言之，管理人員要明確自身的崗位職責，從細節問題抓起，對電子檔案管理中的重難點問題進行統一分析管理，這是確保電子文件真實性的根本要求。

四、結束語

通過對之前問題的分析研究可以看出人們對電子檔案管理與利用有了更高層次的認識，在信息化時代發展過程中，人們在工作學習中不斷使用電子計算機設備，由此越來越多的電子檔案被使用，相關企業單位對電子檔案的管理和利用要引起足夠的重視，在整個操作管理過程中存在的突出問題要進行深入分析研究，采取針對性解決措施，有利于提高檔案管理人員的技能水平和綜合素養，只有這樣才能推動企業單位的穩定發展。

【參考文獻】

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