人力資源信息系統在人事檔案管理中的應用

摘 要 進入新時期以來，我國現代化建設不斷發展，社會主義市場經濟體制不斷完善，各個行業與領域之間的競爭加劇，各個企業非常看重管理模式。在企業的運行管理機制中，人事檔案管理是非常重要的一個方面。人事管理的工作關系到企業的正常運轉，而人力資源信息系統可以有效地提升人事檔案管理的水平，促進人事檔案管理工作的效率，因此在人事檔案管理中應用人力資源信息系統對于企業的可持續發展有著十分重要的作用。目前，企業的人力資源信息系統都是根植于信息技術的快速發展而得來的，在傳統人事檔案管理的基礎上創新。本文對人力資源信息系統在人事資源管理中的應用進行分析，以期提升我國企業的人事檔案管理水平，促進企業的現代化建設。

關鍵詞 人力資源信息系統 人事檔案 管理工作 應用分析

信息技術的發展改變了社會的發展方向，各個行業的發展都離不開互聯網信息技術的發展，尤其是企業現代化建設中的人事檔案管理方面，結合信息技術可以充分發揮人事檔案管理的重要作用。新時期在企業的人事檔案管理工作中應用人力資源信息系統可以有效地解決傳統人事檔案管理工作的問題，加大人力資源信息的開放程度，最大化地提升新時期人事檔案管理的水平和效率，促進企業的現代化發展。

一、人事檔案管理和人力資源信息系統的內容

（一）人事檔案管理的內容

在企業的運行發展中，人事檔案的管理發揮著基礎性和導向性的作用，對于企業的持續發展有著重要的影響。目前，企業的人事檔案就是通過紙質的材料記錄個人基礎信息內容，這里面的個人基礎信息包括員工的學習信息、家庭信息、政治信息等，企業通過分析員工的檔案進而對其作出客觀判斷，以此作為依據確定該員工的崗位。一般來說，人事檔案管理工作就是將員工的各種基礎信息、學習信息以及證件統一匯聚起來，進行存儲、歸類以及統一管理的工作。

（二）人力資源信息系統的內容

在企業的人事檔案管理工作中，人力資源信息系統是以互聯網信息技術作為依據，有明確的人力資源管理作為工作導向而形成的人力資源管理行為。現代化的人力資源信息系統有一個核心點，就是把人事檔案作為主要工作樞紐，在人事檔案管理的基礎上擴充人員的信息，最大化地發揮出人員信息的價值，對企業的人員進行細致化的管理，通過人力資源信息系統，分析員工的信息狀況，挖掘出對企業發展最有價值的信息，指導人事檔案管理工作。

二、企業傳統人事檔案管理的優勢和劣勢

（一）企業傳統人事檔案管理的優勢

在企業的發展中，人事檔案管理有著重要的作用，其對企業的發展優勢主要體現在以下幾個方面：首先，傳統人事檔案管理的檔案內容非常全面，從個人的學生階段到未來的退休階段都有記錄，詳細地記錄了個人在各個階段的發展狀況，例如在學生時期取得的成績、公司中參與的項目、獎勵與懲罰等，都可以進行全面記錄；其次，傳統企業人事檔案管理的信息非常真實，很多企業都是依據人事檔案來判斷人員的工作能力、道德品質，個人的職位流動、獎懲狀況都被真實可靠地記錄了下來。

（二）企業傳統人事檔案管理的劣勢

由于我國很多企業在傳統的人事檔案管理工作中，通常都是以紙張作為記錄載體，因此在人事檔案的存儲上有很大的難度。紙質檔案的時間越長，紙張的質量就會降低，加上工作中對紙張翻閱的磨損，人事檔案管理工作量增加，都對傳統人事檔案管理提出了很大的挑戰。

三、新時期人力資源信息系統的作用

作為企業的人事檔案管理人員，必須認識到新時期人力資源信息系統的作用，勇于創新傳統人事檔案管理模式，充分發揮人力資源信息系統的作用和價值。新時期，在人事檔案管理工作中應用人力資源信息系統一是可以提升人事檔案管理的效率，提升企業人事檔案管理水平。人力資源信息系統可以快速收集人員信息，及時補充人員信息，節約了大量人力。二是應用人力資源信息系統可以對傳統的人事檔案進行一定的保護，可以通過信息系統直接查閱人事檔案信息，把人從尋找和歸類的工作中解放出來。三是在人力資源信息系統中，能夠最大化地發揮人力資源信息的價值，深入挖掘和分析人員的各種信息，為員工的提拔、職業生涯發展以及管理工作提供依據和指導，促進企業人事檔案管理水平的提升。

四、人力資源信息系統在人事檔案管理中的應用

（一）了解人力資源信息系統的構造

在人力資源信息系統應用及檔案管理工作中，一定要明確人力資源信息系統的構造，了解人力資源信息系統的各種功能效用，充分發揮人力資源信息系統的價值和作用。人力資源信息系統主要包括組織與崗位管理、用工管理、干部管理、教育培訓管理、薪酬分配管理、社保福利管理、離退休管理及統計與考評等模塊，通過紙質記錄與信息錄入相結合的方式，確保人員信息的真實性和可靠性。

（二）人力資源信息系統應用特點

企業在管理人事檔案的過程中，一般都會應用到人力資源信息系統。企業在應用人力資源信息系統的過程中必須注意以下幾個要素：首先要確保人力資源信息的完整，保證人力資源信息系統的全面完善；其次要保證人力資源信息系統的智能化，讓相應的人員在權限范圍內訪問和查閱人力資源信息系統；再次同時要確保人力資源信息系統的安全性，注意保護人員的信息不被泄露，注重人員信息的安全性；最后要確保人力資源信息系統的持續性，要從企業的長遠發展角度建設并不斷完善人力資源信息系統。

（三）人力資源信息系統的功能

在人事檔案管理工作中應用人力資源信息系統，必須充分發揮人力資源信息系統的功能和作用，做好人力資源信息系統的維護；發揮人力資源信息系統的記錄整體功能，保障人事檔案的智能有序管理；還要發揮人力資源信息系統的整合統一功能，對信息進行細致劃分，進行二次信息挖掘；最后就是要發揮人力資源信息系統的審閱管理功能，可以及時有效地管理人事檔案，查閱真實、有效的人力資源信息。

（四）人力資源信息系統的維護

在人力資源信息系統中，非常重要的一個環節就是對人力資源信息系統的維護，定期對人力資源信息整理備份，核對和劃分人員信息，開發人力資源信息系統的更多功能，提升企業的人力資源管理水平。從而更好地指導企業的管理工作，促進企業的現代化建設與可持續發展。

五、結語

在企業的運行管理機制中，人事檔案管理是非常重要的一個方面，人事管理工作關系到企業的正常運轉，而人力資源信息系統可以有效地提升人事檔案管理的水平，提升人事檔案管理工作的效率，因此在人事檔案管理中應用人力資源信息系統對于企業的可持續發展有著十分重要的作用。新時期，在企業的人事檔案管理工作中應用人力資源信息系統可以有效地解決傳統人事檔案管理工作中的問題，加大人力資源信息的開放程度，最大化地提升新時期人事檔案管理的水平和效率，促進企業的現代化發展。

（作者單位為云南送變電工程有限公司）

[作者簡介：向云平（1972—），女，云南建水人，本科，經濟師，主要從事人力資源管理工作。]

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