檔案全文數字化工作面臨的問題與對策

李璐

摘 要：隨著我國的全面改革發展的進一步深化，對于檔案管理領域的發展也提出了更高的要求，實現現代化的檔案管理就成為重要的發展目標。檔案全文數字化的工作開展，是現代化檔案管理的重要特點，但是在當前的發展中還存在著諸多的不足之處。基于此，本文先就檔案全文數字化工作面臨的問題以及系統設計原則加以闡述，然后就檔案全文數字化的規劃方案以及發展策略詳細探究，希望能通過此次的理論研究，能為實際檔案全文數字化管理起到促進作用。

關鍵詞：檔案管理；全文數字化；現狀

檔案全文數字化的工作開展過程中，涉及到的內容比較多，這就需要從多方面進行考慮，促進檔案全文數字化發展的速度加快，以及發展的質量能得到有效保障。通過對檔案全文數字化工作的現狀研究，以及對發展的方向的探究，就能為實際檔案全文數字化發展提供相應的參考，促進檔案數字化的發展進一步深化開展。

一、檔案全文數字化工作面臨的問題以及系統設計原則

（一）檔案全文數字化工作面臨的問題分析

檔案全文數字化的發展將會成為趨勢，而在實際的數字化目標實現的過程中，還存在著諸多的問題有待解決，這些問題主要體現在以下幾個層面：

其一，檔案全文數字化評估分析不科學。加強檔案全文數字化目標實現，促進檔案管理的效率和質量提高，就要能注重科學化的評估分析，只有如此才能保障檔案管理的整體質量提高[1]。從實際的現狀能夠看到，實際發展中對于檔案全文數字化的評估分析還沒有體現出科學化，發展中盲目的進行推進，沒有結合用戶的實際需求對檔案全文數字化處理，檔案全部進行掃描后有的成了信息的垃圾，造成了時間以及精力上的浪費，這些都會影響檔案管理工作的數字化目標實現。

其二，檔案全文數字化雙套制沒有完善。對于當前的檔案全文數字化的發展，就要能從制度上進行完善，這樣才能按照相應的制度進行操作，保障檔案管理的整體質量水平提高。但是從實際的發展現狀能夠看到，對于雙套制的完善程度還有待加強。雙套制就是永久保存價值的文本以及圖形形式電子文件，而在實際的制度建設方面沒有得到有效加強，這就必然會阻礙電子檔案文件的管理發展。當前雙套制的制定存在著片面化，沒有將檔案數字化的目標有效實現。

其三，檔案全文數字化標準建設不足。加強檔案全文數字化的建設工作開展，就要能和時代的發展要求緊密的結合起來，只有如此才能保障檔案全文數字化工作的順利開展。要在標準化的建設環節提高自身的要求，但是在實際的標準規范建設過程中，檔案全文數字化標準規范建設比較滯后。機關單位的檔案全文數字化規范中，網上傳輸沒有實現規范標準化目標，這就很難保障檔案信息的有效充分利用。

其四，檔案全文數字化建設投資大難點。進行檔案全文數字化建設工作的開展中，涉及到的內容比較多，并且要消耗大量的資金。由于資金是支持數字化建設發展的重要力量，缺乏了資金支持就必然會存在著諸多的問題[2]。而當前的檔案全文數字化工作的開展中，由于在資金方面的缺乏，就造成了工作開展有著很大的阻力和難度，這些都需要在未來的發展過程中能得到有效解決。

（二）檔案全文數字化系統設計原則

檔案全文數字化工作的開展，保障其質量水平，就要充分注重全文數字化系統的完善設計，保障系統應用作用充分發揮。這就要注重檔案全文數字化系統設計的可靠安全，通過在設備的選擇上以及系統軟件的選擇應用上，能和實際的檔案全文數字管理的現狀進行有機的結合起來，提供安全可靠的服務，只有從這些基礎層面得到了充分重視，才能保障檔案管理數字化目標實現[3]。而從系統設計的安全原則來看，就要能保障軟硬件的分布式系統設計應用，這樣就能將系統安全承擔到諸多子系統當中，這樣在一個環節出現了故障，也不會影響其他子系統的運行。檔案全文是數字化系統的設計過程中，要注重實用性的原則遵循，保障系統軟硬件設計面向操作管理人員，促進系統的應用性能提高，并要注重維護性的原則遵循，保障程序的結構清晰易懂方便維護，這樣才能提高檔案全文數字化系統作用的充分發揮。

二、檔案全文數字化的規劃方案以及發展策略

（一）檔案全文數字化的規劃方案

檔案全文數字化的工作順利開展，就要充分重視和實際的情況緊密結合起來，并能充分注重方案的科學規劃。檔案全文數字化的目標實現，有兩種情況，一個是歸檔文件自身是某文本圖像格式的電子文件，還有一種就是歸檔文件是傳統載體文字圖像。對于不同的情況就要進行分類的分析。第一種的情況就是檔案信息是電子文件形式產生的，準備上網前已經數字化，技術上只要將這些數據信息轉換成規范格式即可進行存入檔案全文庫，并進行建立全文搜索系統[4]。第二種的狀況在實施數字化文件轉變的時候，主要就有幾種存儲的方式。

首先是通過掃描錄入方法將檔案全文依照原貌逐頁的存儲，編制成目錄實施索引，這樣目錄索引就能通過數據庫方式進行建立。通過目錄索引的方式能夠將檔案的圖像文件存放地址進行檢索出來，這樣能對檔案的圖文原貌得以有效的保存，在系統技術的應用方面就相對的比較簡單化，網上的傳輸速度也比較快，有著比較良好的檔案信息保真度。其次就是通過文本方式進行保存檔案信息內容的，然后通過全文檢索數據庫的應用，全文數字化的錄入方式也比較多樣，有的是通過文本方式進行手工輸入，將檔案原文掃描成圖像文件，然后通過OCR識別后進行把掃描的圖像文件信息轉變成文本的方式進行存儲。文本錄入存儲后再進行建立完備檢索系統。檔案的全文索引的方式對全文庫當中文字逐字的檢索，不進行編字詞索引，這一檢索的方式就比較迅速。另外，就是通過以上的兩種模式進行有機綜合，這樣在使用的時候就能夠有效對文本格式存儲檔案全文庫實施檢索，能查找到需要內容之后進行調閱這一文本內容對應的圖像頁面，這對檔案文件的原貌觀看就提供了方便。進行檔案全文數字化方案的規劃過程中，要充分注重從幾個層面認真考慮，擬數字化檔案數量和類型要充分的考慮，以及對數字化的技術以及發展和檔案潛在的查詢需求等方面加以明確。endprint

充分注重對檔案全文庫的完善建立，滿足實際的應用需求，檔案的全文庫系統的功能中，存儲以及組織管理數字化的檔案信息都是比較突出。檔案的全文庫建立比較復雜，在當前還處在發展的初期階段，進行全文庫的建立，如此才能加強多樣化類型格式多媒體檔案信息獲得能力，將計算機技術科學應用，提高信息傳輸的效率以及轉換能力[5]。能夠有獨立內容的數據管理功能，構建完善的檢索系統，提高跨庫訪問以及查詢功能的有效充分發揮，在權限管理的效率也要能有效提高。

（二）檔案全文數字化的發展策略

檔案全文數字化的發展，要充分注重運用科學的策略，筆者就此提出幾點發展策略：

第一，加強檔案全文數字化標準規范建設。檔案全文數字化工作的質量水平提高，就要充分注重標準規范化的建設工作實施，要嚴格的按照檔案工作業務建設規范的相關要求進行開展工作，涉及到檔案的內容就要分類的加以設置，將檔案實現全文數字化，避免重復信息的現象。對于比較重要的內容要全面的實現全文數字化，如同級的黨委以及黨委組織部等人事任免以及獎懲通知等進行建立數字化的檔案。在涉及到相應的機構設置以及干部人事的編制等方面的文件材料，也要能夠形成數字化的檔案管理信息，在形成檔案全文數字化的過程中，要從多方面進行考慮，使之能體現出規范標準化。

第二，加強檔案全文數字化人才隊伍建設。檔案全文數字化的進一步發展，要充分注重方法的科學應用，在發展的策略上也要體現出科學性，這就需要將檔案數字化的管理人才隊伍建設工作進一步加強，凝聚大批的高素質的計算機人才，大力開發數字化的檔案管理人才資源，只有走強檔之路，才能促進我國的檔案數字化管理的水平提高[6]。培養檔案全文數字化人才，就要從多種渠道共同實施，建立完善專業人才引進培育的體系，積極的開發內部的人才資源，并充分注重利用空余時間加強檔案管理人員的技能培訓，從而滿足實際的工作要求，這樣才能更好的履行好自身職責。提高檔案全文數字化的工作水平，就要加強檔案管理人員的專業考核，聘任的時候能選擇專業技能水平高的人員，能和檔案全文數字化的工作需求相契合，并注重安全保護工作的順利開展。不斷的提高數字化檔案管理人才的綜合素質，強化其服務意識，對檔案管理中的一些問題能夠及時性的解決。

第三，注重檔案全文數字化信息安全保護和轉變工作。檔案全文數字化的工作開展過程中，會面臨諸多的內容，這就需要從多方面進行考慮，將電子公文歸檔以及紙質文件電子版的保存轉換工作按照要求做好。如比較常見的電子印章以及電子簽名等，這些都是紙質文件電子版的內容，在進行管理過程中，就要注重格式的轉變和保存。不同類型的檔案信息類型要采取不同的方式進行歸檔管理。只有從這些基礎層面進行加強重視，保障規范操作，才能有助于檔案全文數字化工作的效率和質量提高。

第四，充分保障檔案全文數字化設備的安全保障。檔案全文數字化的工作開展中，對相應的數字化設備的應用是比較關鍵的，這也是實現現代化檔案管理的重要基礎設施支持。檔案數字化的管理是新時期檔案管理的重要方向，這一工作的開展，就要將計算機等基礎設施的支持，只有從這些層面得到了保障，才能促進檔案全文數字化工作順利開展，所以在這一環節的質量控制和安全保障工作的實施要加強重視。

三、結語

綜上，檔案全文數字化工作的開展涉及面比較廣，這就需要從多方面進行考慮，保障檔案全文數字化管理的整體水平提高。在通過此次對檔案全文數字化建設的現狀以及發展的策略等理論的研究下，就能為實際的工作提供相應參考依據。

參考文獻：

[1]吳家琦.檔案資料數字化工作存在的問題及對策[J].蘭臺世界.2016（14）.

[2]馬志玲.檔案全文數字化工作之我見[J].山西檔案.2015（S1）.

[3]張俊玲，朱姍姍，宋莉萍，柏琳.檔案數字化工作的思考[J].檔案.2016（06）.

[4]鄭鷗.關于檔案全文數字化工作的思考[J].中國檔案.2015（02）.

[5]周昌平.基層館藏檔案數字化工作之理性思考[J].檔案與建設.2016（12）.

[6]智璐璐.淺談檔案館數字化工作的總體規劃[J].湖北檔案.2015（09）.endprint