淺談?wù)型稑?biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的管理

摘 要：就招投標(biāo)的業(yè)務(wù)檔案而言，就是對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的活動(dòng)所進(jìn)行的客觀記錄，在招標(biāo)采購(gòu)的交易活動(dòng)中是重要的組成部分，也是招標(biāo)活動(dòng)依法開(kāi)展的主要依據(jù)。在招標(biāo)采購(gòu)電子化的快速推廣下，也產(chǎn)生了電子檔案的管理模式，這種方式會(huì)逐漸地取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的工作中，怎樣更規(guī)范地工作，會(huì)對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)的開(kāi)展和行政監(jiān)督的管理，尤其是交易的監(jiān)管工作具有十分重要的作用。但是，在電子檔案的管理工作，難免會(huì)出現(xiàn)一些突出問(wèn)題，本文就對(duì)招投標(biāo)中電子檔案的管理進(jìn)行探討，分析其管理工作的意義和現(xiàn)狀，并針對(duì)一些突出問(wèn)題，提出一些解決辦法，以供參考。

關(guān)鍵詞：招投標(biāo)業(yè)務(wù)；電子檔案；管理問(wèn)題；解決措施

作為對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的活動(dòng)所做的真實(shí)記錄，招投標(biāo)業(yè)務(wù)的檔案是具有重要作用的檔案資料，相關(guān)部門(mén)必須要對(duì)檔案妥善地保存。在對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的電子化進(jìn)行大力推廣下，將會(huì)對(duì)以往的紙質(zhì)檔案逐步減少，而對(duì)電子檔案的管理工作進(jìn)行完善，也對(duì)提升電子化的招投標(biāo)水平有著重要的促進(jìn)作用。

1 招投標(biāo)的業(yè)務(wù)檔案具有的重要意義

對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)的流程所記錄的文件，就是其環(huán)節(jié)的辦理結(jié)果，也是下一個(gè)環(huán)節(jié)的依據(jù)，存檔的檔案內(nèi)容應(yīng)該是客觀記錄交易活動(dòng)的內(nèi)容。招投標(biāo)的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)該對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行記錄：招標(biāo)采購(gòu)的活動(dòng)主體、參與方式能否具備條件要求；文件內(nèi)容能否能否滿(mǎn)足招投標(biāo)的要求和規(guī)定；審批備案能否遵守程序；評(píng)價(jià)結(jié)果能否做到公正、公平。對(duì)于招投標(biāo)的業(yè)務(wù)檔案，其管理工作是要服務(wù)于交易主體的，以幫助監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督管理，也對(duì)維護(hù)相關(guān)者以及公共利益，尤其是為政府對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的管理、監(jiān)督提供依據(jù)十分的重要。

2 其管理工作的現(xiàn)狀

在相關(guān)規(guī)定中明確到，采購(gòu)人和采購(gòu)機(jī)構(gòu)要對(duì)政府采購(gòu)中每項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)采購(gòu)文件進(jìn)行妥善保存，不能對(duì)其變更、偽造、或者銷(xiāo)毀。而保存采購(gòu)文件的期限是從采購(gòu)結(jié)束開(kāi)始，至少要保存十五年。而對(duì)于招投標(biāo)業(yè)務(wù)的傳統(tǒng)檔案，主要是紙質(zhì)的，這樣就導(dǎo)致保存、管理、借閱都不方便，而且因?yàn)閱挝徊粔蛑匾暀n案的管理工作，對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員配備也不重視，就導(dǎo)致檔案的存儲(chǔ)環(huán)境較差，檔案會(huì)經(jīng)常發(fā)生霉變、蟲(chóng)蛀、甚至是丟失。

3 其管理工作中的主要問(wèn)題

1、管理較落后，水平比較低。對(duì)于招投標(biāo)的業(yè)務(wù)檔案來(lái)講，其管理模式比較落后，基本都是手工整理，并且隨意堆放，導(dǎo)致查找時(shí)就很麻煩；而手工檢索的效率不高；對(duì)檔案編排檔號(hào)沒(méi)有做到規(guī)范，就造成了組卷混亂、缺少目錄的現(xiàn)象；檔案的管理制度還不夠健全，并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，基本都是靠管理員的個(gè)性、經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理，都是流于形式，來(lái)應(yīng)對(duì)檢查。

2、檔案管理量較大，難度較高。在招標(biāo)采購(gòu)的快速發(fā)展下，一些單位或者是代理機(jī)構(gòu)，它們業(yè)務(wù)檔案的資料是非常的龐雜，就為檔案的管理工作增加了工作負(fù)擔(dān)。而且因?yàn)楸４嫫诘囊?guī)定，就給代理機(jī)構(gòu)在檔案管理上增加了壓力，也沒(méi)有足夠的財(cái)力、人力對(duì)管理進(jìn)行規(guī)范，就導(dǎo)致檔案的雜亂堆放，發(fā)生霉變、蟲(chóng)蛀，甚至丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3、不夠完整、缺漏較多。對(duì)于招投標(biāo)業(yè)務(wù)的歸檔檔案，應(yīng)是對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的活動(dòng)進(jìn)行完整的記錄，要包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、開(kāi)標(biāo)、中標(biāo)、合同簽訂這些環(huán)節(jié)的文件材料。但在實(shí)際保存中，很難達(dá)到一應(yīng)俱全，尤其是投標(biāo)文件，在主要使用傳統(tǒng)的招標(biāo)采購(gòu)方式的情況下，是不可能將所有紙質(zhì)的投標(biāo)文件保存入庫(kù)，特別是對(duì)于投標(biāo)量大、人多的項(xiàng)目，就更加的困難了。

4 招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的具體管理措施

1、要對(duì)電子檔案的保存年限以及歸檔范圍進(jìn)行規(guī)范。招標(biāo)活動(dòng)中會(huì)有不同的投標(biāo)人、招標(biāo)人、代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)等單位，而形成所需存檔的資料和文件也都不一樣，若有“有問(wèn)必檔”的要求就會(huì)給檔案管理帶來(lái)更大的壓力。尤其是有保存期“十五年”的規(guī)定，這對(duì)具有大量業(yè)務(wù)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)和交易的服務(wù)單位是一個(gè)非常大的考驗(yàn)。所以，一定要先對(duì)歸檔范圍以及保存年限進(jìn)行確定，以進(jìn)行全程的管理控制，保證業(yè)務(wù)檔案能夠完整。

2、對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵點(diǎn)準(zhǔn)確記錄。要對(duì)電子招標(biāo)中業(yè)務(wù)審批、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、中標(biāo)等這些關(guān)鍵活動(dòng)，進(jìn)行及時(shí)地整理，并做好真實(shí)記錄。

3、對(duì)電子文件進(jìn)行的貯存保護(hù)。因?yàn)殡娮有畔⒑洼d體能夠分離，導(dǎo)致文件信息存在被刪改、盜竊、銷(xiāo)毀、病毒感染這些可能，而當(dāng)前階段的主要保護(hù)措施有數(shù)據(jù)加密、防火墻、數(shù)字印章、存取權(quán)限的控制等，電子文件的解密技術(shù)以及加密技術(shù)都會(huì)繼續(xù)發(fā)展，對(duì)電子文件的信息進(jìn)行保護(hù)，使其不受到損害，就是電子技術(shù)的重要發(fā)展課題。對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子文件，他們的載體介質(zhì)是有使用壽命的，所以，要將介質(zhì)保質(zhì)期已到，而保存期未滿(mǎn)的電子文件進(jìn)行備份。

4、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件識(shí)別。在經(jīng)過(guò)不斷地發(fā)展，硬件技術(shù)、電腦軟件，及其應(yīng)用技術(shù)都在不斷地創(chuàng)新和提升，而電子檔案作為歷史的見(jiàn)證，怎樣使檔案在被調(diào)查時(shí)可以被識(shí)別，就成為了不可忽略的問(wèn)題。一些應(yīng)用軟件能夠兼容版本過(guò)低的文件，但有一些軟件不能，甚至一些軟件已經(jīng)被淘汰不再出現(xiàn)了；在硬件上，當(dāng)前計(jì)算機(jī)基本都沒(méi)有配置軟驅(qū)，而對(duì)許多年前的軟件可能就已無(wú)法對(duì)電子文件進(jìn)行識(shí)別。因此，要對(duì)考慮到一定時(shí)期所產(chǎn)生的電子檔案和應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件之間兼容性的問(wèn)題，以保證電子文件的客觀性、可讀性。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，其行業(yè)當(dāng)下的趨勢(shì)就是電子化的招投標(biāo)，而且是勢(shì)在必行的。而電子化的檔案管理就是其中十分重要的部分，也是對(duì)檔案的管理學(xué)所進(jìn)行的拓展。所以，對(duì)電子檔案的管理制度進(jìn)行完善，保證電子檔案的安全性、完整性，并可以有效地檢索和識(shí)別，做到招投標(biāo)的檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，以滿(mǎn)足信息技術(shù)發(fā)展的要求，對(duì)電子檔案的管理工作起到足夠的重視并做好，是可以促進(jìn)提高電子招投標(biāo)的業(yè)務(wù)發(fā)展水平的。而本文主要是闡述了招投標(biāo)的業(yè)務(wù)檔案所具有的重要意義；并分析了檔案管理工作的現(xiàn)狀；找出了其中的一些突出問(wèn)題，這些問(wèn)題主要包括了檔案管理工作較落后，水平比較低，檔案的管理量較大，難度較高，歸檔檔案不夠完整，缺漏較多這些問(wèn)題；又對(duì)此推出一些建議，說(shuō)明了電子檔案管理中的具體實(shí)施方法。這就是本文對(duì)招投標(biāo)業(yè)務(wù)中電子檔案管理工作所進(jìn)行的全部研究，以期為相關(guān)工作者提供幫助和參考依據(jù)，以促進(jìn)招投標(biāo)業(yè)務(wù)中檔案管理工作的有效提升和快速發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

章寧康（1985-），女，漢，江蘇丹陽(yáng)，本科，江蘇省丹陽(yáng)市公共資源交易中心，研究方向：檔案管理。endprint