淺談高校基建檔案管理工作

馮家富

摘 要：高校基建檔案是學校進行建設活動的重要材料，記錄了學校工程建設的全部過程，能夠反映出學校的發展和建設面貌。基建檔案比工程建設的建筑實體保存時間更長，屬于高校進行工程維修、管理和擴建的重要檔案依據。本文分析了高校基建檔案對于高校發展起到的重要作用，指出了目前高校基建檔案管理工作的現存問題，重點探討了高校基建檔案管理工作的開展措施。

關鍵詞：高校；基建檔案；檔案管理

隨著我國社會高等教育的不斷發展，我國高校的基本建設也不斷完善，近些年來我國的高校基建投資力度越來越大，高校包含的工程建設項目也越來越多，隨之就產生了大量的建設工程竣工檔案資料。基建檔案資料的管理和保存對于學校建設的后期維護工作非常重要，確保高校基建檔案管理工作水平，能夠有效推動高校的穩定運行和發展。

1 高校基建檔案對于高校發展的重要意義

（一）高校基建檔案能夠反復使用

基建檔案全稱為基本建設檔案，主要是工程建設過程中的規劃、設計還有施工維護環節中形成的檔案資料，高校的基建檔案中還包括有舊房改造、功能變化、校區開發等檔案。檔案屬于歷史的記錄和還原，高校的基礎建設如果在后期有擴建、維修和改建等施工需求時，那么擁有完整的基建檔案能夠有效加快工程施工速度，重復使用的同時能夠節省更多的人力物力消耗，從而提升工程建設效率。高校具備的基建檔案跟其他的工程建設檔案一樣能夠反復進行使用。

（二）基建檔案室高校建設管理工作憑證

高校的基本建設檔案中包含有自建校以來所有工程使用文件和圖紙記錄，其中有很大一部分屬于后期工程維護保養的重要依據，例如說基本建設工程的項目任務書、批復文件、可行性文件、工程規劃、工程征地還有工程計劃投資等各類文件，其中詳細的記載了高校工程建設的歷史情況。

（三）基建檔案在高校建設中具備增值作用

通過應用基建檔案，能夠直接或者是間接地在高校各項生產實踐和經濟活動當中起到增值作用。基建檔案主要能夠為后期工程的檢修、維修還有使用起到憑證的作用，尤其是工程發生破壞或者是需要改建和擴建時，需要完整的基本建設檔案來發揮出查考和憑證的重要功能。

2 我國高校基建檔案管理現存問題

（一）觀念問題有待改善

我國高校的基建部門以及相關領導人對于基建檔案的管理工作認識度不足，檔案管理部門的宣傳力度不夠，導致工作中很多工作人員都檔案保管意識淡薄，在建筑工程建設竣工之后，建設資料就被隨意的鎖在了柜子當中，隨著工作人員的更換還有保存位置的挪動，很有可能發生資料丟失現象。一部分高校基建部門對于檔案管理工作重視不足，認為材料就是放在手邊翻閱一下就可以了，檔案管理工作人員往往身兼數職，需要在平時負責其他工作內容，并沒有專門的管理人員進行整理，甚至很多工作人員連基建項目資料的具體內容和類型有哪些都不知道，更不要說按照相關規定進行檔案整理了。

（二）檔案管理制度不夠嚴格

目前我國很多高校都沒有制定出關于基建檔案的管理制度，還有一部分高校的檔案管理制度基本上都沒有詳細的要求，都只有大致的框架，并且年底的工作計劃和崗位責任考核中都沒有把檔案管理工作加入到其中。各個高校的檔案范圍都包含有基建檔案，但是很少有高校會按照檔案管理制度來規定基建檔案的歸檔范圍，檔案歸檔是有一定的時間限制的，需要在竣工之后三個月之內進行歸檔，但是如果在工程竣工檔案歸檔過程中出現有人員或者是經費問題時，基建檔案的移交過程變得復雜，這是否非常容易發生檔案丟失散落現象。

（三）歸檔基建檔案質量有待提升

通過調查顯示，現具有的已經歸檔的基建檔案普遍質量不高，例如說圖紙清潔程度不足，歸檔檔案不夠整齊等，還有很多圖紙甚至不是原件而是復印件，復印的字跡非常潦草幾乎不能識別。檔案信息化工作也普遍不夠完善，一部分學校只針對了目錄進行整理，通過使用檔案管理系統只能夠搜索到目錄，但是卻沒有相應的文字內容和稿件圖片，一部分高校具備的檔案管理系統是單機類型，需要查錄文檔時需要到檔案管理部門進行查詢。

3 高校基建檔案管理工作開展策略

（一）加強檔案部門的工作意識

檔案管理工作的主要目的是把檔案能夠重新利用起來，但是在工作中不難看出，基建檔案的利用幾率并不是很大，其中很大一部分原因是檔案管理的基礎工作比較薄弱，工作人員往往都是被動的而進行檔案管理，制約了檔案利用工作的有效開展。高校目前已經針對各種檔案進行統一管理，檔案管理制度也在不斷地完善，檔案管理部門中的檔案數量也在直線上升，檔案部門也會針對現有的檔案進行突擊整理，這些工作表面上看提升了檔案管理工作質量，但是實際上檔案質量并沒有得到提升，對于基建檔案資料的利用價值認識還是不夠完善和全面。

（二）制定出完善的高校基建檔案管理制度

高校的基建檔案歸檔范圍基本上都是按照《城建檔案管理規定》進行的，從某種角度上來說，這樣更加規范也更加齊全，但是在檔案實際應用過程中，其實并不是所有的資料都是可以利用的，因此高校的基建檔案管理需要尋找自己的歸檔范圍，既能夠減少檔案管理工作難度，同時又能夠保障檔案的利用效率能夠有效提升。

（三）成立特殊時期的高校基建檔案管理方法

除了高校的日常基建檔案管理制度之外，還需要設定出特殊時期的基建檔案管理工作制度，例如說學校發生合并的特殊時期。在學校進行合并期間，一定要重視基建檔案管理工作，我國對于合并過程中的檔案管理工作有明確的要求，需要“堅持集中統管原則，確保檔案的安全保密。”高校在跟臨近學校進行合并時，首先需要把基建檔案的實體相對的集中起來進行人財物融合。如果是距離較遠的學校發生合并，則需要把思路進行集中融合，在管理體制上首先一定要進行統一管理，按照有利于提供利用和指導收集原則進行區別對待。

4 結束語

高校的基建檔案管理工作是高校基建部門還有檔案管理部門的重要工作內容之一，高校的建設管理離不開基建檔案，基建檔案既能夠真是的反映出學校建設過程，同時也能夠成為高校建設發展的重要依據。特別是在高校發生合并情況下，一定要加強基建檔案的保存和管理。基建檔案屬于高校發展的寶貴財富，因此在檔案管理工作中一定要確保基建檔案的完整性和準確性，提升工作人員工作素質，促進高校基建檔案管理工作可持續發展。

參考文獻

[1]曹陽.淺談高校基建檔案資源的管理與開發[J].城建檔案，2016，（01）：40-41.

[2]趙東來.淺談高校基建檔案管理工作[J].才智，2014，（32）：206.

[3]劉溪.新形勢下對我國高校基建檔案管理工作的研究[J].科技創業家，2013，（18）：249-250.

[4]王爍.淺談高校基建檔案管理工作[J].城建檔案，2012，（06）：57-58.

[5]付立彬，付曉彥.新形勢下高校基建檔案管理的探討[J].山西建筑，2010，36（03）：210-211.

[6]李君，陳建群.高校基建檔案管理中存在的問題與措施[J].湖南醫科大學學報（社會科學版），2009，11（04）：74-75+113.

[7]李江榮.高校基建檔案管理存在的問題及對策[J].畢節學院學報，2007，（03）：111-114.endprint