公證信息化建設探討

摘 要 信息化是不可逆轉的潮流，公證信息化建設的意義在于效率提升、破除溝通障礙，豐富公證人的知識結構、公證流程改造和體制改革。公證信息化建設需要放在信息化生態環境之中，從信息技術和信息資源兩方面入手，內在要求是優化公證法律資源配置。其面臨的體制、過度營銷、實踐偏離、檔案利用不足等困境，采取迭代、共享、合作、產權明晰、保留核心體驗等應對策略。

關鍵詞 信息化 意義 信息技術 信息資源 建設內容

作者簡介：劉煒，云南省昆明市明信公證處公證員，研究方向：公證信息化及實務。

中圖分類號：D926.6 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.01.316

一、信息化是不可逆轉的潮流

國務院《國家信息化發展戰略綱要》（2016）對信息化的定義是充分利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經濟增長質量，推動經濟社會發展轉型的歷史過程。互聯網法院、檢察院網上辦案方興未艾，《民法總則》的頒布實施以及互聯網生態下的信息化進程實例，給公證這一古老而又全新的行業帶來了新的挑戰和機遇。再放眼全球的政治、經濟、文化、社會生活，信息化帶來的變革已深入骨髓，大勢之下必須順勢而為。

信息化=信息技術（包含思維和生產、管理創新手段）+信息資源。信息化具有簡單、易得、互動、共享、便捷、演化、流通等特點，信息化的建設需要在具有前瞻性的信息化生態環境下進行，現下和未來一段時間的信息化生態環境就是“互聯網+人工智能+便攜終端”。

二、公證信息化的意義

（一）節約成本，提高效率

信息能真正創造財富是因為它拆分了集約化成本，可以精確的預測和決策。信息化減少獲取不對稱信息的投入，提高信息使用效率，節約當事人成本和公證生產成本，節約即是貢獻。應用信息技術來分析，可以提高投資效率，促進生產率的提高。

（二）破除溝通障礙

信息化創造通透、無客觀隔閡的社會生活環境。首先解決的是單打獨斗的問題，形成扁平化合作，合作才能從孤島走向廣博。其次是實現交往的順暢，最后是營造一種輕松、平行、共融的秩序。公證不能也不應該是孤立的法律服務職業體。

（三）改造公證人知識結構

信息化減少了公證人對簡單事務的投入，有更多時間關注更高級的思維或理論上的問題。同時讓公證人擁有靈活的獲取知識的渠道，豐富法律邏輯層次和社會經驗，增大了自我驅動改進的可能性。為適應信息化社會的需要，將傳統“熟人”社會的道德要素轉變為“陌生人”社會的技術和能力。再就是培養公證人的想象力，強化風險的管理意識。

（四）改造公證程序

信息化打破了封閉的活動程序，創新活動程序，精確衡量程序和結果兩種法律資源的配置比重，讓程序更明確，更符合現實，讓公證程序對可能發生的變化做出智能反應。

（五）進一步推進公證體制改革

公證體制改革最需要的是去行政中心化，去除資源的行政壟斷，參與到市場的公平競爭中來。公證的職業后盾從“權力”轉變到“權利”。信息化解決信息不平等的弊端，創造自由磋商空間，從而干預權責理性分配。

三、公證信息化建設的內容

公證信息化建設要從信息技術和信息資源兩個方面入手。實操中的各種表象，需要公證在信息化建設中堅持本質，即必須處在前文所述的信息化生態環境中，在信息技術和信息資源上下功夫，讓開發、利用的一切行為符合上述信息化的特點，一旦不符合就需要頓足、回顧和調整。

（一）公證信息化建設首先需要解決二個認識上的問題

1.信息化和運用信息技術不是顛覆傳統價值。公證的傳統價值是以正義、誠信、秩序、安全和效率為內涵的法律價值和社會價值。信息技術的應用強化效率價值的外在表達，并保障安全；加快速度變更交流渠道，保障秩序；節約成本改變結果載體，保障合法有效；公示流程促進信息交互，保障信息對稱的公平；凝聚流量構建營銷環境，保障誠信的基礎。

2.簡單的物理性改革不能成為有效的信息化。將公證法律服務從線下搬到線上不是完整的信息化，將信息化手段作用到公證業務的對象上如網絡證件保全也不是完整的信息化。公證信息化是運用信息技術，創造新的服務和產品、革新公證程序、改良證據來源和產品輸出的渠道。

（二）公證信息化建設的內容

公證信息化的內在要求是優化公證的法律資源配置，它包括了不同的主體、客體、權利、義務、責任、法律程序、價值判斷、法律后果等。要實現公證法律資源的優化配置就需要在“互聯網+公證”、產品信息迭代、人工智能公證和專利建設四個內容上進行公證信息化建設。

1.“互聯網+公證”。是應用互聯網的開放、演化、共享等思維，通過互聯網技術，將不同渠道的信息資源歸集應用。在此方面主要體現在各渠道的信息資源共享如婚姻登記、工商登記、學歷登記、遺囑查詢、身份證真偽查詢等，也就是運用互聯網解決公證的信息來源和作業方法的問題。與此同時公證機構也需要具有互聯網的思維，不僅是拿來用，更重要的是拿什么給其他人用。比如遺囑公證數據庫、財產分割數據庫、收養公證數據庫、繼承親屬關系庫等等，這些就需要公證機構在數據庫上的積累和長期建設。

2.產品信息迭代。是應用信息技術擴展產品的功能和產品價值層級。德國提出工業2.0計劃，產品的生命周期臨近時，要么迭代更新進入到新的生命周期，要么滅亡，公證法律服務產品亦然。傳統的證明服務是公證的存在本因，但如果一味停留在證明之上，只能是“壽終正寢”。這就需要應用互聯網思維和產品的迭代思維，應用信息技術改造公證流程，創造行的公證法律服務。

3.人工智能公證。人工智能是研究模擬人類思維之系統和器具的學科。人工智能公證是將機器能做的事從人手中分流，讓人有更多時間來做更重要、更具主觀能動性和更有價值的思考，提高做事的過程和結果品質，促動人類挖掘智慧潛力，制定出更高的人工智能標準。endprint

4.專利建設。知識產權是GDP重要的組成部分，也是最有價值和潛力的部分，但傳統專利利用制度將專利權利保護和利用割裂。

四、現階段公證信息化建設的主要問題和困惑

（一）體制滯后的障礙

未徹底改革的體制成為市場化道路的天然阻隔，競爭和信息化建設主動性缺失。剛性程序規則和模板機械性讓個案的創新空間狹小，法律方法和經驗運用能力弱，無法培養新技術探索意識。傳統的操作習慣讓公證信息獲取能力有限，亦不能形成自己的信息資源，故而談不上與其它主管部門進行信息共享。

（二）對“信息化”的解讀過于單一

片面的認為公證信息化簡單拆解為“公證+互聯網”或“互聯網+公證”，就是坐等別人的信息拿來用，而未體現自己的信息資源價值。

（三）信息化實踐不透徹

僅是簡單的物理化，將線下的東西搬到線上，將線上保全的內容從紙質化變為電子化，將支付方式從現金變為網絡支付。這些只是表象的東西，實質的內容應是改變經營方式，培養新的消費習慣以及獲取客戶的渠道。

（四）過度投入營銷，宣傳成本浪費

營銷沒有目標性，多數是針對業內從業人員，而不是真正的需求客戶群體或者沒有特定的客戶群體指向。公證信息化營銷模式千篇一律，你有個微信公眾號，我就要有個，你有個理論期刊我就要上一個，你有個沙龍活動我就必須搞一個，重復性的沒有內容的營銷容易造成部分受眾審美疲勞而流失，未能體現內容為王的營銷本質。其次就是把宣傳當成一項任務，重復勞動，成本投入大。

（五）主體硬件局限及使用率問題

公證處進行信息化改革的硬件條件難以通過自身財力建設，必須依賴技術主體或行業的支持，但后者往往不看重這一領域的投資或合作。公證機構即便有能力獲得相關設施和工具，或者研發相關系統， 由于業務功能限制，相應的使用率并不高。公證處畢竟是傳統行業主體，無法向技術型主體靠攏。

（六）檔案儲存和使用能力差

傳統的公證業務停留在紙質檔案上，不但占用大量存儲空間，還需要支付高昂的檔案場所租賃費、保管費、建設費。調取流程長，檔案信息未能轉換和提取，信息幾乎完全沉沒在實物卷宗之中。

五、公證信息化建設的策略

公證信息化建設的策略總體而言就是運用信息技術調整如下系統結構：一是證據材料獲得及核查的供應來源；二是改造流程和生產技術方法；三是創造高附加值的服務層次；四是提供組合型公證法律服務的產品；五是打造社會和市場認可的私益管家市場。為實現上述系統結構的調整，筆者認為需要做如下策略工作：

（一） 迭代發展的意識

信息化的目的是促進公證產品和服務的升級，單一的證明論已不能滿足信息化的需求，關鍵在于與其它信息資源產生方或提供方進行融合。此方面可以合法收集和利用現有的法律信息和商業信息，篩選、分類、歸集和提煉。

（二） 以創造附加值為目的的運用信息技術

首先，實現公證文書的標準化，改變流程通道，盡量實現公證文書電子化，在不能實現電子化時至少減少公證文書的返工和出錯率。其次，可以建立交易的意向平臺，提供撮合的法律服務，增大交易的可能性和拓開交易的渠道。最后，建立公證誠信及評價體系，提供履約監督服務。

（三） 建立共享的公證數據庫

可行的數據庫包括但不限于如公證員資料庫、公證文書數據庫、遺囑數據庫、財產分割數據庫、委托核查平臺、知識產權信息庫、公證質押或抵押登記數據庫、公證知識庫、虛假證明“黑名單”等。區分對外公開與行業內公開，提供精準檢索或人工智能答復。

（四）加強與商業技術公司的合作，明確知識產權歸屬

借用已有的技術降低犯錯的成本，公證主導、產權明晰、共同開發利用。產權和技術采購明晰，注意商業信息取得的合法性和隱私保護。規模化運作客戶管理系統、產品及服務認知系統、培訓系統、人力資源管理系統。

（五）研究無紙化辦公或電子化公證證書使用的可行性

將紙質的公證文書電子化，減少成本投入，讓信息多跑路。在不放棄面簽的前提下，將文件簽署電子化。嘗試提供傳統公證證明之外的法律文書電子憑證如盡職調查意見、咨詢結論、法律意見書、履約報告等。研究電子化證書的法律可行性及效力。

（六）運用互聯網技術改造流程和解決證據來源問題

一是公證證據來源，二是公證作為證據是其它機構的材料證據來源。

（七）提煉公證檔案信息，強化檔案信息化建設

公證檔案是公證活動留下的最重要的信息資源，當事人的身份、婚姻狀況、財產狀況、家庭成員均是寶貴的信息資源，由此可以推導出當事人的交易習慣、生活背景，從而對開展業務及普法具有引導性指引作用。這方面主要是要花時間和精力進行檔案電子化轉化、分類和檢索目錄的編制。會保管更要會使用。

（八）保留核心體驗感和探索人工智能在公證領域的應用

引入和開發指紋認證系統、人臉識別工具、證據材料掃描報警系統、法條檢索系統、公證書核實系統、人力資源管理系統、公證專家系統、分段流程組合和調度系統、檔案調度系統、業務指標統計工具、反向邏輯推演系統、價格和投入衡量工具，加大人工智能在公證服務的比例。

六、綜述

1.信息資源是取之不盡用之不竭的一種存在，具有可開發性和可再生性，能夠被多次循環利用，信息技術的發展正是基于信息循環利用能力的提升，公證的信息化精髓也正在于此，所以公證檔案的信息化提煉和延續非常重要。

2.信息生態環境下，指明的是一種方向和一條道路，是一種迭代的過程，并不否認傳統的手段。體驗感不會被信息化及人工智能取代。公證的信息化建設不是面面俱到，而是根據業務類別和受眾不同而進行針對性改造。

3.公證信息化過程中的產權問題至關重要。

4.信息技術和信息資源是緊密相連的，信息技術不僅僅是技術的應用，還包括了管理思維、生產創新等，過度關注信息技術的技術性，可能會陷入成本黑洞，管理和技術需要同步。

參考文獻：

[1]段偉主編.公證原理與實務.法律出版社.2014.endprint