現代企業檔案管理工作的信息化建設探析

謝佳辰

摘要：在企業的發展過程當中，科學有效地做好檔案管理工作是提升企業綜合管理水平的題中應有之意，本文主要探討現代企業檔案管理工作的信息化建設。

關鍵詞：現代企業；檔案管理；信息化

企業檔案管理工作是企業日常管理體系的重要組成部分，通過對企業生產和運營過程當中所形成的相關價值文件以及資料，進行科學的保存與管理，有助于提升企業獲得持續的發展能力，因此本文探討現代企業檔案管理工作的信息化建設具有重要的現實借鑒意義。

一、現代企業檔案管理信息化概述

現代企業檔案管理信息化主要是指在企業日常的檔案管理過程當中，借助信息化的媒體來實現企業檔案管理的這種智能化數字化，通過企業檔案管理信息化來實現企業檔案資源的科學管理，為企業競爭力水平的提升提供必要的依據。

二、現代企業檔案管理信息化存在的不足

當前，在我國一些企業進行檔案管理信息化建設過程當中，由于諸多方面的原因存在著以下幾個方面的不足。

（一）觀念薄弱、關注缺乏

在企業檔案管理工作過程中，由于一些企業負責人并沒有從思想層面認識到企業檔案管理信息化建設的意義與價值，對企業檔案管理信息化建設缺乏必要的重視。尤其是在一些中小企業中，不僅缺乏必要的檔案管理部門，在相關的檔案管理制度方面也存在著一定的不足。這在一定層面上影響了企業檔案管理信息化水平的提升。

（二）企業檔案管理信息化建設發展不平衡

目前，在企業檔案管理信息化建設發展過程當中，由于企業發展水平的差異在檔案管理信息化硬件管理、軟件管理等層面存在著一定的差異，這種信息化建設發展的不平衡，在一定層面上影響了企業檔案管理信息化的踐行效果。有的企業在進行檔案管理信息化建設的過程當中，僅僅關注相應的硬件建設，對必要的檔案管理軟件缺乏必要的與時俱進意識，這在一定層面上影響了企業檔案管理信息化建設的進度與效果。

（三）缺乏宏觀指導統籌規劃盲目建設現象嚴重

企業檔案管理信息化建設應該是一個系統科學的過程，需要建立的宏觀指導統籌規劃的基礎上。可是目前，一些企業過于追求所謂的信息化建設目標，沒有對企業當前檔案管理中的具體問題進行具體分析，存在著盲目建設的現象，不僅影響了檔案管理信息化建設水平的提高，在一定層面上也影響了企業信息化管理資源的統籌與整合。還有的企業沒有從長遠的角度來對檔案管理工作進行系統的規劃，在檔案管理的具體實施過程當中存在著中心工作不突出，管理效率較低的現象。這些現象都從側面顯示出企業在檔案管理的信息化建設方面還有著很長的一段路要走。

（四）基礎條件薄弱技術資金不足人才建設不到位

在企業進行檔案管理工作信息化建設的過程當中，需要借助相關的專業人員以及必要的資金技術來實現綜合發展，目前我國一些企業由于基礎條件比較薄弱，在相關的人力資源儲備、資金投入方面存在著一定的短板，這在現實上影響了現代企業檔案管理信息化的建設水平。目前，從整體上來看，我國在檔案管理人才的培養質量與數量層面還存在著一定的不足，在一定層面上也制約了企業檔案管理信息化建設的發展。

總之，由于諸多方面的原因，我國一些企業在進行檔案管理信息化建設的過程當中存在的觀念方面、規劃方面、人才建設方面的不足，這些不足也將是今后我國現代企業檔案管理信息化建設改進的主要方向。

三、現代企業檔案管理信息化建設對策

在上文中主要對當前我國一些企業在檔案管理信息化建設中存在的問題進行了分析，在借鑒相關理論及實踐成果的基礎上，本文嘗試以問題為導向從以下幾個方面來探討今后現代企業檔案管理信息化建設的優化策略。

（一）樹立企業檔案信息化觀念

企業檔案管理工作不僅有助于保存企業重要的文件資料，對于提升企業知識資源的統籌與規劃，提升企業的核心競爭力也有著極為重要的現實意義。因此，在今后企業日常的運營和管理過程當中，企業負責人應該在思想層面高度重視企業檔案管理信息化建設，樹立企業檔案信息化觀念，不斷地加大對企業檔案信息化建設所需要的投入力度，為企業檔案信息化建設營造良好的氛圍。例如，煙臺南山集團將企業的檔案信息化管理納入企業重要的發展戰略。通過不斷的完善檔案信息化管理的組織建設、支持體系，該企業檔案管理工作取得了豐碩的成果，在企業發展戰略的制定以及綜合營運水平的提升等方面做出了不少的貢獻。

（二）加強對企業檔案信息化的規劃和指導

為了更好地促進企業檔案信息化建設的水平，在今后的企業檔案管理優化和升級過程當中，應該在國家相關部門頒布的企業檔案管理條例的指導下，不斷的在企業檔案信息化的規劃和指導方面進行系統的優化。一方面，結合企業自身的檔案管理實際制定相應的檔案管理政策和體系，為企業檔案管理信息化建設指明方向。在進行具體的規劃與指導的過程當中，應該充分發揮信息化的技術手段，促進企業檔案信息管理的科學化水平。另外，還應該從宏觀的頂層設計以及微觀的應用細節等方面來進行實施，從而為今后企業檔案管理信息化發展提供方向層面的指導。

（三）建立健全企業檔案信息化法律規章與標準

企業檔案信息化管理是一個科學系統的過程，需要建立在相關的規章與標準基礎上，一方面，企業應該從信息化時代的要求出發，不斷地按照現代檔案管理信息化的相關標準，提高企業檔案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企業應該完善相關的檔案管理監管制度，明確崗位負責制度，對于檔案管理中存在的問題第一時間進行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團在企業檔案信息化規章與標準的制定方面取得了不錯的成績。該公司嚴格落實國家制定的相關檔案保密制度，在此基礎上，結合公司自身的檔案管理需要，對檔案的登記制度、查閱制度等方面都進行了更加明確的制定，除此之外，還對電子檔案的相關系統進行升級與完善，最大限度的提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規章與標準層面的有益經驗值得推廣與借鑒。

四、重視企業檔案信息化人才建設

目前，在我國企業檔案管理信息化建設過程當中，影響其建設效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業應該從檔案信息化建設的長遠發展角度出發，不斷地加大對企業檔案管理信息化建設人才的引進力度，一方面，通過提供優良的條件來吸引檔案管理信息化專業人才的加入。企業可以積極的與高校進行戰略合作，根據企業檔案管理信息化建設的需要實施“訂單式”人才培養策略，為企業今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺，引導廣大企業檔案信息化人才，發揮出自己的聰明才智，為企業檔案管理信息化水平的提高貢獻出更大的力量。

總之，在今后的現代企業檔案管理信息化建設過程當中，應該不斷地從觀念層面、科學規劃方面、法律規章與標準制定方面以及人才建設方面進行系統的改進與提升，只有這樣，今后的現代企業檔案管理信息化建設才會不斷的朝向科學化方向發展。

五、結語

現代信息技術的飛速發展給企業檔案管理工作帶來了巨大的發展契機，如何利用信息化的手段來提高企業對檔案資料的收集、整理和開發是當前我國諸多企業檔案管理工作改進的主要方向。在企業檔案管理信息化建設的過程當中，需要企業充分認識到檔案管理信息化建設的意義，不斷的在制度層面、人員崗位設置等方面進行必要的優化與完善，從而促進企業檔案管理工作信息化建設水平的提高。

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（作者單位：長春黃金設計院有限公司）endprint