事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

張向陽

摘 要：在事業(yè)單位改革工作進行的過程中，各個崗位上工作人員的工作重心其實也逐漸發(fā)生一定變化，因此事業(yè)單位檔案管理領域中逐漸涌現(xiàn)出來更多的問題，針對檔案管理工作進行調(diào)整之后，就容易在任務交接的過程中出現(xiàn)一些問題，從而也就會對整個檔案管理工作流程造成一定影響。筆者依據(jù)實際工作經(jīng)驗及相關文獻資料的記載，詳細針對事業(yè)單位檔案管理領域中存在的問題進行分析，并提出一些應對措施，希望可以在日后相關工作人員對這個問題進行分析的過程中，起到一定借鑒性作用。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;解決措施;分析

一、事業(yè)單位檔案管理工作的研究背景

事業(yè)單位檔案管理工作起到的作用十分重要，會直接對事業(yè)單位的運行安全性及穩(wěn)定性造成一定影響。檔案是一種具備非常大價值的社會資源，因此逐漸得到我國人民群眾的重視，實際工作的過程中，只有在領導者予以檔案管理工作充分重視的背景之下，其他各個崗位上工作才會去了解檔案管理的重要性。針對事業(yè)單位檔案管理領域中存在的問題，提出一些應對措施，以便于可以對事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展做出一定保證，最終也就可以在我國社會經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的特征

（一）現(xiàn)實性強

事業(yè)單位人事檔案其實是將職工的各種類型資料明確記錄下來，這些資料當中記錄下來的內(nèi)容其實是十分真實的。其中主要包含的是職工的學習經(jīng)歷、入黨情況以及獎懲情況。這些資料對于事業(yè)單位來說其實是十分重要的，事業(yè)單位可以通過檔案可以各個崗位上工作人員的情況形成清晰的認識，將其當成是人事調(diào)動的具體依據(jù)，依據(jù)資料以及各個崗位上工作人員的表現(xiàn)，才能夠做出較為明確的決定。事業(yè)單位只有在對在職人員的詳細資料形成清晰的認識之后，才可以對后續(xù)崗位選聘及人才選拔等工作的順利開展做出保證。就是因為事業(yè)單位人事檔案本身具備比較強的真實性，才可以在各項選拔及聘用工作進行的過程中作為依據(jù)。

（二）檔案儲存環(huán)境的安全性比較強

現(xiàn)階段事業(yè)單位中各個崗位上工作人員的檔案一般都是用紙面形式記載下來的，并且是在電子網(wǎng)絡平臺當中錄入，以這兩種類型的方式來進行保存和管理。既可以規(guī)避某些信息被篡改，還可以預防紙質(zhì)檔案易損壞問題帶來的影響。現(xiàn)階段，信息化采集等模式基本上讓檔案信息管理的方式發(fā)生了根本的變化，還可以將電子方式儲存下來的信息打印出來，當成是紙質(zhì)檔案保存起來，上雙保險。為了能夠完全克服紙質(zhì)檔案易損壞這一特征，電子檔案信息實際上是可以儲存在電子移動磁盤當中，這種電子檔案本身占據(jù)的空間比較小，也不容易遭受到影響，并且還不會對儲存環(huán)境提出太高的要求。除去上文中所說的問題之外，對事業(yè)單位檔案管理人員提出的要求比較低，從而也就可以對事業(yè)單位檔案管理效率及效果做出一定保證，最終在我國事業(yè)單位發(fā)展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

三、事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案管理其實是各個機關事業(yè)單位的基礎性工作，在這里提及到的檔案管理實際上就是對單位實際運行過程中產(chǎn)生的各種類型的信息進行分類整理，以此為基礎將單位活動的記錄儲存下來，并提供相應的查詢服務。檔案管理工作依據(jù)單位性質(zhì)的不同，可以將其劃分為政府部門檔案管理以及事業(yè)單位檔案管理幾種。因為檔案管理起到的作用十分重要，我國明確推行相應的法律法規(guī)對檔案管理做出明確的規(guī)定。機關檔案工作是機關工作的重要構成成分，可以為提升機關工作效率及水平奠定堅實的基礎，也是保持機關歷史真實面貌的一項重要工作。

檔案管理之所以比較重要，是因為檔案管理是記錄使單位活動的歷史資料及證據(jù)，在我國事業(yè)單位管理逐漸向著制度化和規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變的過程中，單位日常工作的過程中，都是需要將各項活動的實際情況明確地記錄下來，將其當成是日后開展管理工作的依據(jù)。二十一世紀其實是一個信息時代，現(xiàn)階段我國已經(jīng)逐漸進入到大數(shù)據(jù)師弟啊當中，在我國社會不斷發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)逐漸演變?yōu)橐环N十分重要的資源，檔案管理則是會提供一定數(shù)據(jù)支持。所以事業(yè)單位檔案管理水平假如比較高，能夠在單位管理工作進行的過程中提供相應的數(shù)據(jù)，促使我國范圍內(nèi)各個事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上。

四、現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理體系規(guī)范性不強

目前某些事業(yè)單位檔案管理秩序的混亂性比較強，欠缺規(guī)范化的管理制度，檔案管理工作的效率不高，日常工作內(nèi)容不是十分明確，甚至都沒有編制統(tǒng)一的存檔制度，因為檔案管理制度當中存在一定缺陷，因此會導致很多優(yōu)質(zhì)資料丟失，從而也就會在我國范圍內(nèi)各個事業(yè)單位實際運行的過程中造成一定負面影響，事業(yè)單位信息管理和檔案管理之間的配合不是很好，檔案和信息之間的統(tǒng)一性難以得到保證，因此也就會對檔案的完整性造成一定影響，自然也就會在我國事業(yè)單位發(fā)展的過程中造成一定負面影響。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低

依據(jù)相關統(tǒng)計工作得到的結(jié)果可以得知的是，現(xiàn)階段我國已經(jīng)建成的信息檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量大致上是四千個，信息檔案數(shù)據(jù)庫的管理水平也比較高，但是其中的缺陷是內(nèi)容不是十分豐富，出現(xiàn)重復性問題的幾率比較高，換一種說法就是信息化資源的質(zhì)量仍然有待提升。并且已經(jīng)開放的綜合檔案資料不足總量的25%，數(shù)量非常少。所以信息化檔案管理水平較低，仍然有很大的發(fā)展空間。與此同時，信息化檔案管理工作進行的過程中，需要將計算機技術作為技術基礎。檢索效率和計算機檢索技術水平之間的關系十分密切。但是現(xiàn)階段我國范圍內(nèi)大部分事業(yè)單位雖然說已經(jīng)引進了檔案管理信息化模式，但是檔案管理人員實際工作的過程中，仍然會沿用傳統(tǒng)型手工管理模式，難以在實際工作的過程中熟練的應用信息技術，在此背景之下，計算機檢索技術的作用難以在檔案管理領域中充分發(fā)揮出來。

（三）離職人員沒有得到科學合理的安排

事業(yè)單位檔案管理工作進行的過程中出現(xiàn)工作人員離職問題之后，因為檔案管理離職人員并沒有得到科學合理的安排，因此會出現(xiàn)崗位空缺這種問題，會對事業(yè)單位的運行穩(wěn)定性及安全性造成一定影響，甚至還會導致事業(yè)單位蒙受不必要的損失，某些檔案管理人員實際工作的過程中，并沒有切實履行自身的各項職責，僅僅是為了應付差事而已，在此背景下檔案管理工作的作用自然沒有辦法順利發(fā)揮出來。

五、問題應對措施

（一）提升事業(yè)單位檔案管理工作的使用率

深化事業(yè)單位檔案管理領域中的改革工作，彌補傳統(tǒng)型檔案管理模式中的缺陷，并在現(xiàn)有的基礎上進行創(chuàng)新，成立獨立的事業(yè)單位檔案管理科室，派遣專業(yè)的檔案管理人員完成管理工作，與此同時，實現(xiàn)檔案管理工作的集中化，為了規(guī)避檔案分散這一問題熬成的影響，對事業(yè)單位檔案管理工作的效率做出保證。積極開展檔案管理信息化建設工作，科學合理的在檔案管理領域中使用較為先進的科學技術，切實提升事業(yè)單位檔案管理的開發(fā)利用水平，予以事業(yè)單位檔案管理工作充分地重視，以便于能夠讓檔案管理工作可以更好的為事業(yè)單位提供服務，促使我國范圍內(nèi)各個事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上。

（二）構建較為完善的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位在我國社會主義建設工作進行的過程中做出了突出的貢獻，科學合理地完成檔案管理工作，可以推動事業(yè)單位走上穩(wěn)定發(fā)展道路上。所以日后事業(yè)單位檔案管理工作進行的過程中，需要構建完善的檔案管理制度，切實依據(jù)我國檔案管理法規(guī)中提出的要求，并聯(lián)系各個事業(yè)單位的檔案管理制度，切實的對事業(yè)單位檔案管理人員的各項操作進行限制，爭取可以做到依法管理，依據(jù)各項規(guī)章制度中提出的要求辦理各項事務。以免檔案管理人員實際工作的過程中出現(xiàn)違規(guī)操作，以此為基礎自然可以對事業(yè)單位檔案及信息的安全性及真實性做出一定保證。

（三）妥善開展離職人員交班工作

事業(yè)單位檔案管理離職人員交接工作應當妥善完成，編制較為完善的交接班制度，及時對離職問題進行處理。在檔案管理人員離職之后，立即安排相應的交接工作，找尋合適的人員及時補充離職人員的崗位，對事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展做出保證。并且還應當和離職人員之間保持聯(lián)系，以免在實際工作的過程中出現(xiàn)問題之后難以及時地解決問題，對事業(yè)單位的運行安全性及穩(wěn)定性造成影響。除去上文中所說的問題之外，各個事業(yè)單位實際運行的過程中，還應當定期地對檔案的保存情況進行檢查，才可以及時將問題找尋出來，并使用適應性比較強的措施解決問題，妥善完成檔案管理工作，在事業(yè)單位日后開展人員調(diào)度等工作的過程中提供真實的依據(jù)，從而也就可以對事業(yè)單位各項決策的精準性做出保證，推動事業(yè)單位走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上。

六、結(jié)語

依據(jù)上文中的敘述可以了解到的是，在嶄新的形勢之下，事業(yè)單位管理部門應當充分重視檔案管理工作。定期組織一定數(shù)量工作人員參與到培訓當中，逐漸將各個管理人員的工作態(tài)度糾正，切實提升管理人員的綜合素質(zhì)水平，并且逐漸彌補現(xiàn)行檔案管理工作制度當中的缺陷，將離崗工作人員的任務及時的交接，以此為基礎對事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展做出保證，推動事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上，最終也就可以在我國社會經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

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