信息化背景下機(jī)關(guān)文書檔案管理

花再娟

【摘要】文書檔案管理在機(jī)關(guān)檔案管理體系建設(shè)當(dāng)中占有重要地位，在信息化背景下不斷加快改革發(fā)展步伐，加快了信息化的管理水平，也改變了過(guò)去單一化的人工管理模式。管理是機(jī)關(guān)文書檔案管理的必然趨勢(shì)，下面將對(duì)其管理方法進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】信息化背景;機(jī)關(guān);文書檔案;管理

在機(jī)關(guān)的創(chuàng)新改革進(jìn)程中，檔案管理在其中發(fā)揮的作用日益凸顯，同時(shí)和機(jī)關(guān)發(fā)展的契合度也在逐步提高。只有做好機(jī)關(guān)文書檔案的保管與利用工作，才能夠最大化發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今是一個(gè)信息化的時(shí)代，信息技術(shù)與機(jī)關(guān)文書檔案管理的結(jié)合程度逐步提高，也促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)。機(jī)關(guān)單位要革新管理思想，將信息化管理作為文書檔案管理創(chuàng)新的路徑，完善信息化管理策略。

一、樹立信息化管理理念

伴隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理亟須突破傳統(tǒng)的模式，融入大量信息化的管理技術(shù)與方法，從而有效減少人力耗費(fèi)，提高檔案管理的效率，最大化發(fā)揮文書檔案的應(yīng)用價(jià)值。而為了保證文書檔案信息化管理體系建設(shè)的成效，首先必須在思想觀念上進(jìn)行大力改革，而不是一味將傳統(tǒng)管理思想作為指導(dǎo)管理行動(dòng)的理念。第一，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)首先需要意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代和信息化管理背景之下推動(dòng)文書檔案管理的信息化改革已經(jīng)成為了必然選擇，只有將信息化管理和檔案管理進(jìn)行努力融合才能夠徹底改變過(guò)去單一化的管理模式，保證檔案管理的效率和質(zhì)量，為單位決策優(yōu)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)在思想上的轉(zhuǎn)變能夠?yàn)榻酉聛?lái)的信息化管理建設(shè)提供有效保障和支撐，同時(shí)還能夠起到一種模范帶頭作用，對(duì)廣大工作人員起到引領(lǐng)作用。第二，機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)信息化文書檔案管理工作的大力宣傳，使得全員都能夠了解信息化時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)的新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，也積極主動(dòng)參與到文書檔案的信息化管理建設(shè)當(dāng)中，形成強(qiáng)大的工作合力，保證數(shù)字化以及現(xiàn)代化檔案管理模式的最終形成。

二、構(gòu)建信息化管理平臺(tái)

信息化背景下，機(jī)關(guān)文書檔案管理已經(jīng)發(fā)展和進(jìn)入一個(gè)全新的階段，仍然沿用過(guò)去以人力為核心的管理手段和管理模式將限制檔案管理的發(fā)展，還會(huì)影響到檔案利用的質(zhì)量。所以，有效打造一個(gè)信息化的文書檔案管理平臺(tái)是非常重要的一項(xiàng)管理策略，而且在平臺(tái)的支撐之下可以更加規(guī)范有序地推進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。一個(gè)完整的機(jī)關(guān)文書檔案管理平臺(tái)，必須要包含以下幾個(gè)重要系統(tǒng)：第一，檔案加工系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)工作當(dāng)中產(chǎn)生的大量文書檔案信息進(jìn)行加工整理，完成檔案信息的收集、歸類、錄入等方面的基礎(chǔ)工作，減少人力耗費(fèi)，加快檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展水平。第二，檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。機(jī)關(guān)文書檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜多樣，需要有一個(gè)完善的存儲(chǔ)系統(tǒng)來(lái)建立一個(gè)完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為之后的信息查找與應(yīng)用打好基礎(chǔ)。第三，檔案保密與查詢系統(tǒng)。檔案管理的重要目的在于利用，而要想利用好檔案，就必須要保證查詢便利，所以必須要注意完善查詢系統(tǒng)。另外，為了保證檔案信息保密，要注意提高檔案的保密級(jí)別，開發(fā)相應(yīng)的安全保護(hù)軟件，合理設(shè)置查閱權(quán)限，確保機(jī)關(guān)的各項(xiàng)檔案管理信息能夠最大化地發(fā)揮作用。

三、提高管理人員的素質(zhì)

雖然在信息化背景下機(jī)關(guān)文書檔案管理可以依靠信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息化和智能化管理，提高檔案管理的自動(dòng)化水平，同時(shí)還可以減少人力耗費(fèi)，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，但是，檔案管理人員仍然是不可缺少的管理要素，如果離開了檔案管理人員的參與會(huì)極大程度上降低信息化檔案管理的質(zhì)量，也無(wú)法滿足實(shí)際工作的要求。對(duì)此，在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位除了要建設(shè)信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)信息化管理的宣傳力度之外，還必須對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)，特別是信息化素質(zhì)，使得他們能夠運(yùn)用多元化的信息技術(shù)和嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理技能最大化地滿足信息化時(shí)代的檔案管理需要。一方面，機(jī)關(guān)單位要不斷完善檔案管理者的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，使得他們?cè)诮逃嘤?xùn)的指導(dǎo)之下掌握專業(yè)檔案管理技能，與此同時(shí)，還需要完善他們的信息素養(yǎng)和道德素質(zhì)，打造復(fù)合型人才，使得他們的素質(zhì)結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。機(jī)關(guān)單位在信息化檔案管理人才的選拔過(guò)程當(dāng)中要制定完善化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，加強(qiáng)對(duì)人員的篩選和考核，確保每個(gè)檔案管理人員可以有效適應(yīng)信息化環(huán)境，為檔案管理工作作出突出貢獻(xiàn)。

信息化時(shí)代的到來(lái)為機(jī)關(guān)文書檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展和改革契機(jī)，也加快了檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化發(fā)展步伐，使得機(jī)關(guān)單位在處理各個(gè)工作事項(xiàng)以及作出相關(guān)決策時(shí)能夠擁有完善化的信息作為重要支撐。機(jī)關(guān)單位要想在信息化管理當(dāng)中取得實(shí)效，就必須樹立信息化的檔案管理理念，構(gòu)建完善規(guī)范的信息化管理平臺(tái)，有效提高信息化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的創(chuàng)新發(fā)展。