淺談設計工程備案與備案資料存檔的重要性

李若素

【摘要】勘察設計建設工程備案的意義在于監督審查機構的工作，認可審查合格的設計圖紙的合法性。

【關鍵詞】設計備案;備案資料;存檔

當今社會，政府為大力抓好建設工程合同管理，為把市場培育發展成統一、開放、競爭、有序的大市場，實現資源優化配置，為生產生活提供優質建筑產品，為國家和社會創造巨大的經濟效益。設立了以各地建筑工程規范為法律依據，實施設計建設工程備案，為規范建筑市場起到了一定的作用。設計建設工程備案的意義在于監督審查機構的工作，認可審查合格的設計圖紙的合法性。只有通過建設行政主管部門的備案手續，該設計圖紙才能正式用于建筑施工，否則該設計圖紙是非法的。

當然建設單位收到勘察設計單位的資料后，最后肯定是要做資料存檔的，各個省市都有相關的規定。外省勘察設計單位入本省的相關規定，可到每個省市的城鄉建設網上查找相關資料。至于涉及施工圖，那是勘察設計項目實施階段必走的一個環節，這對整個工程合同管理規范建筑市場有重大意義。由于我單位的設計工程備案很多是省外設計項目備案，需按當地設計工程備案規定辦理。

工作原因，我曾數十次去各省市縣進行設計工程備案。我單位屬大型央企，獲得住房和城鄉建設部（注：原建設部）頒發的工程設計、勘察、造價、監理等諸多甲級證書。我單位承接過許多跨省工程，在跨省工程備案的實際操作過程中，有些自己的體會。希望縮小備案這項工作本來目的與實施效果之間的差距，最終是推動行業向前發展的。

一、備案材料的要求各地不一

外省企業入準入地各市縣信息備案均需提供企業工程技術人員的身份證和近三個月社保證明;項目備案需提供項目經理、各專業負責人、注冊人員身份證明和注冊執業證書。我每回帶去各地核驗的各種證書原件都可用一個拉桿箱裝。十分害怕將這些單位和個人的重要資質證書弄丟，但為了滿足各地建設部門要求提供的個人注冊執業證書原件，非注冊人員職稱證書、畢業證書、勞動合同等證明原件的規定要求，也不得不按章行事。然而即便這樣還會因各地核驗員不同，核驗的標準理解不同，有時人員專業與資質標準不完全吻合，核驗員會要求再次提供個別人員資質證明或直接否定配備人員。我往往要再跑當地重新遞交一次按核驗員要求提供的核驗材料。

希望備案材料各建設行政部門能統一范圍要求，核驗員經過建設行政部門培訓上崗。

二、備案是多級多次核驗

去外省承攬工程所在地地市級建設主管部門辦理企業信息備案時，先帶各種備案材料進行一次核驗，核驗完成再將備案材料提交到縣級建設主管部門辦理。在縣級建設主管部門辦理過程中如發現一點問題要進行修改（比如需補報一個人的最近社保證明），那么我還要返回地級市所在建設主管部門再重新核驗資質。在此之前，備案材料網上錄入核驗地級市和縣建設主管部門已進行過一遍。希望工程備案減少審查層級和重復核驗。

三、取消身份證原件核驗

希望進準入地備案時，核驗各種復印件和原件時不要身份證原件，因為身份證信息是全國聯網的，企業在申請各項企業資質時身份證原件就已審核過。而單位的技術人員經常要出差，收齊技術人員身份證很難實現，因此身份證原件核驗最好能取消，而只要核驗加蓋單位章的身份證復印件。

四、跨省工程備案的其它要求

準入地的各級建設主管部門在要求外省備案企業所在地主管部門出具出省、行業、誠信證明的同時還對外省市企業承攬工程業務附加條件。比如還要求查看企業的獲獎、銀行擔保、工商等文件，有些文件在一般企業取得的效率和時間上都有難度，這樣勢必給企業帶來許多成本和麻煩。希望外省企業與本省企業在工程備案這件事上能平等對待，在各地市享有相同建設權。

五、備案申請資料存檔的重要性

由于備案準入地保存備案材料要求各不相同，我們準備備案申請表份數也各不一樣。這些細節會造成對工程進展的不利影響。曾經發生過建設單位遺失我單位已備案好的《勘察設計項目備案申請表》原件，去準入地質檢部門進行施工圖審核。準入地建設局一定要拿到備案好的紙質《勘察設計備案申請表》原件存入建設局的檔案中，才給辦理項目建設方準入的事件。最終我設計方拿出已存入我單位檔案中心的一份備案申請表原件，一級級領導簽字確認，將申請表原件給準入地后，此項目才得以完成項目的圖紙審核工作，沒有影響后面的施工進程和竣工等工序。

設計工程備案完成后備案資料存檔十分重要，它是項目工作過程中一個不可缺失的工作環節，備案存檔資料成為后續項目工作完成的重要依據。備案資料的管理和其他各類工程檔案一樣，不僅僅局限于收集起來，束之高閣就完事大吉，應通過備案文件科學、系統地管理，為政府決策提供準確的依據，為建設行政主管部門對建設項目實行動態管理提供翔實的數據資料，為建設單位和社會各界對工程項目的監督提供詳細、真實的信息，而這些工作正是我單位檔案中心的工程檔案管理之一，將備案工作和工程檔案工作結合，必定會促進工程建立和完善，促進建設市場的科學、有序、規范化發展。加強備案材料檔案管理，更有助于單位的可持續發展，促進各類建設項目的勘察設計工作，大大提高工作效率。