基于中小民營企業(yè)合同管理的企業(yè)內(nèi)控體系的構(gòu)建

謝美花

【摘 要】企業(yè)在管理過程中，較為重要的是合同的管理。合同作為中小民營企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的重要契約，對內(nèi)部控制具有較大的促進作用。此外，一些企業(yè)之間的經(jīng)濟來往主要是通過合同規(guī)范來實現(xiàn)，所以對中小民營企業(yè)合同管理控制進行體系的構(gòu)建尤為重要，這在較大程度上能夠提高企業(yè)的合同管理能力，對企業(yè)的未來發(fā)展具有較大的促進作用，同時在一定程度上也能夠促進我國經(jīng)濟的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】中小民營企業(yè);合同管理;內(nèi)部控制體系;構(gòu)建

【Keywords】small and medium-sized private enterprises; contract management; internal control system; construction

【中圖分類號】F279.23? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2018）12-0001-02

1 引言

合同管理是中小民營企業(yè)較快發(fā)展的重要保障，在較大程度上也是企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要形式，并且合同管理還能夠在較大程度上避免企業(yè)風(fēng)險，從而實現(xiàn)企業(yè)未來的穩(wěn)定發(fā)展。為此，中小民營企業(yè)在發(fā)展過程中，需要對合同進行有效管理，并應(yīng)采取有效的方法進行企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。

2 合同管理概述

合同管理主要是指管理工作人員根據(jù)項目內(nèi)容對合同進行有效監(jiān)管，這在較大程度上是管理科學(xué)在合同中的較好應(yīng)用[1]。合同管理主要是雙方對各自權(quán)利與義務(wù)進行有效確定，并在此基礎(chǔ)上通過書面的形式進行記錄，以此作為約束雙方行為的書面協(xié)議。此種協(xié)議在較大程度上并不能將其當(dāng)做是法律，但是在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)成立的合同具有較大的法律效力，并在此基礎(chǔ)上合同還需受到其他相關(guān)法律法規(guī)的約束，這在較大程度上能夠為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。

3 中小民營企業(yè)合同管理需求

我國中小民營企業(yè)的合同管理主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①企業(yè)運營需求[2]。企業(yè)在日常經(jīng)營活動中合同是必不可少的環(huán)節(jié)，是企業(yè)經(jīng)營活動順利實施的基礎(chǔ)，其中合同的有效管理能夠有效提高企業(yè)經(jīng)營活動的安全性，在較大程度上提升企業(yè)經(jīng)濟效益 。企業(yè)在發(fā)展過程中，一般情況下是通過運行發(fā)展需求，并在合同管理的基礎(chǔ)上進行經(jīng)營規(guī)劃的制定。②企業(yè)財務(wù)需求。企業(yè)的合同管理在一定程度上與企業(yè)資產(chǎn)有較大的關(guān)聯(lián)，對合同進行有效管理，可有效降低資產(chǎn)風(fēng)險，并且合同管理還能夠使資金效益最大化。③合法合規(guī)。企業(yè)合同管理還需要以法律法規(guī)為基礎(chǔ)，在管理過程中根據(jù)法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定進行有效監(jiān)督，可在較大程度上預(yù)防違法行為的發(fā)生。

4 中小民營企業(yè)合同管理出現(xiàn)的問題

4.1 合同簽訂環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題

在進行合同簽訂時，最為重要的是前期的審核環(huán)節(jié)，在進行合同簽訂之前可以通過評審制度對合同簽訂程序進行有效簡化，并在此基礎(chǔ)上對合同管理內(nèi)容進行有效規(guī)范。但是，一些中小民營企業(yè)忽略了合同簽訂前的評審環(huán)節(jié)，直接導(dǎo)致雙方權(quán)責(zé)劃分不清，給后期的管理造成一定的影響。此外，一些中小民營企業(yè)在實際工作中缺乏必要的經(jīng)濟分析預(yù)測，這在較大程度上加大了后期管理難度，極易產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛。

4.2 合同執(zhí)行跟蹤質(zhì)量有待提升

合同執(zhí)行跟蹤在合同管理過程中是最為重要的環(huán)節(jié)，中小民營企業(yè)需要設(shè)立專業(yè)的合同管理部門，這在較大程度上能夠提高執(zhí)行追蹤管理能力[3]。但是，在實際管理過程中，較多中小民營企業(yè)沒有設(shè)立較為專業(yè)的合同管理部門，并且沒有規(guī)范的臺賬對合同實施管理，致使無法提高追蹤管理質(zhì)量。此外，企業(yè)還缺乏對合同管理的監(jiān)督工作，很難保證對合同的執(zhí)行情況進行明確記錄，這在較大程度上無法為決策者提供有效建議。

4.3 合同保管環(huán)節(jié)規(guī)范性不足

中小民營企業(yè)合同保管的主要內(nèi)容是合同簽訂前的論證、審核、合同原件、相關(guān)手續(xù)等，但是目前在合同管理過程中保管內(nèi)容不完善，一些合同原件存在一定數(shù)量的丟失，并且沒有進行合同前期的申請以及論證流程，同時也缺乏相關(guān)資料。此外，一些企業(yè)在進行合同管理時，沒有進行統(tǒng)一存放，致使在進行審計檢查時無法在第一時間對合同有效調(diào)取與查閱，增加了企業(yè)合同管理難度，這在較大程度上使合同保管環(huán)節(jié)無法有效規(guī)范，為后期合同的跟蹤帶來了不便。

4.4 合同糾紛處理機制不健全

合同在簽訂過程中，如果合同內(nèi)容沒有明確雙方權(quán)責(zé)，將會產(chǎn)生一定的合同糾紛問題，這就需要企業(yè)在管理過程中采取有效的方法來避免合同糾紛的產(chǎn)生。一些企業(yè)還沒有較為完善的制度與方法對此種情況進行有效規(guī)范，當(dāng)合同糾紛發(fā)生時，使用最為頻繁的方法是雙方進行協(xié)商解決，合同的糾紛問題沒有納入到合同管理范圍內(nèi)，但是合同糾紛也是企業(yè)發(fā)展過程中需重點關(guān)注的問題，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的重視。

5 中小民營企業(yè)加強合同管理內(nèi)控體系的構(gòu)建

5.1 合同簽訂環(huán)節(jié)

企業(yè)在進行合同簽訂之前，首先需要對企業(yè)經(jīng)濟效益進行有效論證，論證結(jié)果應(yīng)與合同一起進行管理，還需要進行評審制度的簽訂，但應(yīng)確保評審制度只對合同簽訂前的內(nèi)容進行約束。此外，在合同簽訂環(huán)節(jié)還需要對合同要素進行有效簽訂，并對合同履行時間進行有效明確，還需要對合同簽訂審批表手續(xù)進行有效完善，同時對審批主體以及對應(yīng)的審批責(zé)任進行有效確定，在進行意見簽署時需要根據(jù)審核內(nèi)容與職責(zé)范圍來完成。

5.2 合同執(zhí)行追蹤

合同執(zhí)行應(yīng)當(dāng)通過相關(guān)科室實施流轉(zhuǎn)，任何環(huán)節(jié)遺漏都可能會導(dǎo)致合同執(zhí)行出現(xiàn)誤差，首先，相關(guān)部門需要進行臺賬的建立并進行實時性管理，在此基礎(chǔ)上還需要對合同執(zhí)行書面情況進行有效書寫，這在較大程度上能夠?qū)贤M行有效管理，避免管理過程中的疏漏，合同執(zhí)行完畢后，與合同原件一起進行留檔[4]。合同主管部門還需要進行流轉(zhuǎn)追蹤臺賬的建立，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)合同執(zhí)行進度與要求進行有效的追蹤管理，同時對合同采取一定的措施進行追蹤，這在較大程度上能夠提高合同管理質(zhì)量。

5.3 合同保管環(huán)節(jié)

企業(yè)在進行合同管理過程中，尤其是中小民營企業(yè)必須要進行合同管理部門的設(shè)立，這對企業(yè)合同的有效管理起到關(guān)鍵性作用，且在此基礎(chǔ)上還需要對檔案管理進行有效規(guī)范，合同從簽訂到執(zhí)行完畢后的與之相關(guān)的資料都需要與合同正本進行有效存檔。企業(yè)合同需要采用規(guī)范化檔案管理，在規(guī)范化管理過程中還需要充分利用信息化手段進行科學(xué)管理。

5.4 合同糾紛處理

企業(yè)在進行合同糾紛處理過程中，在不影響經(jīng)濟發(fā)展的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)進行相關(guān)處理方案的制定，這就需要在進行合同糾紛處理過程中采用有效的方案與管理方法，并需要有專業(yè)的團隊與科室對糾紛問題進行有效處理，處理方案需要規(guī)范化，并且還需要根據(jù)審批制度進行解決。此外，合同糾紛如果牽涉到經(jīng)濟糾紛，需要通過實際情況實施針對性處理，并在此基礎(chǔ)上將處理情況在合同管理臺賬平臺中進行有效呈現(xiàn)，這在較大程度上有利于后期相關(guān)信息的查詢。除此之外，合同糾紛問題還需要根據(jù)檔案管理方法對檔案進行歸檔留存，并保存在相應(yīng)的合同檔案中，這在較大程度上能夠?qū)n案進行有效識別。

6 結(jié)語

綜上所述，對中小民營企業(yè)在合同管理過程中進行有效的內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，不但能夠提高合同管理過程中的規(guī)范性，而且在較大程度上可促進企業(yè)內(nèi)部控制體系構(gòu)建。此外，合同是企業(yè)經(jīng)濟活動不可缺少的重要組成部分，若對合同管理不及時會在一定程度上影響企業(yè)經(jīng)營活動，這就需要對合同實施有效管理，并在此基礎(chǔ)上進行企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，這對企業(yè)未來發(fā)展來說具有較為重要的意義。

【參考文獻】

【1】蘇曼沙. 合同管理在施工企業(yè)內(nèi)控中的應(yīng)用研究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）， 2016（1）：56-56.

【2】劉晗.淺談施工企業(yè)合同管理內(nèi)控存在的問題及對策[J].中外企業(yè)家， 2016（12）：21-22.

【3】張浩. 合同管理在施工企業(yè)內(nèi)控中的應(yīng)用研究[J]. 城市建設(shè)理論研究（電子版）， 2016（11）：23-24.

【4】趙淑萍. 合同管理在施工企業(yè)內(nèi)控中的應(yīng)用研究[J]. 經(jīng)濟， 2016（3）：00244-00244.