現階段機關事業單位文書檔案管理研究

余靜

摘 要：檔案其實信息數據的重要載體及重要來源，更是單位對自身的歷史進行回顧、對以往一段時間當中的各項事務進行總結，并對本單位的未來發展進行規劃的重要工具。文書檔案是機關事業單位檔案中的重要構成成分，也是對機關事業單位檔案管理水平做出評價的一項重要標準，文書檔案管理回評會直接對檔案資料的質量及完整性造成一定影響。在本文當中首先介紹文書檔案管理的重要性及其含義，而后從多個角度上分析現階段我國機關事業單位文書檔案管理領域中存在的問題，切實依據問題形成原因，找尋適應性比較強的措施解決問題，以便于可以促使我國機關事業單位文書檔案管理效率及水平得到大幅度提升。

關鍵詞：機關事業單位;文書檔案;管理

一、機關事業單位文書檔案管理的研究背景

文書檔案也會被稱為是管理性檔案，是政府機關、事業單位以及各個社會團體在行政管理活動當中形成的具備保存價值的文件總稱。分類是檔案管理領域當中一項十分重要的工作，歸檔的文件材料一定是需要依據年度來立卷，本單位中各個部門開展各項工作的過程中形成的具備保存價值的文件材料，都是應當依據現行規章制度中提出的要求，分別對其進行立卷歸檔。堅持各個部門分別收集、管理文件材料制度，各個部門都是應當派遣專職或者兼職文書人員，負責對本部門實際運行過程中的產生的各種文件材料進行管理，并對文件材料的穩定性做出一定保證，在人員發生變動的情況之下應當立即通知檔案室，檔案管理人員實際工作的過程中應當認真的學習理論知識及我黨新施行的方針政策，切實的貫徹落實日常歸檔制度，針對本部門承接的文件材料及時進行收集歸檔。在每年的三月份之前將歸檔文件材料歸檔完成，并向檔案室交接，辦理好相應的簽收手續。但是現階段我國機關事業單位文書檔案管理領域中仍然存在一些問題，一定需要充分重視機關事業單位文書工作及檔案管理工作的地位，促使文書工作和檔案管理規范化的銜接起來，促使文書檔案的利用率得到大幅度提升，從而也就可以在機關事業單位發展進程向前推進的過程中做出一定貢獻。

二、文書檔案的內含及重要性

文書檔案其實就是反應黨務、行政管理等活動的檔案，在此檔案當中將一個社會組織從事的全部管理活動，比如說黨群管理、財務管理以及業務管理等記錄下來。文書檔案一般是已經辦結的各種具備保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、企業事業單位以及個人在各項活動進行的過程中，為了聯系或者處理各項事務，而使用文字等形式直接記錄下來的具備完整格式及處理程序的信息材料，文書檔案是國家檔案的重要構成成分，其所記錄下來的是事業單位發展歷程。

文書檔案管理是機關事業單位實際運行過程中需要開展的一項重要工作，在提升各個部門中工作人員工作效率的過程中，起到的作用十分重要，并且因為文書檔案管理是可以通過記錄這種方式將單位的發展過程及各項工作進展記錄下來，具備一定法律效力。文書檔案管理中包含當事人的語音及手稿等真實性比較強的材料，可以十分形象的將某一個時間段當中本單位發生的各項事務呈現出來，具備比較強的真實性。文書檔案的記載，會對以往全部保存下來的發展成果進行總結，其中也包含失敗的具體過程，儲存著單位發展過程中的第一手資料，文書檔案管理水平會直接對機關事業單位各項決策的水平造成一定影響，有效性比較強的文書檔案管理工作，可以在單位開展各項活動的過程中，起到一定引導性作用，指導員工對前期的各項工作進行總結，對日后的各項工作進行調整，以便于可以對日后各項工作的方向做出一定保證，更好的在機關事業單位發展的過程中提供服務。所以文書檔案管理水平直接關系到機關事業單位是否可以保持穩定發展，也決定了機關事業單位實際運行的過程中是否可以創造出來更多的社會效益，從而也就可以在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

三、現階段機關事業單位文書檔案管理實際情況

現階段文書檔案管理工作雖然逐漸完善起來，但是在人力資源、管理理念以及設備技術等因素的影響之下，實際工作的過程中有可能遭遇到一些問題的影響，只有在充分認識到各個因素造成的影響之后，才可以針對各個問題提出有效性比較強的對策，妥善解決問題，促使機關事業單位文書檔案管理效率及水平得到大幅度提升。

（一）觀念上沒有予以文書檔案管理充分地重視

現階段我國范圍內各個機關事業單位當中，領導者及具體執行人員不重視文書檔案管理，認為文書檔案管理發揮出來的僅僅是簡單的保存作用而已，并沒有認識到文書檔案管理在本單位發展過程中起到的作用，因此難以在配置各項資源的過程中得到信息數據支持，更是在執行各項制度的過程中會遭遇到一些困難，大部分人僅僅是對文書檔案進行收集、分離以及儲存，甚至在文書收集工作進行的過程中，還會有一些工作人員不配合，因此文書檔案中的內容不是很全面，因此自然難以對檔案資料的完整性做出保證，因此也就會在機關事業單位日后開展各項工作的過程中，造成一定負面影響。

（二）文書檔案管理制度的效力不強

雖然各個機關事業單位當中都會編制一些文書檔案管理制度，但是因為各項制度難以緊跟時代的發展，因此在各項制度落實的過程中，難以將自身的作用充分發揮出來。比如說事業單位先行文書檔案管理制度當中，并沒有對文書檔案分類做出明確的規定，性質不同、時間不同的檔案內容也沒有分類管理，并且各種類型文書檔案沒有編制相對應的目錄，所以想要查詢某個文書檔案，會耗費很多的時間及精力。尤其是在文書檔案大量堆積起來的情況之下，查詢某一種文書檔案的難度非常高。因為并沒有對文書檔案分類儲存做出明確的規定，所以收集整理人員在處理各種文書檔案的過程中會顯得比較隨意，并沒有針對文書檔案施行精細化管理措施，更是沒有得到先進技術的支持。甚至某些機關事業單位開展文書檔案管理工作的過程中，欠缺對文書保密級別的分類管理，為文書抽調查閱等工作進行的過程中，也沒有施行分級管理措施。

（三）文書檔案管理模式的滯后性比較強

在文書檔案管理領域當中，隨著各項科學技術發展和應用速度得到大幅度提升，電子化、網絡化管理模式實際應用的過程中，能夠促使檔案管理效率得到大幅度提升。但是在機關事業單位管理領域當中，在人力資源匱乏以及技術支持水平不高等問題的影響之下，想要推動文書檔案管理向著數字化的方向發展，是一件比較困難的事情，不單單會在提升檔案管理效率及水平的過程中造成一定負面影響，并且在機關事業單位實際運行的過程中，文書檔案的作用也難以充分發揮出來，甚至因為在文書檔案管理領域中使用到的是人工機械管理模式，因此檔案管理模式的封閉性和傳統性比較強，在此背景之下自然是沒有辦法對機關事業單位文書檔案管理效率及效果做出保證，從而也就會在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，造成一定負面影響。

四、機關事業單位文書檔案管理策略

（一）科學合理的應用現代化技術

應用現代化技術對于新形勢下事業單位文書檔案管理工作來說是十分重要的。現代化技術實際應用的過程中，機關事業單位文書檔案管理領域中應用使用現代化管理措施，并詳細針對各項現代化管理措施的實際應用效果進行分析，依據本單位實際情況，找尋出來適應性比較強的文書檔案管理模式，推動文書檔案管理工作逐漸向著數字化和規范化的方向轉變。除去上文中所說的問題之外，在各項現代化技術實際應用的過程中，事業單位檔案管理者還應當向決策者提供更加科學合理的信息資料。積極使用信息化、現代化管理模式的基礎上，促使各項工作處于同一的管理當中，以此為基礎自然是可以促使機關事業單位文書檔案管理效率及水平得到大幅度提升。

（二）彌補現行管理中的缺陷

完善管理制度是嶄新形勢下機關事業單位開展文書檔案管理工作的過程中，應當充分重視的問題。在彌補管理制度中缺陷的時候，機關事業單位應當編制相應的獎懲制度，促使管理人員得到獎勵的同時可以對自身的職責形成更為清晰的認識。除去上文中所說的問題之外，在彌補各項管理制度中缺陷的時候，為了能夠讓各個崗位上工作人員養成一定責任意識，妥善完成職責范圍內的各項工作，還應當將各個管理人員的個人發展追求當成構建管理機制的過程中應考慮到的問題，將文書檔案管理領域中的各項內容細化成各個考核評價指標。在彌補現行文書檔案管理制度中缺陷的時候，機關事業單位應當充分重視業績突出以及工作能力強的管理人員，向其提供更多的晉升及學習機會，向這種管理人員提供物質及精神上的福利，以便于可以將文書檔案管理人員的工作積極性及主動性崇峻股份激發出來，讓各個文書檔案管理人員實際工作的過程中，可以高效完成職責范圍內的各項工作，從而也就可以在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

五、結語

依據上文中的敘述可以了解到的是，其實從某些層面上來說，文書檔案管理水平代表的就是機關事業單位基礎管理水平，文書檔案管理可以為機關事業單位管理制度化及規范化奠定堅實的基礎。只有切實提升文書檔案管理力度，推動文書檔案管理向著信息化的方向發展，并逐漸解決以往文書檔案管理領域中存在的問題，才可以對文書檔案管理的效率及質量做出一定保證，從而也就可以在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

參考文獻：

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