機關日常事務處理技巧探討

左祥南

摘 要：機關行政部門是不可缺少的一個部門，是機關日常事務正常運營的重要保障。新形勢背景下，機關行政工作追求更加高效的處理效率，機關日常事務處理也應該積極探索高效的處理方法和技巧，以適應新時期機關單位的發展需求。本文主要探索了機關日常事務處理方法的形成，總結了相關技巧，同時對提升機關日常事務處理效率提出了幾點建議。

關鍵詞：機關日常;事務;技巧;方法;建議

在我國設立的各層級機關單位中，行政部門是不可缺少的重要組成。行政部門的主要工作內容就是圍繞機關單位的日常事務，保障機關單位核心職能能夠高效運行，肩負著單位的上傳下達，每天進行日常事務的安排，對日常事務的處理起著安排、參與、組織、協調和監管的作用。

一、機關日常事務的特點

機關日常事務內容主要包括有接聽電話、安排會議、公文處理以及協調溝通等。有些特殊的機關單位，行政部門的日常事務還會包括一些后勤管理，例如車棚管理等。機關日常事務的特點表現為：

（一）重復性

日常事務就是每天都有可能會發生的事務，機關單位日常事務具有重復性的特點，專員每天要面對的事務可能都是相同的，例如安排會議、接聽電話等。

（二）突發性

日常事務還具有突發性的特點，例如特殊節假日、突發情況，使得當日的事務變得特殊。

（三）瑣碎性

日常事務與機關單位正常運營過程中的方方面面連接，比如為領導傳達一個信息，又比如是將文件派發等，并不具備系統性。

二、機關日常事務處理方法探討

盡管機關日常事務十分瑣碎，工作內容同時具有重復性和復發性，看似十分輕松簡單，但想要真正的高效快捷的做好日常事務處理，往往也需要系統化的方法來解決。結合筆者工作經驗，現探討以下幾種常用的系統處理方法。

（一）統籌事務法

一般來說，行政專員每天要面對與處理的事物很多，內容繁雜，項目各異。為了能夠更好的提升處理效率，不妨采用統籌事務法。

統籌方法本身是針對生產組織和安排的數學管理方法，其核心思想就是統籌兼顧，合理安排。以機關單位的日常事務處理來說，首先，行政專員要將當日需要處理的事物進行羅列統籌，分別按照主次關系、處理時間長度、復雜程度來進行羅列，然后，按照事情的需求程度來進行對當日事物處理活動列出計劃表，通常來說，越主要的事物、越緊急的事物以及突發事物都需要優先處理，對于那些沒有明確處理時間界限，可以安排延后處理。

以這種方法來處理事物，避免了行政專員“沒有重點的忙亂”發生，工作一刻不停，卻什么問題沒有解決，讓日常事務的處理更具有條理性和科學性。

（二）舉一反三法

機關日常事務雖然具有一定的重復性，但實際到機關單位各個時期的工作內容，又存在較大的差異性。但對于行政專員而言，要懂得變通，活學活用，學會舉一反三。對于有具體章法的事物處理，需要嚴格按照規章制度來進行處理。但對于類似活動而并無具體條文指導的，在處理方式上，要學會見微知著。尤其是對于突發的事物，更需要隨機應變，靈活運用以往經驗來及時的處理。

（三）及時記錄進度法

機關日常事物繁雜，有些事物需要很長一段時間來進行處理，處理專員想要更好的處理事物，要學會記錄。這種記錄既可以采用現代的信息記錄方式，也可以采用最原始的紙筆記錄，重點起到提醒專員事情處理進度。通過進度記錄，可以讓專員準確回顧處理的方式方法，不至于錯項漏項，也更有利于專員形成一套自我的事務處理流程和方法。

三、機關日常事務處理技巧探索

機關日常事務看似一成不變，實際上變化萬千，只是這些變化總是藏身于細微處，需要行政專員仔細挖掘，并逐步研究出處理技巧，這樣才能夠更有效的處理事務。一成不變的按部就班有可能就忽略了不同日常事務中的細節，反而會弄巧成拙，更不利于事務的高效處理。

（一）會議安排技巧

會議安排是機關日常事務中的基礎內容，也最能夠反映行政專員處理日常事務的能力。結合本人的工作經驗，在會議安排事務處理上，需要做好以下幾個事情：

一是做好會議籌備，會議的召開對于機關單位工作來說是常事。機關單位的會議開展往往是具有過程性的，突發會議往往較少。會議籌備內容主要包括有“三大要素，八大要點”。三大元素是指要弄清楚會議的內容是什么，會議日程安排以及參與會議人員的確定。八大要點則是具體項目，包括有：會議議題、會議名稱、會議目的、會議指導思想、會議時間地點、日程安排、與會人員、會議資料。

二是要充分做好會前溝通，在會議安排之前，行政人員要與領導進行充分的交流溝通。對于已經確定的事情，做到及時報備，對于不太確定的事情，要多方面去準備，與領導商榷后決定。同時還應當預備好突發情況的處理方案，防治會議出現問題，陷于慌亂之中，不利于會議的有序進行。

三是在會議過程中，需要做好相應的服務和記錄。對于特別重要的會議，還需要及時的做好會議記錄，為日后會議資料歸檔做準備。

四是要歸納總結，會議結束后，行政人員的工作并沒有結束，應該根據此次會議安排作出相應的歸納總結，形成材料，便于其他會議安排進行參考。

（二）協調溝通技巧

機關日常事物處理過程中，最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。行政辦公人員需要與機關單位內的各個部門打交道，想要提升事務處理的效率，必須要有良好的溝通能力。協調溝通的技巧關鍵集中在“有效性”上，兩者之間的溝通，如果能夠達成溝通目的，就是有效溝通，反之，就是無效溝通。

有效溝通建立在以下幾個基礎上：一是要確保溝通過程中語言組織、傳達精確，行政辦公人員在進行人事關系、會議組織過程中，要對溝通語言進行組織，要對傳達的事情進行充分的理解，只有準確而不失真的信息才能夠更加快的被理解;二是要確保溝通的及時性，對于一些事務來說，溝通必須要第一時間進行，延時溝通可能會致使需要傳達的信息失效，及時溝通才能夠保障信息的及時傳達、及時使用和及時反饋;三是要確保溝通的客觀性，適當的加入主觀因素。對于不同類型的溝通傳達宜采用不同的溝通語氣、態度，但應該盡量的保持溝通的客觀性。對于一些需要協調或者調解的溝通，則可以適當的加入個人主觀因素，緩和氣氛，促進調解。

（三）公文處理技巧

公文處理也是行政日常事務中的重要內容。相對于其他幾種常見事務而言，公文處理對處理技巧的要求更高。這是因為公文本身就具有很強的規范性和思想嚴肅性。根據筆者公文處理經驗，總結出以下幾個處理技巧：

第一，要時刻注意公文撰寫的規范性，注意公文種類和適用范圍，注意行文方式和行文關系，嚴格按照相關規定進行;第二，要注意辦文的規范性，發文程序從擬稿開始依次會經歷 核稿、簽發、注發、繕印、校核、用印、簽署、發文登記、裝 封、發出這十個環節，然后文稿經過發文程序傳遞到收文機關，另外還有一部分文稿要留在單位內部;第三，要確保公文歸檔規范化，對于公文的收發需要注意使用標準化工具分門別類的進行收存。

（四）信息處理技巧

在當前信息化工作背景下，行政辦公人員每天接觸的各類日常事務信息量更大于從前。對于形式各異的信息，處理起來應當適當引入科學技術。對于信息的收集和整理，可以采用表格的形式進行分門別類，并按照重要程度進行羅列，并按照日期整理收存在計算機中，以便需要的時候能夠及時調取。

四、提升機關日常事務處理效率的幾個建議

變革與發展，是當前機關行政部門必須要遭受的時代考驗。想要進一步提升機關日常事務處理效率，就必須要進一步的提升行政專員的綜合素質。基于筆者工作經驗，先對提高行政專員綜合素質提出幾點建議：

第一，要進一步強化行政人員的學習意識。現代行政辦公形式越來越高科技，而所面對的日常事務形態也更加多樣化，想要不斷提升日常事務處理效率，就必須要時刻保持學習狀態。在工作中，不僅要加強政治理論學習，加強對業務政策法規的學習，還要加強對網上辦公、電子政務等現代服務技能的學習，爭當辦公室工作的多面手。

第二，要進一步強化行政人員的服務意識。行政工作本質是服務于機關單位的日常運行，提升機關單位的工作能效，更夠更好的服務于人民和社會。因此，機關單位行政專員要充分認識公室服務性質、服務對象、服務內容、服務要求，切實做到各項服務有的放矢，各項服務取得成效。

第三，要進一步強化創新思想，不墨守成規，敢于創新，是對新時期行政辦公人員的新要求。具體到機關日常事務處理各事項上來，行政人員要大膽思考，小心實踐，敢于向領導提出問題，并積極的思考問題，提出新的思路和舉措，促進工作的優質完成。

第四，要進一步強化效率意識，隨著信息時代的來臨，在機關行政事務工作中也要跟上時代的腳步，來不斷提高工作人員的效率。機關行政單位要做的就是計算機的配備，通過先進技術在機關行政事務工作中運用，完善機關行政事務的管理體系。對于人員而言，熟練的掌握先進科技的運用方法是必須，通過在日常事務處理中不斷進行總結和分析，形成處理事務的技巧，進而提高自身工作的效率。

五、總結

時代在進步，機關日常事務處理方式方法也需要日新月異。作為機關單位的基層工作人員，需要不斷的提升自己的工作素質，才能夠適應新時期機關單位的發展需求，才能夠跟上時代的腳步，才能夠更好的為社會發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]陳俊華.加強新形勢下機關事務管理部門的自身建設[J].中國管理信息化，2017，20（20）：197-198.

[2]陳慶修.從歷史沿革看機關事務的含義及其發展趨勢[J].中國行政管理，2017（10）：146-147.

[3].擔當實干 務實創新 深入推進機關事務工作改革發展[J].中國機關后勤，2017（09）：31-34.

[4]蘇永宏.新時期機關行政事務工作探微[J].農家參謀，2017（17）：34.

[5]宋旭光.管理 保障 服務——淺談機關事務的后勤保障工作[J].改革與開放，2017（10）：126+128.

[6]陳強.行政事務人員日常事務處理技巧淺析[J].科技經濟導刊，2017（12）：262.

[7]周華.淺談政府機關辦公自動化中的信息化應用[J].電腦迷，2017（04）：136.