人社局工作人員如何加強管理流動人員檔案工作

余靜

摘 要：近幾年來，社會各個領域的人才缺口越來越大，人口遷移的速度也越來越快，這對傳統的流動人員的檔案管理工作提出了新的挑戰。因此，相關部門有必要根據實際情況對流動人員的檔案管理進行創新和完善，促進人事管理工作的發展。基于此，本文主要對流動人員人事檔案工作所取得的成績和存在的問題進行論述，并提出了相應改進意見以期促進相關工作的順利開展。

關鍵詞：人社局;加強管理;流動人員;檔案管理

一、流動人員人事檔案管理工作取得的成績

（一）管理體制基本健全， 機構設置比較合理

我國對于流動人員檔案管理工作遵從的原則是分級負責制，在中央組織部和人事部統一領導下對流動人員的人事檔案進行管理。各地方縣級以上都設有專門的機構來開展相關工作，行政區劃不同名稱也不同。但是一般來講，這些機構的名稱大同小異，有的叫做人才交流中心人事檔案部，有的叫做人才檔案中心人事檔案管理處。我國政府在九十年代就頒布了一項關于流動人員檔案的管理規定，其明文規定了只有縣級以上相關部門才能對流動人員的檔案進行管理，不允許其他部門、單位和個人保管流動人員的檔案。

（二）接收數量較多， 管理范圍較明確

各級檔案管理部門接收的檔案數量多達幾萬份甚至幾十萬份，例如湖北省的檔案管理機構在一年時間里就已經收到了7萬份，國際化大都市北京、上海收到了超過四十萬份的流動人口檔案，且還會隨著時間的推移依次遞增。盡管檔案管理部門接收的檔案數量較多但是各級部門的管理范圍還是比較明確的，因為其都是按照我國政府部門頒布的相關文件對流動人員人事檔案的范圍進行了明確的界定：（1）因故辭職或者被辭退的國家機關工作人員;（2）曾經就職于私人企業的專業技術人員;（3）正在待業的大中專應屆畢業生;（4）在外留學的留學生;（5）外國企業在我國的代表;（6）鄉鎮企業、外商企業的工作人員以及無工作單位的人員;（7）其他性質的流動人員人事檔案。

（三）促進人才流動，完善了配套服務

現階段，各級檔案管理部門積極發揮流動人員人事檔案的作用，與人才服務中心合作共同配合人才流動，提供了配套的專業服務。上海市人才服務中心利用先進的計算機信息系統開發研制了一款人事檔案信息管理軟件，使流動人員檔案查詢工作更加方便快捷。該軟件不僅能夠幫助流動人員尋找合適的崗位，對于用人單位來講也具有很大的作用，使其能夠直接獲取待業人員的學歷信息、誠信記錄、家庭情況等各個方面的詳細信息。

二、流動人員人事檔案管理中存在的主要問題

（一）忽略對檔案的開發利用

雖然我國流動人員的檔案管理工作已經取得了一些成績但是仍存在不少檔案管理機構固守傳統管理辦法，只注重檔案的接收保管而忽視了開發利用，使人事檔案本身的作用無法得到充分發揮。現實生活中，一些私人企業和小微企業不查閱或者根本就已經完全忽略了檔案查閱工作的現象越來越嚴重。根據相關部門調查研究發現，私有制企業的高級人才在總體中所占的比例越來越大早已經遠遠超過了國有控股的企業，但是由于他們忽略了對人才檔案的查閱和管理，導致一些技術人員偽造學歷、專業證書、技術成果以及等級職稱等現象頻繁發生。

（二）沒有認真執行相關管理規定

雖然我國政府部門已經頒布了關于流動人員人事關系檔案管理的辦法和規定，但是這并不意味著相關部門和單位將嚴格按照管理規定認真執行，所以社會上就會出現一些多頭管理或者由一些中介機構代為管理的不良現象。每年待業的大中專應屆畢業生都會作為流動人員檔案管理過程中的主要對象，畢業生就業指導機構、安置勞動就業機構爭先搶后的對其進行人事檔案管理，還有一些企事業單位因職員的工作性質特殊特地成立了人事檔案管理部門等等。從本質上來看，這些被單位和個人控制的檔案是無法向社會流通的，已經失去了其本身的價值。

（三）檔案與人員流向脫節

由于相關制度和管理工作的漏洞，可能會存在流動人員的檔案與其具體的流動狀態嚴重脫節，無法恰當的銜接起來。另外，我們國家一些地區為了吸引人才實行三不政策，其中一項就包括流動性質的干部人員如果不帶自己的流動檔案可以照常接收，薪酬獎金與本地職員不存在任何差別，這一定程度上造成了職員在辭職時不帶檔案的現象發生，而新入職的公司缺少相關的檔案，出現人檔分離現象，相關部門應當高度重視起這一問題，爭取制定切實有效的政策來保證二者的統一。

（四）檔案管理方法不夠規范

流動人員檔案數量多、范圍廣、內部結構也比較復雜，通常情況下同一種類型的檔案就有多種職業性質，比如在現實生活中的教師、科技人員、國家公務員等都屬于同一檔案類型。社會職業類型多種多樣，檔案內容也存在差異性，如果相關的管理人員按照原有的結構進行管理很容易造成查閱困難等一系列問題發生。流動人員的檔案轉遞制度上的漏洞耽誤單位之間的移交，一定程度上也會導致檔案遺失或者被他人涂改等情況，使檔案資料失去了真實性和科學性，對于用人企業來講也不再具有任何參考價值。

三、加強流動人員人事檔案管理的相關對策

（一）加強執行現有規章制度的力度

就人社局的工作人員來講，應當加強對流動人員檔案管理制度的宣傳力度，讓用人單位和個人充分發揮檔案自身的作用，認識到各級人才檔案就是一個全能的信息庫，同時能夠通過這個信息庫進行人員信息的輸入和輸出等功能。此外，通過對宣傳工作能夠幫助流動人員切身體會到只有將自己的人事檔案交給國家規定的專門管理機構才是正確的決定，才能享受正當的待遇，流動人員應當對自身的檔案資料進行維護，注意及時補充自身的相關資料。只有加強流動人員的檔案管理制度重要性的宣傳工作才能夠真正改變各主體對這項工作的認識，才能夠促進流動人員檔案管理的高效開展。

（二）明確流動人員人事檔案目標管理方向

法制化、科學化和規范化是目前流動人員人事檔案工作的目標管理方向。檔案管理人員要想提高工作效率就需要對自身的工作有所規劃，按照國家頒布的相關法律法規開展工作，重視每一個環節的規范程度，對部門內的流動人員檔案及時歸檔整理并充分利用計算機信息系統只做出相應的分類表格以便日后的查找翻閱。流動人員的檔案管理者在實際工作的過程中應當明確流動人員人事檔案目標的管理方向，不可盲目進行檔案管理工作，否則將適得其反。

（三）加強流動干部檔案與干部流向的基本同步發展

為了使相關企業的流動干部充分發揮自身的價值，應當做到流動干部檔案和干部的流向保持統一。要想達到這一目標就需要建立健全的檔案審查制度，這樣就會使企業掌握入職干部的基本信息，避免出現人檔分離的現象。我們要想使該制度在執行的過程中更加順利，就需要人事部門要根據人才流動的具體情況嚴格看管流動人員的檔案，保持干部和檔案兩者的同步發展。

（四）為建立與完善人才誠信機制提供優質服務

社會上普遍存在一種奇怪的現象：企業中高層離職時，其一大批下屬也會跟著離開原有企業;一些高級技術人員在合同到期時也會找到新的下家投奔新主;大中專畢業生對學科成績和各類專業證書進行造假。所以，作為檔案管理部門來講，一定要嚴格把守流動人員檔案的進出關口，相關管理人員還應當及時建立人才誠信檔案信息系統，最大程度上促進人事檔案的管理，為完善人才誠信機制提供優質服務。

（五）建立流動人員人事檔案社會化管理服務新模式

人事代理機構的存在一定程度上使流動職工的工作核算、合同簽證、社會保險和職稱申報評審等工作從企事業單位的人事管理部門中獨立存在，所以我們可以認為目前開展的人事代理業務中有很多業務與流動人員人事檔案管理工作具有密切的聯系，這為建立流動人員人事檔案社會化管理服務新模式提供了契機。社會化管理服務新模式能夠在堅持統一管理原則和科學管理方法的基礎上實現對同一流動區域的流動人員進行集中管理，有利于人事檔案歸檔工作的開展， 有利于實行流動人員檔案規范化管理。

（六）努力實行現代化管理手段與技術

社會在不斷發展和進步，新型信息科技成果也被廣泛應用在各行各業中，所以流動人員的檔案管理工作也應該將現代化管理手段和技術應用到具體的工作中。具體來講，流動人員人事檔案管理部門必須引進一些現代化科技成果利用計算機信息系統建立起流動人員人事檔案信息庫， 同時實行光盤存儲管理和系統保護，并且及時進行信息更新和完善。

（七）結合流動人員人事檔案管理工作的特點

眾所周知，我國是一個人口大國，擁有眾多勞動力但是人才資源卻比較短缺，甚至還存在人才浪費等現象。在流動人員的大軍中，一批學歷高、技能強，但是卻無法實現對口就業，這是流動人員檔案管理者需要面對的一項重要問題。結合流動人員的人事檔案管理工作的特點來進行人才開發，實現人才的優化配置，從而最大限度的挖掘自身潛能，實現自身價值。

（八）提高流動人員人事檔案管理人員的能力

作為一名合格的檔案管理人員應當做到以下幾點：（1）提高自身的政治覺悟。該項工作政策性較強，我們有必要掌握政府在人才和人事方面頒布的一系列政策法規。（2）提高專業素質和信息素質，根據實際情況對流動人員人事檔案管理的基本原理和方法全面掌握。（3） 順應時代發展潮流。目前，社會處于數據化、網絡化的大趨勢，流動人員人事檔案管理人員只有掌握現代信息技術方法，做好電子文件、光盤等新型人事檔案的管理工作， 才能更好地服務于社會。

四、結語

綜上所述，隨著社會的發展，流動人員的檔案管理工作雖然已經取得了一些進步但是仍然存在一些問題需要完善。本篇文章站在人社局工作人員的角度對如何加強流動人員的檔案工作進行詳細探討，希望能夠促進人才的合理流動。

參考文獻：

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