人社局工作人員如何加強(qiáng)管理流動人員檔案工作

余靜

摘 要：近幾年來，社會各個領(lǐng)域的人才缺口越來越大，人口遷移的速度也越來越快，這對傳統(tǒng)的流動人員的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)部門有必要根據(jù)實(shí)際情況對流動人員的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和完善，促進(jìn)人事管理工作的發(fā)展。基于此，本文主要對流動人員人事檔案工作所取得的成績和存在的問題進(jìn)行論述，并提出了相應(yīng)改進(jìn)意見以期促進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：人社局;加強(qiáng)管理;流動人員;檔案管理

一、流動人員人事檔案管理工作取得的成績

（一）管理體制基本健全， 機(jī)構(gòu)設(shè)置比較合理

我國對于流動人員檔案管理工作遵從的原則是分級負(fù)責(zé)制，在中央組織部和人事部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下對流動人員的人事檔案進(jìn)行管理。各地方縣級以上都設(shè)有專門的機(jī)構(gòu)來開展相關(guān)工作，行政區(qū)劃不同名稱也不同。但是一般來講，這些機(jī)構(gòu)的名稱大同小異，有的叫做人才交流中心人事檔案部，有的叫做人才檔案中心人事檔案管理處。我國政府在九十年代就頒布了一項(xiàng)關(guān)于流動人員檔案的管理規(guī)定，其明文規(guī)定了只有縣級以上相關(guān)部門才能對流動人員的檔案進(jìn)行管理，不允許其他部門、單位和個人保管流動人員的檔案。

（二）接收數(shù)量較多， 管理范圍較明確

各級檔案管理部門接收的檔案數(shù)量多達(dá)幾萬份甚至幾十萬份，例如湖北省的檔案管理機(jī)構(gòu)在一年時間里就已經(jīng)收到了7萬份，國際化大都市北京、上海收到了超過四十萬份的流動人口檔案，且還會隨著時間的推移依次遞增。盡管檔案管理部門接收的檔案數(shù)量較多但是各級部門的管理范圍還是比較明確的，因?yàn)槠涠际前凑瘴覈块T頒布的相關(guān)文件對流動人員人事檔案的范圍進(jìn)行了明確的界定：（1）因故辭職或者被辭退的國家機(jī)關(guān)工作人員;（2）曾經(jīng)就職于私人企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員;（3）正在待業(yè)的大中專應(yīng)屆畢業(yè)生;（4）在外留學(xué)的留學(xué)生;（5）外國企業(yè)在我國的代表;（6）鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、外商企業(yè)的工作人員以及無工作單位的人員;（7）其他性質(zhì)的流動人員人事檔案。

（三）促進(jìn)人才流動，完善了配套服務(wù)

現(xiàn)階段，各級檔案管理部門積極發(fā)揮流動人員人事檔案的作用，與人才服務(wù)中心合作共同配合人才流動，提供了配套的專業(yè)服務(wù)。上海市人才服務(wù)中心利用先進(jìn)的計算機(jī)信息系統(tǒng)開發(fā)研制了一款人事檔案信息管理軟件，使流動人員檔案查詢工作更加方便快捷。該軟件不僅能夠幫助流動人員尋找合適的崗位，對于用人單位來講也具有很大的作用，使其能夠直接獲取待業(yè)人員的學(xué)歷信息、誠信記錄、家庭情況等各個方面的詳細(xì)信息。

二、流動人員人事檔案管理中存在的主要問題

（一）忽略對檔案的開發(fā)利用

雖然我國流動人員的檔案管理工作已經(jīng)取得了一些成績但是仍存在不少檔案管理機(jī)構(gòu)固守傳統(tǒng)管理辦法，只注重檔案的接收保管而忽視了開發(fā)利用，使人事檔案本身的作用無法得到充分發(fā)揮。現(xiàn)實(shí)生活中，一些私人企業(yè)和小微企業(yè)不查閱或者根本就已經(jīng)完全忽略了檔案查閱工作的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。根據(jù)相關(guān)部門調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，私有制企業(yè)的高級人才在總體中所占的比例越來越大早已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了國有控股的企業(yè)，但是由于他們忽略了對人才檔案的查閱和管理，導(dǎo)致一些技術(shù)人員偽造學(xué)歷、專業(yè)證書、技術(shù)成果以及等級職稱等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（二）沒有認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)定

雖然我國政府部門已經(jīng)頒布了關(guān)于流動人員人事關(guān)系檔案管理的辦法和規(guī)定，但是這并不意味著相關(guān)部門和單位將嚴(yán)格按照管理規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行，所以社會上就會出現(xiàn)一些多頭管理或者由一些中介機(jī)構(gòu)代為管理的不良現(xiàn)象。每年待業(yè)的大中專應(yīng)屆畢業(yè)生都會作為流動人員檔案管理過程中的主要對象，畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)、安置勞動就業(yè)機(jī)構(gòu)爭先搶后的對其進(jìn)行人事檔案管理，還有一些企事業(yè)單位因職員的工作性質(zhì)特殊特地成立了人事檔案管理部門等等。從本質(zhì)上來看，這些被單位和個人控制的檔案是無法向社會流通的，已經(jīng)失去了其本身的價值。

（三）檔案與人員流向脫節(jié)

由于相關(guān)制度和管理工作的漏洞，可能會存在流動人員的檔案與其具體的流動狀態(tài)嚴(yán)重脫節(jié)，無法恰當(dāng)?shù)你暯悠饋怼Ａ硗猓覀儑乙恍┑貐^(qū)為了吸引人才實(shí)行三不政策，其中一項(xiàng)就包括流動性質(zhì)的干部人員如果不帶自己的流動檔案可以照常接收，薪酬獎金與本地職員不存在任何差別，這一定程度上造成了職員在辭職時不帶檔案的現(xiàn)象發(fā)生，而新入職的公司缺少相關(guān)的檔案，出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視起這一問題，爭取制定切實(shí)有效的政策來保證二者的統(tǒng)一。

（四）檔案管理方法不夠規(guī)范

流動人員檔案數(shù)量多、范圍廣、內(nèi)部結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜，通常情況下同一種類型的檔案就有多種職業(yè)性質(zhì)，比如在現(xiàn)實(shí)生活中的教師、科技人員、國家公務(wù)員等都屬于同一檔案類型。社會職業(yè)類型多種多樣，檔案內(nèi)容也存在差異性，如果相關(guān)的管理人員按照原有的結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理很容易造成查閱困難等一系列問題發(fā)生。流動人員的檔案轉(zhuǎn)遞制度上的漏洞耽誤單位之間的移交，一定程度上也會導(dǎo)致檔案遺失或者被他人涂改等情況，使檔案資料失去了真實(shí)性和科學(xué)性，對于用人企業(yè)來講也不再具有任何參考價值。

三、加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的相關(guān)對策

（一）加強(qiáng)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度的力度

就人社局的工作人員來講，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對流動人員檔案管理制度的宣傳力度，讓用人單位和個人充分發(fā)揮檔案自身的作用，認(rèn)識到各級人才檔案就是一個全能的信息庫，同時能夠通過這個信息庫進(jìn)行人員信息的輸入和輸出等功能。此外，通過對宣傳工作能夠幫助流動人員切身體會到只有將自己的人事檔案交給國家規(guī)定的專門管理機(jī)構(gòu)才是正確的決定，才能享受正當(dāng)?shù)拇觯鲃尤藛T應(yīng)當(dāng)對自身的檔案資料進(jìn)行維護(hù)，注意及時補(bǔ)充自身的相關(guān)資料。只有加強(qiáng)流動人員的檔案管理制度重要性的宣傳工作才能夠真正改變各主體對這項(xiàng)工作的認(rèn)識，才能夠促進(jìn)流動人員檔案管理的高效開展。

（二）明確流動人員人事檔案目標(biāo)管理方向

法制化、科學(xué)化和規(guī)范化是目前流動人員人事檔案工作的目標(biāo)管理方向。檔案管理人員要想提高工作效率就需要對自身的工作有所規(guī)劃，按照國家頒布的相關(guān)法律法規(guī)開展工作，重視每一個環(huán)節(jié)的規(guī)范程度，對部門內(nèi)的流動人員檔案及時歸檔整理并充分利用計算機(jī)信息系統(tǒng)只做出相應(yīng)的分類表格以便日后的查找翻閱。流動人員的檔案管理者在實(shí)際工作的過程中應(yīng)當(dāng)明確流動人員人事檔案目標(biāo)的管理方向，不可盲目進(jìn)行檔案管理工作，否則將適得其反。

（三）加強(qiáng)流動干部檔案與干部流向的基本同步發(fā)展

為了使相關(guān)企業(yè)的流動干部充分發(fā)揮自身的價值，應(yīng)當(dāng)做到流動干部檔案和干部的流向保持統(tǒng)一。要想達(dá)到這一目標(biāo)就需要建立健全的檔案審查制度，這樣就會使企業(yè)掌握入職干部的基本信息，避免出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象。我們要想使該制度在執(zhí)行的過程中更加順利，就需要人事部門要根據(jù)人才流動的具體情況嚴(yán)格看管流動人員的檔案，保持干部和檔案兩者的同步發(fā)展。

（四）為建立與完善人才誠信機(jī)制提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

社會上普遍存在一種奇怪的現(xiàn)象：企業(yè)中高層離職時，其一大批下屬也會跟著離開原有企業(yè);一些高級技術(shù)人員在合同到期時也會找到新的下家投奔新主;大中專畢業(yè)生對學(xué)科成績和各類專業(yè)證書進(jìn)行造假。所以，作為檔案管理部門來講，一定要嚴(yán)格把守流動人員檔案的進(jìn)出關(guān)口，相關(guān)管理人員還應(yīng)當(dāng)及時建立人才誠信檔案信息系統(tǒng)，最大程度上促進(jìn)人事檔案的管理，為完善人才誠信機(jī)制提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（五）建立流動人員人事檔案社會化管理服務(wù)新模式

人事代理機(jī)構(gòu)的存在一定程度上使流動職工的工作核算、合同簽證、社會保險和職稱申報評審等工作從企事業(yè)單位的人事管理部門中獨(dú)立存在，所以我們可以認(rèn)為目前開展的人事代理業(yè)務(wù)中有很多業(yè)務(wù)與流動人員人事檔案管理工作具有密切的聯(lián)系，這為建立流動人員人事檔案社會化管理服務(wù)新模式提供了契機(jī)。社會化管理服務(wù)新模式能夠在堅持統(tǒng)一管理原則和科學(xué)管理方法的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對同一流動區(qū)域的流動人員進(jìn)行集中管理，有利于人事檔案歸檔工作的開展， 有利于實(shí)行流動人員檔案規(guī)范化管理。

（六）努力實(shí)行現(xiàn)代化管理手段與技術(shù)

社會在不斷發(fā)展和進(jìn)步，新型信息科技成果也被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，所以流動人員的檔案管理工作也應(yīng)該將現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)應(yīng)用到具體的工作中。具體來講，流動人員人事檔案管理部門必須引進(jìn)一些現(xiàn)代化科技成果利用計算機(jī)信息系統(tǒng)建立起流動人員人事檔案信息庫， 同時實(shí)行光盤存儲管理和系統(tǒng)保護(hù)，并且及時進(jìn)行信息更新和完善。

（七）結(jié)合流動人員人事檔案管理工作的特點(diǎn)

眾所周知，我國是一個人口大國，擁有眾多勞動力但是人才資源卻比較短缺，甚至還存在人才浪費(fèi)等現(xiàn)象。在流動人員的大軍中，一批學(xué)歷高、技能強(qiáng)，但是卻無法實(shí)現(xiàn)對口就業(yè)，這是流動人員檔案管理者需要面對的一項(xiàng)重要問題。結(jié)合流動人員的人事檔案管理工作的特點(diǎn)來進(jìn)行人才開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置，從而最大限度的挖掘自身潛能，實(shí)現(xiàn)自身價值。

（八）提高流動人員人事檔案管理人員的能力

作為一名合格的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：（1）提高自身的政治覺悟。該項(xiàng)工作政策性較強(qiáng)，我們有必要掌握政府在人才和人事方面頒布的一系列政策法規(guī)。（2）提高專業(yè)素質(zhì)和信息素質(zhì)，根據(jù)實(shí)際情況對流動人員人事檔案管理的基本原理和方法全面掌握。（3） 順應(yīng)時代發(fā)展潮流。目前，社會處于數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢，流動人員人事檔案管理人員只有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)方法，做好電子文件、光盤等新型人事檔案的管理工作， 才能更好地服務(wù)于社會。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社會的發(fā)展，流動人員的檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一些進(jìn)步但是仍然存在一些問題需要完善。本篇文章站在人社局工作人員的角度對如何加強(qiáng)流動人員的檔案工作進(jìn)行詳細(xì)探討，希望能夠促進(jìn)人才的合理流動。

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