人社局工作人員如何加強(qiáng)管理流動(dòng)人員檔案工作

余靜

摘 要：近幾年來，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的人才缺口越來越大，人口遷移的速度也越來越快，這對(duì)傳統(tǒng)的流動(dòng)人員的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)部門有必要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和完善，促進(jìn)人事管理工作的發(fā)展。基于此，本文主要對(duì)流動(dòng)人員人事檔案工作所取得的成績和存在的問題進(jìn)行論述，并提出了相應(yīng)改進(jìn)意見以期促進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：人社局;加強(qiáng)管理;流動(dòng)人員;檔案管理

一、流動(dòng)人員人事檔案管理工作取得的成績

（一）管理體制基本健全， 機(jī)構(gòu)設(shè)置比較合理

我國對(duì)于流動(dòng)人員檔案管理工作遵從的原則是分級(jí)負(fù)責(zé)制，在中央組織部和人事部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行管理。各地方縣級(jí)以上都設(shè)有專門的機(jī)構(gòu)來開展相關(guān)工作，行政區(qū)劃不同名稱也不同。但是一般來講，這些機(jī)構(gòu)的名稱大同小異，有的叫做人才交流中心人事檔案部，有的叫做人才檔案中心人事檔案管理處。我國政府在九十年代就頒布了一項(xiàng)關(guān)于流動(dòng)人員檔案的管理規(guī)定，其明文規(guī)定了只有縣級(jí)以上相關(guān)部門才能對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行管理，不允許其他部門、單位和個(gè)人保管流動(dòng)人員的檔案。

（二）接收數(shù)量較多， 管理范圍較明確

各級(jí)檔案管理部門接收的檔案數(shù)量多達(dá)幾萬份甚至幾十萬份，例如湖北省的檔案管理機(jī)構(gòu)在一年時(shí)間里就已經(jīng)收到了7萬份，國際化大都市北京、上海收到了超過四十萬份的流動(dòng)人口檔案，且還會(huì)隨著時(shí)間的推移依次遞增。盡管檔案管理部門接收的檔案數(shù)量較多但是各級(jí)部門的管理范圍還是比較明確的，因?yàn)槠涠际前凑瘴覈块T頒布的相關(guān)文件對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的范圍進(jìn)行了明確的界定：（1）因故辭職或者被辭退的國家機(jī)關(guān)工作人員;（2）曾經(jīng)就職于私人企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員;（3）正在待業(yè)的大中專應(yīng)屆畢業(yè)生;（4）在外留學(xué)的留學(xué)生;（5）外國企業(yè)在我國的代表;（6）鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、外商企業(yè)的工作人員以及無工作單位的人員;（7）其他性質(zhì)的流動(dòng)人員人事檔案。

（三）促進(jìn)人才流動(dòng)，完善了配套服務(wù)

現(xiàn)階段，各級(jí)檔案管理部門積極發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案的作用，與人才服務(wù)中心合作共同配合人才流動(dòng)，提供了配套的專業(yè)服務(wù)。上海市人才服務(wù)中心利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)開發(fā)研制了一款人事檔案信息管理軟件，使流動(dòng)人員檔案查詢工作更加方便快捷。該軟件不僅能夠幫助流動(dòng)人員尋找合適的崗位，對(duì)于用人單位來講也具有很大的作用，使其能夠直接獲取待業(yè)人員的學(xué)歷信息、誠信記錄、家庭情況等各個(gè)方面的詳細(xì)信息。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的主要問題

（一）忽略對(duì)檔案的開發(fā)利用

雖然我國流動(dòng)人員的檔案管理工作已經(jīng)取得了一些成績但是仍存在不少檔案管理機(jī)構(gòu)固守傳統(tǒng)管理辦法，只注重檔案的接收保管而忽視了開發(fā)利用，使人事檔案本身的作用無法得到充分發(fā)揮。現(xiàn)實(shí)生活中，一些私人企業(yè)和小微企業(yè)不查閱或者根本就已經(jīng)完全忽略了檔案查閱工作的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。根據(jù)相關(guān)部門調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，私有制企業(yè)的高級(jí)人才在總體中所占的比例越來越大早已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了國有控股的企業(yè)，但是由于他們忽略了對(duì)人才檔案的查閱和管理，導(dǎo)致一些技術(shù)人員偽造學(xué)歷、專業(yè)證書、技術(shù)成果以及等級(jí)職稱等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（二）沒有認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)定

雖然我國政府部門已經(jīng)頒布了關(guān)于流動(dòng)人員人事關(guān)系檔案管理的辦法和規(guī)定，但是這并不意味著相關(guān)部門和單位將嚴(yán)格按照管理規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行，所以社會(huì)上就會(huì)出現(xiàn)一些多頭管理或者由一些中介機(jī)構(gòu)代為管理的不良現(xiàn)象。每年待業(yè)的大中專應(yīng)屆畢業(yè)生都會(huì)作為流動(dòng)人員檔案管理過程中的主要對(duì)象，畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)、安置勞動(dòng)就業(yè)機(jī)構(gòu)爭先搶后的對(duì)其進(jìn)行人事檔案管理，還有一些企事業(yè)單位因職員的工作性質(zhì)特殊特地成立了人事檔案管理部門等等。從本質(zhì)上來看，這些被單位和個(gè)人控制的檔案是無法向社會(huì)流通的，已經(jīng)失去了其本身的價(jià)值。

（三）檔案與人員流向脫節(jié)

由于相關(guān)制度和管理工作的漏洞，可能會(huì)存在流動(dòng)人員的檔案與其具體的流動(dòng)狀態(tài)嚴(yán)重脫節(jié)，無法恰當(dāng)?shù)你暯悠饋怼Ａ硗猓覀儑乙恍┑貐^(qū)為了吸引人才實(shí)行三不政策，其中一項(xiàng)就包括流動(dòng)性質(zhì)的干部人員如果不帶自己的流動(dòng)檔案可以照常接收，薪酬獎(jiǎng)金與本地職員不存在任何差別，這一定程度上造成了職員在辭職時(shí)不帶檔案的現(xiàn)象發(fā)生，而新入職的公司缺少相關(guān)的檔案，出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視起這一問題，爭取制定切實(shí)有效的政策來保證二者的統(tǒng)一。

（四）檔案管理方法不夠規(guī)范

流動(dòng)人員檔案數(shù)量多、范圍廣、內(nèi)部結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜，通常情況下同一種類型的檔案就有多種職業(yè)性質(zhì)，比如在現(xiàn)實(shí)生活中的教師、科技人員、國家公務(wù)員等都屬于同一檔案類型。社會(huì)職業(yè)類型多種多樣，檔案內(nèi)容也存在差異性，如果相關(guān)的管理人員按照原有的結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理很容易造成查閱困難等一系列問題發(fā)生。流動(dòng)人員的檔案轉(zhuǎn)遞制度上的漏洞耽誤單位之間的移交，一定程度上也會(huì)導(dǎo)致檔案遺失或者被他人涂改等情況，使檔案資料失去了真實(shí)性和科學(xué)性，對(duì)于用人企業(yè)來講也不再具有任何參考價(jià)值。

三、加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

（一）加強(qiáng)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度的力度

就人社局的工作人員來講，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理制度的宣傳力度，讓用人單位和個(gè)人充分發(fā)揮檔案自身的作用，認(rèn)識(shí)到各級(jí)人才檔案就是一個(gè)全能的信息庫，同時(shí)能夠通過這個(gè)信息庫進(jìn)行人員信息的輸入和輸出等功能。此外，通過對(duì)宣傳工作能夠幫助流動(dòng)人員切身體會(huì)到只有將自己的人事檔案交給國家規(guī)定的專門管理機(jī)構(gòu)才是正確的決定，才能享受正當(dāng)?shù)拇觯鲃?dòng)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的檔案資料進(jìn)行維護(hù)，注意及時(shí)補(bǔ)充自身的相關(guān)資料。只有加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案管理制度重要性的宣傳工作才能夠真正改變各主體對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，才能夠促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理的高效開展。

（二）明確流動(dòng)人員人事檔案目標(biāo)管理方向

法制化、科學(xué)化和規(guī)范化是目前流動(dòng)人員人事檔案工作的目標(biāo)管理方向。檔案管理人員要想提高工作效率就需要對(duì)自身的工作有所規(guī)劃，按照國家頒布的相關(guān)法律法規(guī)開展工作，重視每一個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范程度，對(duì)部門內(nèi)的流動(dòng)人員檔案及時(shí)歸檔整理并充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)只做出相應(yīng)的分類表格以便日后的查找翻閱。流動(dòng)人員的檔案管理者在實(shí)際工作的過程中應(yīng)當(dāng)明確流動(dòng)人員人事檔案目標(biāo)的管理方向，不可盲目進(jìn)行檔案管理工作，否則將適得其反。

（三）加強(qiáng)流動(dòng)干部檔案與干部流向的基本同步發(fā)展

為了使相關(guān)企業(yè)的流動(dòng)干部充分發(fā)揮自身的價(jià)值，應(yīng)當(dāng)做到流動(dòng)干部檔案和干部的流向保持統(tǒng)一。要想達(dá)到這一目標(biāo)就需要建立健全的檔案審查制度，這樣就會(huì)使企業(yè)掌握入職干部的基本信息，避免出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象。我們要想使該制度在執(zhí)行的過程中更加順利，就需要人事部門要根據(jù)人才流動(dòng)的具體情況嚴(yán)格看管流動(dòng)人員的檔案，保持干部和檔案兩者的同步發(fā)展。

（四）為建立與完善人才誠信機(jī)制提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

社會(huì)上普遍存在一種奇怪的現(xiàn)象：企業(yè)中高層離職時(shí)，其一大批下屬也會(huì)跟著離開原有企業(yè);一些高級(jí)技術(shù)人員在合同到期時(shí)也會(huì)找到新的下家投奔新主;大中專畢業(yè)生對(duì)學(xué)科成績和各類專業(yè)證書進(jìn)行造假。所以，作為檔案管理部門來講，一定要嚴(yán)格把守流動(dòng)人員檔案的進(jìn)出關(guān)口，相關(guān)管理人員還應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立人才誠信檔案信息系統(tǒng)，最大程度上促進(jìn)人事檔案的管理，為完善人才誠信機(jī)制提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（五）建立流動(dòng)人員人事檔案社會(huì)化管理服務(wù)新模式

人事代理機(jī)構(gòu)的存在一定程度上使流動(dòng)職工的工作核算、合同簽證、社會(huì)保險(xiǎn)和職稱申報(bào)評(píng)審等工作從企事業(yè)單位的人事管理部門中獨(dú)立存在，所以我們可以認(rèn)為目前開展的人事代理業(yè)務(wù)中有很多業(yè)務(wù)與流動(dòng)人員人事檔案管理工作具有密切的聯(lián)系，這為建立流動(dòng)人員人事檔案社會(huì)化管理服務(wù)新模式提供了契機(jī)。社會(huì)化管理服務(wù)新模式能夠在堅(jiān)持統(tǒng)一管理原則和科學(xué)管理方法的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)同一流動(dòng)區(qū)域的流動(dòng)人員進(jìn)行集中管理，有利于人事檔案歸檔工作的開展， 有利于實(shí)行流動(dòng)人員檔案規(guī)范化管理。

（六）努力實(shí)行現(xiàn)代化管理手段與技術(shù)

社會(huì)在不斷發(fā)展和進(jìn)步，新型信息科技成果也被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，所以流動(dòng)人員的檔案管理工作也應(yīng)該將現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)應(yīng)用到具體的工作中。具體來講，流動(dòng)人員人事檔案管理部門必須引進(jìn)一些現(xiàn)代化科技成果利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)建立起流動(dòng)人員人事檔案信息庫， 同時(shí)實(shí)行光盤存儲(chǔ)管理和系統(tǒng)保護(hù)，并且及時(shí)進(jìn)行信息更新和完善。

（七）結(jié)合流動(dòng)人員人事檔案管理工作的特點(diǎn)

眾所周知，我國是一個(gè)人口大國，擁有眾多勞動(dòng)力但是人才資源卻比較短缺，甚至還存在人才浪費(fèi)等現(xiàn)象。在流動(dòng)人員的大軍中，一批學(xué)歷高、技能強(qiáng)，但是卻無法實(shí)現(xiàn)對(duì)口就業(yè)，這是流動(dòng)人員檔案管理者需要面對(duì)的一項(xiàng)重要問題。結(jié)合流動(dòng)人員的人事檔案管理工作的特點(diǎn)來進(jìn)行人才開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置，從而最大限度的挖掘自身潛能，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

（八）提高流動(dòng)人員人事檔案管理人員的能力

作為一名合格的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：（1）提高自身的政治覺悟。該項(xiàng)工作政策性較強(qiáng)，我們有必要掌握政府在人才和人事方面頒布的一系列政策法規(guī)。（2）提高專業(yè)素質(zhì)和信息素質(zhì)，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的基本原理和方法全面掌握。（3） 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。目前，社會(huì)處于數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢，流動(dòng)人員人事檔案管理人員只有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)方法，做好電子文件、光盤等新型人事檔案的管理工作， 才能更好地服務(wù)于社會(huì)。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展，流動(dòng)人員的檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一些進(jìn)步但是仍然存在一些問題需要完善。本篇文章站在人社局工作人員的角度對(duì)如何加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案工作進(jìn)行詳細(xì)探討，希望能夠促進(jìn)人才的合理流動(dòng)。

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