普通高校教學秘書工作現(xiàn)狀及對策分析

申艷茗

（無錫太湖學院，江蘇無錫 214000）

教學秘書在高校教學管理中是管理工作的執(zhí)行者、實施者，是教學活動的組織者和安排者，同時也是學校各單位及各群體間開展教學活動的橋梁和紐帶[1]。然而，普通高校教學秘書現(xiàn)狀卻不容樂觀。

1 普通高校教學秘書現(xiàn)狀

1.1 職責不清，崗位設置有待科學化

在各高校中，教學秘書的日常工作極為繁雜，每天需要處理大量的工作，這些工作涉及面很廣，也極為瑣碎。簡單來說教學秘書工作包括：文件傳送、日常教學管理、檔案管理、信息采集與更新四個方面。但是在實際工作中，高校鮮少對教學秘書職責做出明確規(guī)定，其工作也遠不止這些。因此，明確崗位職責是急需解決的首要問題。

同時，隨著普通高校規(guī)模的不斷擴大及院校逐漸正規(guī)化，各類事務不斷增加，教學秘書的工作也就更為繁忙，而普通高校往往對此不夠重視。一般院校都配有教學秘書、行政秘書、科研秘書等崗位，但是在一些高校中（尤其是民辦高校）由于辦學條件和資金的限制，對秘書人員的配備往往不足，一人身兼多職的情況屢見不鮮，有得教學秘書除了對接教務處、人事處的工作之外，還需要對接財物處、后勤處等部門的各類工作，這嚴重影響了學院教學工作的開展，也影響了學校各項工作的進展速度。

1.2 有責無權，責權失衡

長期從事秘書工作的人員不難發(fā)現(xiàn)，在普通高校中，秘書工作范圍廣、責任重、事務繁。雖然說秘書是基層管理者，但是實際工作中他們的服務性被無限放大，責任無限增多，而身為管理者的權力卻微乎其微，責與權嚴重失衡，甚至是有責無權。院內各級領導、師生有問題就找秘書，出錯更是埋怨秘書，以至于很多教學秘書產生“多一事不如少一事”的想法，這也使得很多教學秘書難以長久保持工作熱情和心理平衡。

1.3 待遇較差，事務繁雜

經筆者調查了解，各類高校中教師工資均高于教學秘書。除此之外，高校教師還有課時費、科研費等；高校輔導員工資雖沒有教師高，但是一般也有崗位補貼等，情況相對較好；教學秘書工資相對較低，工作量相對較大、所擔負的責任也很大，是每個學院都不可或缺的重要角色。如果一個學院缺少了教學秘書，那么將連基本指令的上傳下達都無法做到。同時，教學秘書在完成各項工作時，會與學院師生及學校其他部門有較多接觸，加之事務繁雜，工作中難免會有一些考慮不到的地方或是失誤，甚至是引起他人誤解，這時他們最需要的是領導、同事的理解及包容。

1.4 職業(yè)前景渺茫，人員流動性大

一直以來教學秘書在高校招聘中相對來說門檻較低，但是近年來普通高校教學秘書的招聘條件也在逐年提高，高校教學秘書普遍都有研究生學歷。為了更好地服務于教學和科研，很多高校對教學秘書的科研能力要求也在逐漸提高，部分高校甚至要求應聘對象為211或985院校的畢業(yè)生，這些都表明教學秘書工作不再是一個簡單、重復的工作[2]。

對于很多教學秘書來說，秘書工作的煩瑣性和重復性，不斷地磨蝕他們最初工作時的熱情和激情，復雜的人際關系，加之教學秘書待遇差、晉升機會極少，轉崗也有很大的限制；工作中也難免受到一些的委屈、誤解；學校領導、教職工對秘書工作的認可也存在不足……如果教學秘書本人的立場不夠堅定，毅力不夠堅韌，這些都容易影響其工作時的心態(tài)，甚至致其離職。當然，這些也都是致使高校教學秘書人員流動性大的重要原因。

同時，高校一般都沒有儲存后備力量，一旦原有教學秘書辭職或者轉崗，崗位就會出現(xiàn)空缺，學校則需重新招聘，新入職的教學秘書多無相關工作經驗，加之學校沒有相應的崗前培訓，故熟悉崗位工作就需要花費一年的時間，如其適應能力較差，則需更多的時間，但這往往會使學院很多工作不能順利、及時地完成，有時甚至會使全校工作受到較大影響。

2 如何做好普通高校教學秘書工作

2.1 提高自身素質

高校的發(fā)展除了要具有強大的師資隊伍外，還離不開優(yōu)秀的管理人員。雖然目前普通高校對教學秘書要求不是太高，但是教學秘書本人應有更長遠的眼光，在協(xié)助完成教學管理及教學研究工作的同時，也不能放松了對自身素質的要求，要不斷提高自己的組織協(xié)調能力、信息處理能力。在信息化時代，教學秘書的計算機運用能力也必須與時俱進，以便更好地完成各項工作。

總之，身為教學秘書，除了要完成本職工作，還要活到老學到老，時刻充電，努力學習新的管理知識和秘書相關的專業(yè)知識等，努力提高自身綜合素質。同時，加強思想素養(yǎng)和職業(yè)精神修養(yǎng)，成為一個全面發(fā)展的人，堅持用正確的世界觀和方法論指導工作，更好地發(fā)揮教學秘書的作用，不僅要成為優(yōu)秀的服務者和溝通者，還要努力成為優(yōu)秀的協(xié)調者和管理者。

2.2 工作中時刻保持“四心”

工作時要細心。筆者所在的學院要負責整個學校的公共基礎課程，所需草擬的文件、采集的信息、整理的檔案有很多，僅教學相關的文檔就有近萬盒，每天經手的各類表格及文件也不計其數(shù)，這些工作都看似簡單，但是稍有不慎就可能會出現(xiàn)錯誤，勿論其是否存在差錯，單是存放，就需要教學秘書工作時非常認真、細心、存放科學。畢竟，從雜亂無章、數(shù)目龐大的檔案室內找尋到陳舊的一份試卷、文件，無異于大海撈針。所以，學院的各類文件如果沒有被教學秘書認真、細心的科學存放，那么它們都將會變?yōu)橐欢褵o用的廢紙，且無處可尋，這必定會使學院教學工作無法順利開展，因此教學秘書在工作之時必須認真細心。

工作中要耐心。面對繁重的工作，身為教學秘書一定要耐心，工作雖多，也要一件一件認真完成，斷不可煩躁敷衍。當教師對學校和學院各類通知有疑問時，教學秘書需要耐心為其解疑。當學生來咨詢問題時，若他們由于緊張或者不清楚這些事情需要找誰來解決、怎么去解決的時候，教學秘書需要耐心詢問，了解其所需，盡可能地去幫助他們。

對工作有責任心。責任心是我們從事任何一項工作都應具備的職業(yè)道德之一。學院的一切日常教學管理工作都必須圍繞著教學活動這個中心進行，既實實在在又繁重復雜，而且教學秘書應根據教學進度表做到有計劃地安排，不能出現(xiàn)遺漏和差錯。如果教學秘書沒有責任心，消極對待應完成的工作，或者對工作拖拖拉拉，不及時完成，都將會嚴重妨礙教學工作的正常開展。

對境遇保持平常心。有不少人埋怨教學秘書工作不好做，需要聯(lián)系的部門太多，工作又多為服務性的，似乎誰都可以差使教學秘書去做各種事情，還要擔心工作有沒有紕漏、會不會引起領導、教師或學生的不滿，忍不住一次次地去核查經手的文件、表格，卻依然忐忑不安，搞得自己很是疲憊，工作效率也不一定高。其實，既然做了教學秘書，就要對可能發(fā)生的事情做好心理準備，但是也不必過分的擔憂，畢竟人無完人，只要腳踏實地、認認真真地做事，有了問題就及時、認真去解決，出了差錯就馬上改正，并在以后的工作中盡量避免同類錯誤的出現(xiàn)，相信領導、教師、同事和學生也會體諒的。當然，對于師生的一些無理要求，教學秘書也必須要學會拒絕，絕不大包大攬，必須認識到自己的首要任務是認真完成本職工作，不管境遇如何，始終保持一顆平常心，不消極，不盲從。

2.3 做好服務工作，幫助師生解決實際問題

作為教學秘書，一定要做好管理及服務工作。教師對學校和學院各類通知的疑問，學生對任課教師講課的意見，師生對學院及學校發(fā)展所提出的意見和建議等，教學秘書要負責將這些信息分別加以收集、整理，按程序上報給學校、教務處或學院的相關領導，以備各級領導采取有效的措施和相應的對策，解決實際問題，促進學校的發(fā)展。對于學院的各類文檔教學秘書要分類科學存放，方便學生、教師、領導查閱。

2.4 完善制度

教學秘書在基層教學管理中起著重要的作用，是教學工作的組織者，是院領導的得力助手，是教師、學生、管理人員之間的橋梁和紐帶[3]，但是做好教學秘書工作最重要的是離不開高校的支持。為了更好地完成教學工作、促進高校長遠的發(fā)展，普通高校應對教學秘書工作給予更多的重視和支持，應盡量多為教學秘書等高校行政崗位提供一些政策上的支持，各級領導及廣大師生也應對教學秘書的工作多一些體諒。同時，普通高校還要建立、完善激勵體系，適當?shù)靥岣呓虒W秘書的福利待遇，加設崗位津貼，增加一些崗位培訓、進修、行政兼課、晉升和轉崗的機會。對于工作中表現(xiàn)較好的教學秘書，應給予肯定和相應的獎勵，對表現(xiàn)較差的教學秘書也應給予適當?shù)呐u，以達到激勵先進者，勉勵后進者的效果。

2.5 做好職業(yè)規(guī)劃

人往高處走，水往低處流，在做好自己本職工作的同時，教學秘書還應充分利用業(yè)余時間，結合自己的興趣和特長，做好職業(yè)規(guī)劃，不斷提高自己的能力，以期更好地發(fā)展，切不可有“當一天和尚撞一天鐘”的錯誤想法。

3 結語

教學秘書的工作看似簡單，想要做好卻很難，對個人的綜合素質要求較高。一個合格的教學秘書不僅要有較強的工作能力，還要具備一定的奉獻精神，在立足本職工作的同時，堅持開拓創(chuàng)新，在枯燥繁雜的工作中尋找突破點，創(chuàng)新、高效地完成學院、學校的教學工作。不停抱怨對工作、對自己的發(fā)展都是有百害而無一利的行為，不如韜光養(yǎng)晦，把多余的精力用在鉆研業(yè)務、提高自身綜合素質的方面，以適應普通高校的發(fā)展需要，同時提高自己的工作能力，以適應當代教育事業(yè)的發(fā)展需要，適應社會發(fā)展的需要。