試論高校文印信息化管理的思考與探索

摘 要：高校文印信息化管理的實現是高校信息化建設的重要一環，需要相關人員進行重點關注。基于此，文章分析了高校文印管理的現狀問題，說明了高校文印信息化管理發展的實現基礎，重點闡述了大力引進相關硬件及技術、創建更加良好的信息安全環境等高校文印信息化管理的實現途徑。

關鍵詞：高校;文印信息化管理;信息安全

中圖分類號：G647?文獻標識碼：A?收稿日期：2018-10-22

作者簡介：湯銘春（1969—），男，廣東梅州人，本科，職員，研究方向：高校管理。

隨著信息技術的不斷發展，各個行業都在積極地進行信息化建設。在這樣的背景下，我國對電子政務的發展更加重視。與電子政務同步發展起來的還有快速印刷，其體現了極大的優勢以及發展的潛能。快速印刷的實現離不開數字印刷技術以及相關設備的使用，這樣的印刷方式有效地彌補了傳統印刷的不足之處。在我國高校的文印管理領域，對數字印刷技術的發展與使用更為關注。現階段，在相關企業的大力支持下，我國已有高校實現了文印信息化管理，提升了“智慧校園”的建設速度。

一、高校文印管理的現狀問題分析

1.信息安全隱患

隨著《國家教育管理信息系統建設總體方案》的發布，我國各大高校對校園管理信息化建設更加重視。現階段，我國高校中的校園網絡等基礎設施已經得到了逐步的完善，會議室、實驗室、圖書館的信息化管理已經得到了落實。但是，相比較來說，高校對文印信息化管理的發展與建設普遍較為忽視。在實際的文印管理工作中，由于高校中包含的各個院系以及科研單位相對獨立，所以對文印設備的采購也是分散進行的[1]。而高校中的教研人員以及學生撰寫的研究論文普遍是由學校中的自營機構完成打印裝訂的。

這樣的文印管理方式就突顯出了一個較為嚴重的問題，就是信息安全的問題。眾所周知，科研成果是高校的核心競爭力。當文印環境相對開放時，科研成果、論文、相關數據信息等與科研項目相關的重要信息意外泄露的可能性顯著提升。這種文印管理方式無法有效的保證相關科研人員的知識產權，甚至會有許多標明了絕密的文獻被他人誤看。

2.成本控制問題

通過上述的分析能夠了解到，由于在我國的高校中，各個院系以及科研單位相對獨立，所以對文印設備的采購也是分散進行的。這意味著在一所高校內，不同的校內科研單位都有著自己的文印設備。這樣的設備采購方式必然會造成嚴重的重復購買問題，直接造成了高校文印管理成本的提升。在高校中，科研經費相對充足的學系或科研單位會配置較為高端的文印設備，但是其實際的印刷量卻并不一定與之相匹配，且由于各個學系之間的交流并不多，所以會導致資源浪費的問題發生。在這樣的情況下，高校文印管理的相關人員必須意識到文印設備統籌規劃安排的重要性。

高校文印信息化管理的發展與使用就能夠有效地實現對信息安全的保障以及相關成本的控制。通過信息化、智能化的管理，能夠為高校的師生提供更加精細的服務，在流程上杜絕了信息的外泄，提升了文印設備使用的效率以及印刷的效率，達到了成本節約的目的。

二、高校文印信息化管理發展的實現基礎分析

目前，由于技術的不斷發展與更新，印刷設備的性能得到了進一步的優化，實際的印刷方式也得到了轉變，這樣的發展為高校文印信息化管理的實現提供了硬件的支持，使得高校文印信息化管理有著較高的可行性。現階段，為了提升文印管理的效果和印刷的效率，我國高校文印管理相關部門使用的印刷設備已經更新為性能更高、靈活性更強的數字印刷設備，包括數碼打印機、數碼復印機等，同時，對油墨印刷制版數字一體機的使用也較為普遍。可以說，這些新型印刷設備的使用為高校文印信息化管理的實現創造了良好的硬件條件。在技術方面，隨著數字技術、網絡技術的不斷發展，我國高校文印管理的相關部門在實際的工作中已經引進并普及性地使用了與新型印刷設備相匹配的技術，無版印刷的數碼印刷技術、掃描技術以及文字識別技術都得到了廣泛的使用，為高校文印信息化管理的實現提供了技術的支持。

三、高校文印信息化管理的實現途徑探究

1.大力引進相關硬件及技術

在進行高校文印信息化管理的改革建設中，必須進行的就是對相關硬件設備以及技術的引進，為文印信息化管理創造更加良好的條件。在具體的實施中，由于我國高校普遍已經完成了對相關硬件設備的更新，所以要將工作的重點放置在文印信息化管理關鍵技術的引進上。掃描技術、文字識別技術以及數碼印刷技術是實現高校文印信息化管理的基本技術。

利用掃描技術，可以通過相關參數的前期預設，實現對網絡共享文件夾中所需資源的檢索，包括參考書籍文獻、重點知識等。在掃描技術中，通過對XML元數據記錄的使用，能夠對系統之間進行集成管理，為系統之間的資源信息共享創造更好的條件。相關管理人員可以結合實際的情況以及資源信息的內容，對系統進行保密設置，實現了使用隱藏或是只讀模式對相應的文件進行發送，推動了系統之間的整合[2]。

利用文字識別技術，能夠將多種資料信息的掃描文件轉化為電子文本，實現對紙質文檔的信息化保存。同時，也可以結合實際的使用需求，將電子文本轉化成PDF、Word、Excel等格式，為高校師生提供了更加方便的文印服務。

利用數碼印刷技術，能夠進一步提升印刷的質量與速度，對成本的控制也有著一定的作用，結合彩色激光數碼復合機的使用，能夠更好地滿足文件高質量的輸出要求。

2.創建更加良好的信息安全環境

對于在現階段高校文印管理中存在的信息安全問題，高校文印管理相關部門可以通過為有著特殊安全需求的學院或是部門進行更優的信息安全環境創建來解決。例如，對高校內涉密的科研部門，可以引入文件安全管理軟件，對相關信息的安全進行保障。該軟件要能夠實現對文檔調用的監控與預警，當有人使用相應的文印設備進行文檔的調取時，該文件安全管理軟件要能夠對關鍵詞進行監測，當涉及機密的文件以及研發成果的關鍵詞時，能夠第一時間將相應的檢索信息發送至管理人員的手機或是郵箱中，結合授權碼的輸入，才能實現對相關文檔的調取。

還可以在文印信息化管理中引入校園一卡通的身份識別功能。為了避免由于校園一卡通的遺失或被盜而產生的信息泄露問題，可以使用“刷卡+輸入密碼”的方式進行預防。在這樣的情況下，校園一卡通就成為一個文印信息化管理中的“密鑰”。結合校園一卡通的過期及取消過期、掛失補辦、凍結及解凍等手段，就為文印管理人員以及校園卡使用人員都提供了更加方便、快捷的服務。

3.文印管理的成本控制

針對目前高校文印管理中存在的成本問題，可以通過文印信息化管理的方式進行解決。相關管理人員可以引進復合機內置的兼容性讀卡器，提升信息讀取的速度，更加方便進行日常的維護。利用該兼容性讀卡器，能夠直接對校園一卡通中的信息進行獲取，不需要再進行外置客戶端的設置，控制了讀卡設備的成本。

想要實現對管理成本更好的控制，可以使用外包的方式進行高校文印管理信息化建設。具體來說，就是由相關的企業以及設備的廠商直接在高校中進行相關設備的搭建以及管理維護，并以文件印刷的張數進行收費。在這樣的方式下，高校幾乎不用付出文印信息化管理建設中的設備購置費用以及管理成本，同時也能使高校師生獲得更好的文印服務。

另外，使用單獨的高校文印信息化管理也是一種能夠對成本進行控制的方式。在該方式中，高校可以通過引進相應的印刷設備，實現對全校文印的統一管理。使用這樣的方式不僅能夠為高校的師生提供更加多樣的、智能的、便捷的、安全的文印服務，還能實現對高校文印設備的統籌管理，避免重復購買、相關設備使用率低下的問題發生。

4.身份識別與方案設定的結合

在高校的實際教學工作中，資料文檔的輸出是高校師生進行信息保存以及溝通的主要方式。就目前高校的文印服務情況來說，師生的滿意度普遍偏低。由于高校師生對相關資料文檔的輸出及印刷有著不同的要求，所以在印刷設備的使用中必須由專人進行操作。在這樣的情況下，基于高校文印信息化管理的自助文印服務的推廣就存在一定的難度。

在進行高校文印信息化管理的建設中，自助文印服務的推廣使用有著重要的意義。在為高校師生提供自助文印推廣服務時，可以結合校園一卡通的使用對使用者的身份進行確定，并通過印刷設備及文印終端對不同身份的使用者設定不同的方案。這樣即使是在沒有專人提供服務的情況下，設備也能夠結合使用者的身份、選擇的功能、印刷的數量等完成價格方案的設定以及實際的支付操作。

5.構建更加完善的電子文檔管理網絡平臺

由于電子文件的普及性使用，對電子數據進行使用的情況更多。在這樣的背景下，傳統的“單機排版+電腦保存”模式以及簡單的文件服務器已經無法更好地滿足高校師生的實際需求，常常會導致文件丟失的問題發生。這就使相關工作人員在進行文印管理信息化建設的工作中，要更加重視對電子文檔管理平臺的建設。要設置獨立的網絡系統以及專用的賬戶。在登錄該信息網絡平臺時，通過不同的登錄身份權限，轉入不同的信息庫，并提供不同的操作功能。當使用者在該信息網絡平臺中進行打印的操作時，該平臺能夠及時地進行上報及記錄。

在高校中，文印管理的相關部門不僅承擔著一般的電子文件管理，還承擔著大量的保密性文件的管理，如多種的試卷等。這種文件的保密性質對網絡環境的安全有著更多的要求。所以，在進行電子文檔網絡管理平臺的搭建及使用中，要確保能夠對登錄人員、印刷的操作者等進行身份以及權限的識別，并及時地、自動地進行操作日志的記錄，可以使用電子簽名或是電子印章等的方式完成對電子文件的簽發。

綜上所述，高校文印信息化管理是高校信息化建設中的一項重要工作，對高校電子文件、科研資料等信息的安全保證有著重要的意義。在目前我國高校的文印管理中，普遍存在信息安全漏洞以及成本控制的問題，而高校文印信息化建設就能夠完成對這些問題的解決。通過大力引進相關硬件及技術、創建更加良好的信息安全環境、文印管理的成本控制、身份識別與方案設定的結合，構建起更加完善的電子文檔管理網絡平臺，促進了高校文印信息化管理的實現，為高校師生提供了更加優質的、智能的、安全可靠的文印服務。

參考文獻：

[1]邱鳳俐.學校文印管理信息化及自助服務的探討[J].廣東職業技術教育與研究，2017（6）：207-208.

[2]李星階，吳永奎.高校文印信息化管理的思考與探索[J].科教導刊（上旬刊），2011（12）.