淺議檔案管理工作在企業的重要性

遲東升

[關鍵詞]檔案；管理工作；重要性

提高企業對檔案管理工作重要性的認識，勢在必行。檔案管理工作是企業重大經營活動的歷史記錄，是企業當前經營活動的指導依據，是企業依法經營的證明。對于基礎管理工作之一，企業檔案管理是對企業進行歷史狀況記錄和指導企業工作，為此，各級領導必須高度重視抓好企業檔案管理工作。企業檔案管理工作做得好，對于維護企業權益有著極為重要的作用。實踐證明，對檔案管理工作的重要性認識越充分，搞好檔案管理工作的自覺性就越高，檔案對企業經營的支持作用就發揮得越充分。

一、檔案管理工作的人力、物力、財力的投入

1.人力投入

正常生產經營中的企業，都有檔案管理部門，如配備專職檔案管理人員、設立檔案管理組織機構、檔案網絡管理機構，檔案網絡兼職管理人員和檔案各級分管領導。檔案管理具有其自身的專業性，要求95%以上檔案人員必須進行業務培訓，取得相關的檔案管理資格證書，方可從事檔案工作，且每隔5年必須重新取證，同時還必須接受嚴格的繼續教育培訓，僅此項就是一項不少的投入。

2.財力投入

檔案管理在整理歸檔的過程中，需要大量的檔案夾具，如整理和裝訂工具，涂改液、號碼機、檔案夾，檔案卷盒、卷皮、復印紙張、專用油墨、裝訂線、標簽紙、貼標簽專用的雙面膠等，專用檔案夾具要定做，會計、照片/底片等檔案裝具更要定做，價錢普遍較貴；以上這些都需要企業加大資金投入，才能保證檔案管理工作正常開展。檔案工作的特殊性，其工作的過程，就是消耗辦公用品的過程。

3.物力投入

鑒于檔案管理的專業特殊性，對檔案的管理保護技術要求相當高，為了確保檔案的完整和安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，要求檔案庫房必須堅固、必須留有今后20年存放檔案的余地。庫房內必須裝有安全門鎖、防盜的監控系統、通風設備，備有足量的消防器材、防火監控系統等。檔案庫房必須和辦公室、閱覽室分開。檔案庫房必須配置有“八防”保護設備和安全措施，即做到：防火、防盜、防潮、防光、防溫、防蟲、防塵、防有害氣體，等等。這就要求企業對檔案工作投入較多的資金，用來配置有特定要求的檔案庫房、檔案保護設備、檔案專用裝具等。

二、檔案管理工作的產出效益

1.社會效益

檔案作用的雙重性和擴展律，對全社會有用，是長遠作用，它體現的是檔案的第二價值。檔案的價值不可估量。如國家重點建設工程，其設計、基建、安裝、調試、生產運行及其經營管理過程和經驗，都是極其寶貴的財富，它對真實反映我國的社會主義經濟建設有著重要的作用，而這些作用是呈現擴大和發展趨勢，這時檔案的價值就在檔案不斷被社會各階層利用、參考時體現出來。

2.歷史效益

隨著社會不斷發展，檔案對一個國家的生產建設、科學研究和文化教育事業的發展越來越顯示出重要作用。它體現在利用檔案后，對促進歷史研究及維護歷史真實面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經驗教訓、取長補短、產生并提高效益發揮重大作用。當經過了漫長的歷史時期，一些企業已經不復存在，但企業的各類永久保存的檔案仍作為歷史檔案存放在各個地方檔案館里，它的歷史價值和效益是不言而喻的。

3.現時利用檔案效益

完整準確的檔案資料，快捷方便的查詢方式可以為生產一線的技術人員帶來極大幫助，也可以創造巨大的經濟效益。諸多利用情況都體現了檔案的作用及檔案存在的價值，即檔案的產出。

三、檔案價值

1.從檔案的價值形態看檔案價值

檔案的保存價值和利用價值可以涵蓋檔案的所有價值形態。如檔案的現實價值和長遠價值，就是檔案保存的時間性和利用的時效性的體現。檔案的憑證價值和情報價值，是檔案的兩種基本價值，也是檔案的利用價值，也就是說，檔案能滿足主體的不同需求。

2.從檔案的定義、本質、屬性看檔案價值

從檔案的本質、屬性看，一方面，檔案是人類保存記憶的最好工具，具有原始性、本源性、回溯性，這是檔案的本質，它決定了檔案必須加以很好保存，人類文明才得以傳承。

《檔案法》第二條規定：“檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家、社會、個人具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”它從法律層面規定了檔案是必須有保存價值的歷史記錄。這是對檔案價值認識的提高。

3.從檔案工作具體內容看檔案價值

收藏管理與開發利用永遠是檔案工作對立統一的兩個方面，是檔案價值在檔案實際工作中的很好體現。

檔案工作的內容是檔案工作者勞動的具體體現，也凝結了檔案的價值。檔案工作中的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用幾個環節，其實就體現了檔案工作的兩個方面。即收集管理和提供利用。一方面，檔案人員通過收集、保管、鑒定等手段，來實現檔案的保存價值；另一方面又通過整理、編目、編研和利用等一系列工作，來確保檔案利用價值的實現。

綜上所述，檔案就是企業為歷史留下的一筆寶貴財富。只有認識到檔案管理工作的重要性，加大對檔案工作的投入并通過檔案人員的積極努力。以“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的精神，認真做好檔案管理工作，才會有“前人種樹，后人乘涼”的大好局面。