李曉莉
摘 要:文章將重點(diǎn)分析文書檔案管理中存在的問(wèn)題,結(jié)合目前相關(guān)工作的實(shí)際開展情況,探索評(píng)價(jià)單位管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn),為有條不紊地開展文書檔案管理工作提出合理化建議。
關(guān)鍵詞:文書檔案;管理工作;問(wèn)題;對(duì)策
中圖分類號(hào):G275.2
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文書檔案可以適當(dāng)?shù)胤从吵鰡挝粌?nèi)部多項(xiàng)活動(dòng)實(shí)際開展的情況,通過(guò)真實(shí)的記錄反映出單位具體的管理水平。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,文書檔案管理工作在各項(xiàng)工作中占據(jù)的地位日益突出,其發(fā)揮的重要作用日益明顯。
正視現(xiàn)階段文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,尋找相對(duì)合理的解決對(duì)策已成為新時(shí)期檔案管理工作面臨的首要挑戰(zhàn)。
1.文書工作及檔案管理不協(xié)調(diào)
文書工作及檔案管理屬于統(tǒng)一又對(duì)立的關(guān)系,只有落實(shí)好文書工作,才能保證檔案管理順利進(jìn)行,檔案管理也屬于文書工作的延續(xù)。現(xiàn)階段,很多的單位并沒有清楚地認(rèn)識(shí)到文書工作和檔案管理的關(guān)系,以至于在開展文書管理工作的時(shí)候,延續(xù)了檔案管理的模式,影響了兩者之間的關(guān)系,使其距離越來(lái)越遠(yuǎn),使兩項(xiàng)工作銜接的過(guò)程困難重重,甚至出現(xiàn)了較多的矛盾,比如文件格式不符合相關(guān)規(guī)定、用紙不統(tǒng)一等。
2.高管人員并未對(duì)其高度關(guān)注
在某些單位中,高層管理人員并沒有重視文書管理工作的重要性,以至于在對(duì)其理解的過(guò)程中出現(xiàn)了偏差。還有部分高管人士將文書檔案管理工作想象得過(guò)于簡(jiǎn)單,認(rèn)為此項(xiàng)工作只是將資料整理起來(lái),無(wú)法使其更好地發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。某些單位領(lǐng)導(dǎo)讓管理人員單純地將資料保存完整,但是并沒有合理地利用,使得相關(guān)的工作得不到落實(shí),打擊了相關(guān)工作人員的積極性。
3.文書檔案管理工作缺乏規(guī)范性
此項(xiàng)工作缺少基本的規(guī)范性,很多問(wèn)題也是大型企業(yè)都存在的,但是不能將其忽視,需要采取合理的措施解決。不規(guī)范的表現(xiàn)就在于檔號(hào)、案卷標(biāo)題等不規(guī)范,還有些檔案卷宗缺少基本的卷內(nèi)目錄,這種現(xiàn)象比比皆是。文件檔案的實(shí)際檢索率較為低下,當(dāng)前采用的檢索手段就是純手工和電腦兩類方式。但是目前使用相對(duì)普遍的還是純手工檢索手段,雖然有些單位管理者研制出多樣的檢索方案,卻并未發(fā)揮出實(shí)用價(jià)值。
1.實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理的有效銜接
目前來(lái)說(shuō),各個(gè)單位都應(yīng)該重視文書工作和檔案管理的密切關(guān)系,認(rèn)識(shí)到文書工作就是檔案管理的基本條件,只有按照規(guī)范的流程落實(shí)文書工作,就可以給檔案管理工作奠定重要基礎(chǔ)。在實(shí)際的工作中,需要實(shí)現(xiàn)兩者的有效銜接,通過(guò)對(duì)文件質(zhì)量的合理把控,按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)積極執(zhí)行。
2.提升高管對(duì)文書檔案的重視程度
單位內(nèi)部的高管需要重視文書檔案的管理工作,通過(guò)積極主動(dòng)地對(duì)文書檔案工作情況加以核實(shí),利用多元化的方案向相關(guān)工作人員傳達(dá)此項(xiàng)工作的法規(guī)條例,提高此項(xiàng)工作的被重視程度,積極得到多方支持,加大文書檔案的投入力度,確保將傳統(tǒng)的管理模式適當(dāng)轉(zhuǎn)變,使得管理細(xì)節(jié)趨向于標(biāo)準(zhǔn)化。
3.健全文書檔案管理工作規(guī)范體制
針對(duì)現(xiàn)有的檔案實(shí)現(xiàn)有效的全面檢查,及時(shí)摒棄無(wú)用的卷宗,避免因出現(xiàn)重復(fù)記錄的情況而影響到基本的工作效率。針對(duì)檔案的卷宗等進(jìn)行合理的歸置,尤其是組卷過(guò)厚和內(nèi)容混亂的檔案,需要將其重新進(jìn)行編排。在這個(gè)過(guò)程中還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)文件檔案的優(yōu)化組合,針對(duì)缺少頁(yè)碼和沒有目錄的檔案,應(yīng)該及時(shí)重新填寫,使其趨向于規(guī)范化。對(duì)命題比較模糊的材料,必須重新進(jìn)行命題,避免出現(xiàn)無(wú)法識(shí)別的情況,嚴(yán)禁計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中出現(xiàn)此類問(wèn)題,降低其對(duì)檢索準(zhǔn)確度的負(fù)面影響。
文書檔案管理工作本身就是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中非常關(guān)鍵的參考資料,對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的管理意義重大。文書檔案管理者需要擺正姿態(tài),適當(dāng)?shù)靥嵘陨硭刭|(zhì),通過(guò)明確現(xiàn)代化技術(shù)的影響,提升此項(xiàng)工作的管理效率,確保文書工作和檔案管理實(shí)現(xiàn)有效銜接,構(gòu)建起更為科學(xué)的管理流程,在根本上推動(dòng)文書檔案管理工作更加順暢地開展。
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