文書檔案管理中存在的問題及對策分析

李曉莉

摘 要：文章將重點分析文書檔案管理中存在的問題，結(jié)合目前相關(guān)工作的實際開展情況，探索評價單位管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)，為有條不紊地開展文書檔案管理工作提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；問題；對策

中圖分類號：G275.2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文書檔案可以適當(dāng)?shù)胤从吵鰡挝粌?nèi)部多項活動實際開展的情況，通過真實的記錄反映出單位具體的管理水平。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，文書檔案管理工作在各項工作中占據(jù)的地位日益突出，其發(fā)揮的重要作用日益明顯。

正視現(xiàn)階段文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，尋找相對合理的解決對策已成為新時期檔案管理工作面臨的首要挑戰(zhàn)。

一、文書檔案管理中存在的問題

1.文書工作及檔案管理不協(xié)調(diào)

文書工作及檔案管理屬于統(tǒng)一又對立的關(guān)系，只有落實好文書工作，才能保證檔案管理順利進(jìn)行，檔案管理也屬于文書工作的延續(xù)。現(xiàn)階段，很多的單位并沒有清楚地認(rèn)識到文書工作和檔案管理的關(guān)系，以至于在開展文書管理工作的時候，延續(xù)了檔案管理的模式，影響了兩者之間的關(guān)系，使其距離越來越遠(yuǎn)，使兩項工作銜接的過程困難重重，甚至出現(xiàn)了較多的矛盾，比如文件格式不符合相關(guān)規(guī)定、用紙不統(tǒng)一等。

2.高管人員并未對其高度關(guān)注

在某些單位中，高層管理人員并沒有重視文書管理工作的重要性，以至于在對其理解的過程中出現(xiàn)了偏差。還有部分高管人士將文書檔案管理工作想象得過于簡單，認(rèn)為此項工作只是將資料整理起來，無法使其更好地發(fā)揮出應(yīng)有的價值。某些單位領(lǐng)導(dǎo)讓管理人員單純地將資料保存完整，但是并沒有合理地利用，使得相關(guān)的工作得不到落實，打擊了相關(guān)工作人員的積極性。

3.文書檔案管理工作缺乏規(guī)范性

此項工作缺少基本的規(guī)范性，很多問題也是大型企業(yè)都存在的，但是不能將其忽視，需要采取合理的措施解決。不規(guī)范的表現(xiàn)就在于檔號、案卷標(biāo)題等不規(guī)范，還有些檔案卷宗缺少基本的卷內(nèi)目錄，這種現(xiàn)象比比皆是。文件檔案的實際檢索率較為低下，當(dāng)前采用的檢索手段就是純手工和電腦兩類方式。但是目前使用相對普遍的還是純手工檢索手段，雖然有些單位管理者研制出多樣的檢索方案，卻并未發(fā)揮出實用價值。

二、文書檔案管理問題的解決對策

1.實現(xiàn)文書工作與檔案管理的有效銜接

目前來說，各個單位都應(yīng)該重視文書工作和檔案管理的密切關(guān)系，認(rèn)識到文書工作就是檔案管理的基本條件，只有按照規(guī)范的流程落實文書工作，就可以給檔案管理工作奠定重要基礎(chǔ)。在實際的工作中，需要實現(xiàn)兩者的有效銜接，通過對文件質(zhì)量的合理把控，按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)積極執(zhí)行。

2.提升高管對文書檔案的重視程度

單位內(nèi)部的高管需要重視文書檔案的管理工作，通過積極主動地對文書檔案工作情況加以核實，利用多元化的方案向相關(guān)工作人員傳達(dá)此項工作的法規(guī)條例，提高此項工作的被重視程度，積極得到多方支持，加大文書檔案的投入力度，確保將傳統(tǒng)的管理模式適當(dāng)轉(zhuǎn)變，使得管理細(xì)節(jié)趨向于標(biāo)準(zhǔn)化。

3.健全文書檔案管理工作規(guī)范體制

針對現(xiàn)有的檔案實現(xiàn)有效的全面檢查，及時摒棄無用的卷宗，避免因出現(xiàn)重復(fù)記錄的情況而影響到基本的工作效率。針對檔案的卷宗等進(jìn)行合理的歸置，尤其是組卷過厚和內(nèi)容混亂的檔案，需要將其重新進(jìn)行編排。在這個過程中還應(yīng)該實現(xiàn)文件檔案的優(yōu)化組合，針對缺少頁碼和沒有目錄的檔案，應(yīng)該及時重新填寫，使其趨向于規(guī)范化。對命題比較模糊的材料，必須重新進(jìn)行命題，避免出現(xiàn)無法識別的情況，嚴(yán)禁計算機管理過程中出現(xiàn)此類問題，降低其對檢索準(zhǔn)確度的負(fù)面影響。

文書檔案管理工作本身就是事業(yè)單位發(fā)展過程中非常關(guān)鍵的參考資料，對其進(jìn)行科學(xué)合理的管理意義重大。文書檔案管理者需要擺正姿態(tài)，適當(dāng)?shù)靥嵘陨硭刭|(zhì)，通過明確現(xiàn)代化技術(shù)的影響，提升此項工作的管理效率，確保文書工作和檔案管理實現(xiàn)有效銜接，構(gòu)建起更為科學(xué)的管理流程，在根本上推動文書檔案管理工作更加順暢地開展。

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