高校學生宿舍管理系統功能需求分析

[摘 要] 信息化技術為高校學生宿舍管理工作提供了新途徑，大大提高了管理水平，降低了管理成本，是高校宿舍管理工作的有力抓手和必然趨勢。針對學校實際情況和工作需求，筆者從學生管理角度出發，提出了高校學生宿舍管理系統的幾個功能需求點，為進一步完善宿舍管理系統、提高學生管理水平提供了參考和建議。

[關鍵詞] 宿舍管理系統；功能需求；輔導員

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 059

[中圖分類號] G641；G647.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0140- 02

0 引 言

高校學生宿舍管理工作是學生管理工作的重要一環。大學生超過三分之一的時間是在宿舍中度過的，它是學生生活、學習、相互交流的主要場所[1]。做好宿舍管理工作對保障學生安全、進行思想政治教育和校園生活環境建設具有重要意義。隨著高等教育的不斷改革和發展，高校的規模在不斷擴大，一方面是學生基數的逐漸增加，另一方面是學生的學歷層次、思想狀態、文化水平日益多樣化、復雜化，這使得高校學生宿舍管理的信息量成倍增加[2]。傳統的宿舍管理模式因獲得數據信息的方式較為緩慢，已經不能有效地對學生進行管理[3]。而信息化正是解決這一問題的重要途徑，它是高校宿舍管理工作的有力抓手和必然趨勢。有針對性地開發一款宿舍管理系統有助于學生管理工作水平登上一個新臺階。

1 高校學生宿舍管理系統的功能需求點

目前，各個高校都在積極開發宿舍管理系統，然而受學校實際情況的制約，各個高校的宿舍管理系統都是定制化開發，沒有統一標準，開發出的系統都有一定的局限性和面向性，不能普遍適用[4]。但基本的功能模塊大致相同，某些功能可以互相參考借鑒，以完善本校的宿舍管理系統。筆者結合自身宿舍管理經歷，結合本校的具體情況，提出被開發的宿舍管理系統需要滿足以下功能。

1.1 學生住宿信息的批量導入、調整，并以不同的形式規范化輸出

信息是學生宿舍管理系統的基礎，信息的準確和完整才能保證宿舍管理系統正常運轉。學生宿舍管理系統的信息由學生基本信息和宿舍信息兩部分組成，兩部分信息的一一對應才構成完整的學生住宿信息。在住宿信息組建階段，學生基本信息一般是從學校招生部門獲取的，而宿舍信息是根據預計報到率由學校宿舍管理人員預先分配好的，后按照實際的報到情況再進行微調。從學校招生部門直接獲取學生的基本信息固然方便快捷，但是信息存在時效性差和不全面的特點。在招生部門的新生數據庫中，許多學生的聯系方式是他們高中時的電話號碼，住址標注的是高中學校的地址，而這些信息已經不具有時效性，效用大打折扣；諸如本人證件照、父母聯系方式、乘車區間等重要信息，數據庫卻鮮有體現，所以為了便于學生管理工作，輔導員等學管工作人員往往會在開學初重新統計學生的基本信息。這時就需要學生宿舍管理系統具有數據批量導入的功能，能夠方便將各種格式、形式的學生信息導入到系統中。

住宿信息變化性比較大，需要經常調整。一方面學校每年都會有新生加入，有畢業生離校，學生基本信息周期性發生變化；另一方面高校學籍異動相對頻繁，因休學、退學而退宿的現象普遍，除此之外，因專業或班級調整、宿舍矛盾等原因調宿的情況也時有發生，住宿信息不定期發生變化。這使得宿舍管理系統需要具有良好的伸縮性，有效處理新數據的存儲和老數據的轉存，在處理新生安排入住、畢業生退宿、平時調宿和退宿時，具有較高的易用性，保證系統數據管理上的巧妙、緊湊、完整[5]。

學管團隊具有巨大的學生信息需求。輔導員需要熟知自己所帶學生的各種信息，以便對學生進行管理和思想政治教育。學生處、團委等部門的老師需要了解全校及各個學院（系）學生的統計信息，以便于活動策劃、決策和完成上級要求的工作。宿舍管理人員需要清楚每間宿舍學生的基本情況，以便評選優秀宿舍和記錄學生宿舍違紀情況。這些都需要宿舍管理系統能夠方便快捷地篩選、統計分析出各種學生住宿信息，并以數據庫、報表、圖表和門貼等不同形式按一定的規范進行輸出，便于學管團隊隨時使用。

1.2 隨時查看學生宿舍當天的狀況

高校學生宿舍管理部門不盡相同，有的學校由學生處負責，有的學校劃分給后勤處。但宿舍檢查的主體大致相同，輔導員、主管宿舍工作的人員、第三方物業的宿管員、保衛處的安全巡查員、學生干部等均可以參與到學生宿舍的檢查工作中來。其中，輔導員是大學生的直接管理者，宿舍的違紀問題一般也是由輔導員來處理，對于學生在宿舍的情況也是輔導員最為關心的。但是宿管工作只是輔導員工作的其中一項，輔導員還承擔著學生思想政治教育、出勤考察、獎學金評定、發展黨員等諸多工作，再加上一些高校不能按照1∶200的師生比例配備足夠多的輔導員，以及95后大學生自我管理能力差等客觀條件[6]，使得輔導員查宿的時間被大量擠占，這不利于輔導員及時發現宿舍安全隱患和學生平時的行為習慣。所以，需要學生宿舍管理系統幫助輔導員完成記錄學生宿舍狀況的任務。無論是主管宿舍工作的人員、第三方物業的宿管員、保衛處的安全巡查員還是學生干部都可以使用宿舍管理系統的手機APP，將查宿過程中發現的問題用圖片和文字的形式上傳到宿舍管理系統的數據庫，這樣輔導員在辦公的過程中可以隨時查看到所帶學生的狀況。為了保證查宿的及時、準確和高效，可以在手機APP端布置查宿任務，被安排查宿的人員必須完成相應的查宿任務，系統只支持現場拍照，這樣一方面對查宿人員起到監督作用；另一方面為輔導員在教育學生時提供真憑實據。

1.3 遠程要求學生立即整改宿舍問題

對于發現的環境臟亂、存在安全隱患等宿舍問題，學管老師會對學生進行教育，并督促其整改，但是傳統的反饋機制卻不太有效，學生是否整改、整改是否及時到位需要老師現場復查，這無疑增加了老師的工作量。而利用學生宿舍管理系統則能很好地解決這一問題，檢查宿舍過程中發現的問題，學生可以通過系統得知，自行整改，并將整改后的宿舍情況拍照上傳。如果整改不及時，輔導員會對學生進行提醒。這樣既使宿管工作形成閉環，又充分發揮了學生“自我管理、自我教育、自我服務、自我監督”的作用。

1.4 記錄學生違紀問題，對學生行為形成約束機制

為了增強學生宿舍管理系統對住宿大學生的行為約束，可以增加宿舍違紀行為記錄功能，形成類似于學生“檔案”的文件，伴隨學生從開學到畢業。輔導員可以將這一記錄與評獎評優、處分掛鉤，成為獎學金評定、發展黨員以及處分的重要依據，這樣一方面可更好地對學生行為形成約束，便于學生實現“四自”教育；另一方面可實現科學管理，對學生的獎懲更加準確、規范。

1.5 留存工作痕跡，便于學管工作者績效量化考核

學管工作，涉及面廣、彈性大、見效周期長，不利于量化考核，但考核工作又需要量化，否則就沒有說服力。因此，許多高校僅僅設計了較為復雜的一、二、三級考核指標，卻缺乏客觀的評價標準，不具有可操作性。這就導致在實際操作中，許多高校還是依靠個人匯報、院系考評、主管部門評價等傳統手段來進行考核，考評者憑著自己對學管人員的總體印象做出主觀判斷，憑感覺打分，影響考評結果的真實性和客觀性，造成實際考核工作與評價指標的脫節[7]。這需要宿舍管理系統能夠記錄查宿結果、整改過程，以無紙化的形式留存學管工作的痕跡，并且支持對查宿次數、宿舍違紀數量、宿舍整改率等具體數據的導出。這樣，學管工作者的績效考核就具有了量化的重要依據。

1.6 與其他系統相連，發揮更大作用

學生宿舍管理系統只是高校信息化體系中的冰山一角，要發揮更全面的功能還必須擁有更多的包容性，與門禁系統、教務系統、就業系統、報修維修系統等校內系統相連。例如：與門禁系統相連可以實現一定程度地得知學生上課、早操或晚自習的出勤情況；與教務系統相連可以將學生的行為習慣納入到學分管理當中，實現德育教育考核的定量化；與就業系統相連可以挖掘學生課外表現與就業的關系，進一步提高就業指導的針對性；與報修維修系統相連可以提高維修效率，增加學生的滿意度，也有利于學生自主參與到學校設施維修中來。校內各系統的互相連接為大數據分析提供了客觀基礎，對于學管團隊來說，可以利用這一數據資源深入研究，探索出更加有效的開展“第二課堂”的方式方法，促進學管工作再上一個新臺階。

2 結 語

綜上所述，學生宿舍管理系統無論是減輕學管團隊的宿舍管理壓力，還是提高學校的宿舍管理水平，保障學生宿舍安全，促進學生養成良好的行為習慣都可以發揮重要的作用。高校學管團隊仍需緊跟時代的步伐，投入到信息化浪潮中，樹立大數據分析思維意識，結合工作需求和學校的客觀條件，開發出更多需求點，進一步完善學生宿舍管理系統，使學校的信息化管理更加科學合理、富有成效。

主要參考文獻

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