新形勢下醫院檔案管理現代化問題及應對策略

李蕾

[摘 要] 隨著醫療制度改革的不斷深入，醫院檔案管理工作如何更好地服務于醫療、教學、科研等工作，成為新時期所面對的新任務、新課題。傳統的醫院檔案管理工作體制不健全，存在較多弊端，管理人員管理意識不夠，信息資料的完整性和連續性難以保證。本文從醫院檔案管理存在的問題及應對策略進行了初步的分析和闡述。

[關鍵詞] 醫院；新醫改；檔案管理；現代化問題；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 069

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0169- 03

0 引 言

醫院檔案管理作為整個醫院管理的重要組成部分，如何更好地服務于醫療、教學、科研等工作，成為新時期所要面對的新任務、新課題。傳統的管理方法與模式存在的問題日益凸顯，加強醫院檔案管理，使其科學化，糾正以往的檔案管理的弊端，保證醫院檔案的完整性和連續性[1-2]，對醫院的當前運行和未來發展規劃有重要的意義。

1 醫療衛生檔案管理的重要意義

（1）醫療衛生檔案可為醫院可持續發展提供動力。醫療衛生檔案是醫院的一種重要的無形資產，蘊藏著極為豐富的智力資源和極有價值的科研潛力，將醫療衛生檔案貫穿醫院管理、經營、臨床、科研等實踐活動，并完整地記錄、保存，可為醫院的可持續發展提供前進的動力[3]。

（2）醫療衛生檔案是醫院管理工作的重要信息來源。醫療衛生檔案通過文字、數據、表格、影像、彩圖等資料，真實地反映出醫療、教學、科研等信息，使瞬間的疾病病例和醫療過程有了永恒的記錄，為研究疾病的本質、準確尋找疾病的內在規律提供可靠的依據。

（3）醫療衛生檔案可為醫院管理提供科學決策依據。通過醫療衛生檔案能綜合研究各種常見病、多發病和疑難病，提高醫學診療技術。通過積累、傳承和利用各種檔案信息資料，有助于提高醫院管理者的能力和醫療質量水平。

（4）開發利用檔案能為醫院發展提供良好的戰略服務。醫療衛生檔案可真實反映醫院建設與發展的歷史，開發利用好醫療衛生檔案，能為醫院制定長期發展規劃戰略和工作目標提供翔實的依據。有了醫療衛生檔案資料的信息支持，才能保障醫院長久可持續發展。

2 新形勢下醫院檔案管理存在的問題

（1）檔案管理體制不健全。醫院醫療設備檔案管理存在的主要問題，表現為醫院檔案管理機構設置較散亂，操作標準較低，相關制度不健全，操作規范性較差。各部門檔案分開管理，導致數據信息重復率高，既浪費資源，又增加了查找檔案資料的難度，不能實現管理的科學化[4]。

（2）缺少專業管理人員。大部分醫院除了專職檔案管理部門配備少量的專業人員外，檔案管理人員兼職較多，文化水平差異較大，人員流動性大，各科室檔案無法做到統一管理。兼職人員業務水平不高，缺乏專業精神，導致檔案管理工作效率低下，發展緩慢，難以創新[5-6]。有的兼職人員法制意識較為薄弱，工作難以做到有法可依，管理效果較差。檔案管理水平仍然停留在經驗上，缺乏創新和活力。

（3）檔案管理硬件投入不足。醫院重視經濟效益，不重視檔案管理，沒考慮醫院衛生檔案對醫院未來的發展、醫療經驗的傳承、科研工作等多方面的重要性[7]，投入較少，檔案室狹小，設備陳舊，運用計算機及網絡技術較少，采用手工收集、檢索較多，信息量小，檔案資源開發和利用不足。

（4）檔案管理不規范。醫院檔案分散管理，檔案數據收集管理不平衡，手工提取數據等傳統管理方式錯誤率較高，難以保證相關數據的準確性，難以適應新形勢新醫改的發展趨勢[8]。醫院不重視檔案完備和更新軟硬件設施和信息化設備，檔案記錄管理較差，導致檔案資料收集不全甚至丟失。

（5）檔案重管輕用。許多寶貴的病歷檔案，收集整理保管后就很少利用，浪費了檔案資源。檔案信息資源開發不足，檔案資料信息不全，查找較困難，不利于檔案價值的發揮，嚴重阻礙了醫院檔案管理的進一步發展[9-10]。

（6）內容歸檔不規范。許多醫院沒有統一規范的檔案管理標準和模式，檔案的收集、歸檔、制作、存儲方面存在極大的不規范性和隨意性；醫院根據自己的需要來收集管理醫療衛生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[11]。許多有價值的資料沒有有效收集或損毀、遺失，造成資源的浪費。

（7）檔案管理制度不完善。醫院檔案管理的制度、職責以及檢查考核制度不健全，沒有得到及時補充和修訂，沒有統一的檔案管理職責和流程，缺少對檔案管理工作具體情況檢查考核評價的內容、措施，導致檔案資料存在重點不突出、缺項漏項、圖表資料和文字資料不符等現象。

（8）檔案監管機制不完善。部分醫院的檔案管理仍是各個臨床科室分散管理，沒有統一的監管機制[12]，不利于檔案的統一規范管理，難以發揮檔案信息資源的整體優勢，無法保障檔案的信息安全。借閱檔案的人員，不能及時歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損。

（9）檔案利用率低。傳統的手工查閱方式存在檢索困難、查準率低等不足。檔案管理措施不到位，檔案移交不及時、收集難度大、管理效率低，甚至出現遺失或損毀，大大降低了醫院檔案信息的有效利用率[13]。

（10）檔案安全性無法保障。醫院檔案管理沒有統一監管機制，管理存在較大隨意性。醫院檔案的分散管理，導致檔案資料遺失、錯誤等不安全問題時有發生。醫院發展對提高檔案使用效率的需求，加大了檔案管理工作難度，安全隱患更高，檔案遺失率普遍增加，嚴重影響了檔案安全性。

3 新形勢下做好醫院檔案管理工作的策略

（1）健全檔案管理工作體制。各級醫院要建立科學的檔案管理體系，將檔案工作作為醫院發展的重要內容納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作的重要性，提高醫院全體人員對檔案工作重要性的認識。

（2）建立高素質的專業隊伍。引導檔案管理人員提高對檔案工作的認知度，樹立責任意識；加強專業知識和崗位培訓，建立檔案監管、抽查制度和獎懲措施，培養檔案管理人員嚴肅認真的責任態度，積極為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務，為醫學、科研活動提供各種咨詢服務。

（3）加大投入。要加大資金投入，更新檔案管理設備；要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務和行政管理檔案，方便使用者及時查找、閱讀，減少檔案存放的空間，擴大信息容量，提高工作效率，增強保密性。

（4）引進現代化檔案管理技術。對醫院檔案管理儲存系統進行信息化升級，實現自動編號、自動分配和自動管理功能，避免資源浪費。建立高效的檔案查詢管理系統，提高檔案管理的準確程度和效率。建立醫院檔案的銷毀系統，實現檔案使用保存期限的提醒功能。建立現代電子信息技術的安全性監控系統，對違規操作進行預警，杜絕違規操作問題。

（5）健全檔案管理制度。要根據醫院的需要，對各項檔案管理辦法進行修改和補充，使檔案管理制度更加完善和行之有效。如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應的考核和獎懲制度，充分調動各個科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。制定切實可行的管理制度，規范管理模式，讓醫院檔案管理真正做到有章可循，有法可依。

（6）提高檔案管理水平。醫院檔案管理人員的業務水平直接影響醫院的檔案管理質量[15]。強化管理人員的管理意識，重視培養復合型人才，通過組織業務培訓、專業培訓、繼續教育等方法，提高檔案管理人員的業務水平和業務素養。要完善和落實考核、獎懲制度，提高檔案管理人員的法制觀念，使其熱衷于檔案管理工作，創新方法提高檔案管理水平。

（7）重視檔案的開發利用。檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，更好地為醫院臨床、醫療、教學和科研工作服務。應對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、真實、準確的信息。各級醫院要加強橫向聯系，實現檔案信息資源共享，滿足醫療、教學和科研工作的需求，提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

（8）加強檔案的安全保護。要開發高技術水平的醫院檔案管理防護系統，提高醫院檔案的防火墻技術，保證醫院檔案在安全環境下運行。要加強對檔案數據信息的維護工作，管好電子檔案，全面提高檔案信息化水平。

綜上所述，在新醫改形勢下，要根據醫院發展的實際需要，完善醫院檔案管理制度，引進先進的檔案管理設施和方式方法，不斷提高檔案管理人員的專業素質，進一步完善科學的檔案管理系統，積極探索創新檔案管理的新方法，全面提高檔案管理的科學發展水平。

主要參考文獻

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