新時期企業檔案管理工作思考

鄭詩建

[摘 要] 隨著國家對檔案工作要求的不斷提高，以及信息技術在企業各項工作中的不斷深入，企業檔案管理工作面臨更多的挑戰。本文通過完善檔案管理工作機制，健全文件歸檔范圍、推進現場實施，建設一個數字檔案管理平臺，打造一支高素質的管理員隊伍，提高檔案的利用效率等一系列的應對措施，來提升新時期下企業檔案管理工作能力，以期滿足企業檔案管理工作的要求。

[關鍵詞] 檔案管理；機制；歸檔范圍；數字檔案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 076

[中圖分類號] F272；G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0184- 03

0 引 言

企業檔案是指和企業發展活動相關的文字以及媒體形式的資料，如科技檔案、財務檔案、設備檔案等[1]。將所有有價值的資料整理歸檔，科學歸范地管理檔案，是一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案管理工作是企業日常科研、生產、建設和管理環節中一項不可或缺的基礎性工作，是一個企業健康發展的需要，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件[2]。

1 新時期檔案管理工作的要求

為了全面深入了解檔案管理工作的要求，通過“PEST分析”法，從政治、經濟、社會和技術四個方面對檔案工作進行分析。在政治層面，1984年9月，鄧小平同志題詞：“開發信息資源，服務四化建設”，這十二個字成為我國信息化建設和發展的重要指導方針；1987年9月5日，第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過《中華人民共和國檔案法》，為檔案事業的發展指明了依法治檔的道路；2009年，國家檔案局發布《企業檔案工作規范》，確立了企業檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。

在經濟層面，檔案是人們在社會實踐中直接形成的，其內容為社會實踐活動的內容、過程及結論的原始記錄。與自然界中自然形成的原始記錄物不同，檔案是人類自覺創建的信息控制系統。檔案是人們當時社會的原始記錄，它與圖書、資料等其他信息相比， 具有顯著的原始性特征。檔案信息的這種原始性，使它具備了一種其他信息形式無法替代的證據作用， 從而具有珍貴的價值。另外，大量的技術秘密檔案材料對企業來說也是一筆可觀的無形資產。

在社會層面，檔案既具有信息的一般屬性，又具有自身的某些特性， 主要表現為原始性和回溯性。從現行文件到檔案是有一個過程的， 因此， 檔案信息與其反映的社會活動內容的真實過程必然有一定的時間距離， 正是這種時間距離，使檔案信息具備了回溯性的特征。從時態上講， 檔案是過去已經形成的，而不是正在形成或尚未形成的東西。所謂“ 讓過去告訴現在， 讓歷史告訴未來” 。它并非人類歷史文化遺產的全部， 而是其中只有基礎性支持意義的重要部分。檔案一旦形成， 就成了過去活動的記述，即歷史的記述，檔案成了人們了解過去、研究歷史、總結經驗、探究規律的依據。檔案信息的這種回溯性的特征， 使之成為貫通古今的信息流， 它不僅成了今人了解過去、 后人了解今人的中介， 而且又是為現實服務和預測未來的系統信息。

在技術層面，隨著IT技術的不斷發展，信息化與工業化融合的逐步深入，信息化時代挑戰了紙質時代的檔案來源原則、生命周期理論、檔案價值鑒定理論，催生了基礎理論的新變革，產生新來源觀、文件連續體理論、宏觀鑒定理論等革新的理論。

我國的檔案信息化建設已經持續進行了20年。進入21世紀后，檔案工作已形成向檔案信息化、集成管理、數字化檔案館前進的發展趨勢。伴隨信息時代的到來，檔案信息化的發展趨勢使檔案工作的概念發生了根本性的變革。

2 企業檔案工作內生需求的變化

由于信息技術迅猛發展， 互聯網技術廣泛應用， 催生了海量信息的衍生。面對數量巨大、異構的文檔信息，要處理龐大的信息鑒定工作，還要與時俱進地滿足現代人類對于信息多樣化、高效化、個性化、專業化的需求，傳統的檔案信息服務顯然已經不能滿足時代的需求。在大數據時代，如何實現檔案數據長期可讀性、安全可靠性，并在大量數據中實現對檔案信息的挖掘分析， 從而提供有價值的信息，是檔案管理面臨的新挑戰。

檔案在形成環境和利用方式上發生了根本性的變化。在傳統管理方式下，“收”是各部門移交，簡單地整理、裝盒、上架；“管”是手工管理、手工查詢，按照手寫目錄查詢，相對費時、費力，效率低下；“用”是提供被動的查閱服務，有借閱利用者來找尋，才提供相應的查找，借閱服務；在信息化時代下，“收”是數據實時的、自動的歸集， 檔案收集的效率將大大提高， 對檔案工作者來說， 管理更加便捷；“管”是采用計算機管理系統儲存、計算、分析， 不僅保存方式有所轉變， 而且對于利用方式的轉化也是很有利的，多份備存，異地查閱，時間將不再是限制條件， 更加精華的檔案，將成為利用者更有價值的憑據。

比較明顯的變化是：

檔案形式——從實體檔案到電子文件檔案；

檔案內容——從國家機構、社會組織的典籍、文件到各類社會信息；

檔案管理——從人工管理到廣泛采用計算機軟件，向信息集成管理發展；

檔案存儲——從庫房存儲擴展到網絡服務器；

檔案環境——從實體檔案館到數字化檔案館。

可以說檔案工作根本性變革的全新時代已經到來。

眾所周知，檔案信息化在過去的20年中見證了三次模式的變遷，從最初的計算機時代，到后來的局域網應用時代，再到如今的互聯互通時代，這也就是數字檔案管理的演變。

信息化與工業化深度融合，產業又一次迎來了顛覆性的技術變革。在信息化時代， 新文件來源觀、文件連續體理論都將受到不同程度的挑戰，檔案學基礎理論將會有更深一步的發展。從根本上看是檔案的供給側發生了變化，因此需要檔案管理部門采取新的措施適應新的變化。

3 企業檔案工作的應對措施

檔案作為企業各項工作的真實記錄，是促進企業各項事業科學發展、維護企業根本利益的重要依據；檔案保全證據，是依法治企的保障，是“鎖定證據、監控過程、驗證效果、規范管理”的重要依據；檔案匯聚知識，是企業創新的基礎；檔案記載歷史，是企業文化傳承的根基；檔案是反映企業科研、生產過程、科學管理、基礎及能力建設的重要載體，是企業核心競爭力的記載，保全企業科研、生產、管理、基礎及能力建設檔案，就是保全企業核心發展力，就是保全企業技術、文化歷史傳承。

進入互聯網時代，隨著信息技術的發展及應用，每天產生大量的電子文件和數字資源，同時還有大量的紙質文件存在，用傳統的紙質檔案的管理方法來管理這些在系統中直接產生的電子文件顯然是無法滿足要求的。檔案工作機制需要進一步完善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創新。另外，信息化條件下科研生產所需要的檔案資料在傳統檔案管理模式下無法滿足現階段需求。在檔案收、管、用三個環節都發生了重大變化，需要采用信息化的管理手段對這些電子文件進行管理。

3.1 完善檔案管理工作機制

為了做好新時期檔案工作，作為檔案管理部門應加強檔案工作創新理念，強化檔案部門的管理職能，將檔案工作融入項目管理，按照項目管理模式強化檔案管理，實行PDCA管理循環，增加管理含量，提高項目檔案與項目管理的融合度，采取“三納入”措施，使檔案工作與項目有機結合。在項目建設計劃、質量保證程序、項目管理程序、合同管理和崗位責任制中體現檔案工作，明確檔案工作任務和員工職責；落實“四同步”要求，加強項目檔案的前端控制和過程管理，確保項目在研制最初階段就把應歸檔檔案的文件進行策劃，并收集在過程中形成的文件資料，在各業務流程中，找節點對應形成的文件資料進行檢查和管控，另外采取多部門協同工作，與其他管理部門及時進行聯動、互動，及時溝通檔案的形成、收集、積累和完成情況。開展檔案交底工作，建立協調機制，加強過程檢查，參加驗收把關。確保項目檔案齊全、準確、完整、系統。

在科研生產檔案管理方面，檔案部門以重點項目檔案資料管理為重點和切入點，積極融入業務流程，為項目研制生產提供全流程管理與服務。隨著信息技術的發展，辦公自動化技術的應用，“中國制造2025”計劃逐步推進，信息化與工業化深度融合，企業科研生產管理系統、MES等信息化管理系統的深入應用，大量電子文件的形成已成為常態，形成大量的電子公文、數模和電子數據等電子文件，這對以傳統紙質載體文件收集、保管和利用的檔案管理模式提出了挑戰。為確保所產生的電子文件能有效地進行收集，建設以電子檔案管理和利用為重心的數字化檔案管理系統，實現與科研生產管理業務系統的無縫對接，電子文件可實時自動歸檔，提升檔案管理水平。

固定資產投資項目檔案應加強前端控制，以終為始，從項目立項起，主動介入項目建設過程，對設備相關方進行資料收集的培訓，重點把握合同簽訂、開箱驗收、設備到院調試和安裝驗收等幾個重要環節進行資料收集。基建項目檔案工作應加強對施工、監理單位資料員的培訓，充分利用開工前的工地會、監理例會時機對檔案資料的收集提出要求，并深入工地對資料收集進行階段檢查和指導，做到全過程管控，同步實施、專業把關，有效保證了項目檔案的完整、準確、系統。實現了對項目檔案的節點控制，提高了歸檔率。

其他各門類檔案要嚴格按照時間節點進行收集，充分利用一些重要的時間節點把握檔案收集的最佳時機。按照企業發展戰略，以資產關系為紐帶建立與企業業務發展相適應和匹配的檔案工作管理體系。由檔案部門歸口負責，覆蓋企業各科研生產單位、職能部門的檔案工作網絡。進一步履行檔案管理職責，充分發揮檔案工作的統籌規劃、監督指導職能，推進企業檔案工作統一規劃、統一領導、統一制度、統一管理。將檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”落到實處，并切實將文件材料形成積累和歸檔工作納入到績效考核和獎懲體系之中。

3.2 健全文件歸檔范圍，推進現場實施

文件材料歸檔范圍的合理確定與檔案保管期限的準確劃分，是檔案管理工作的關鍵和基礎，決定檔案資源的組成和價值。收集的文件材料是否齊全、完整、系統，關鍵在于文件材料歸檔范圍制定得是否合理、翔實、準確。依據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（10號令）的要求，從業務流程入手，全面分析企業科研、生產、管理、資產運營、基礎建設和能力建設各環節產生的文件資料價值，梳理各業務流程中文件資料歸檔范圍，進一步完善企業各門類檔案的歸檔范圍和保管期限。因此，檔案部門應充分調研本企業的業務工作特點，與相關的業務部門共同梳理出文件材料歸檔范圍，作為檔案部門收集文件材料的重要依據。以全面梳理企業各類文件材料歸檔范圍和保管期限表為契機，制定從收集、整理等各類檢查表單，編制出包括科研、產品、基本建設、設備儀器、文書、運行管理、會計類等文件材料歸檔范圍，作為檔案部門收集文件材料的重要依據，以確保歸檔文件材料的完整、準確、系統。

3.3 建設一個數字檔案管理平臺

為適應大量電子文件的歸檔要求，應建立一個具備數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能的數字檔案管理平臺。運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。在信息化大發展的趨勢下建設以電子檔案管理和利用為重心的數字化檔案管理系統，提升檔案管理水平和檔案利用效率，切實發揮檔案資源的價值。不僅通過專題庫形式整合檔案信息，而且從利用需求出發，深入挖掘檔案資源的價值，為科研生產提供借鑒參考。通過檔案整編功能加強檔案的編研工作，進一步提高檔案開發利用價值。

3.4 打造一支高素質的隊伍

面對每天產生越來越多的電子文件，要做好頂層設計，理順檔案管理的體制機制；要處理好檔案資源與信息化管理的關系，確保檔案管理安全高效；要不斷創新檔案管理模式，緊緊圍繞企業主營業務和改革發展大局，本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的擔當，建立與企業發展戰略相適應的檔案工作新模式，實現“資產投入擴展到哪里，檔案工作就管理到哪里；業務工作發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”，收集全、管理好檔案信息資源，確保檔案信息能夠完整反映企業的發展全貌。為依法治企、防范經營風險、資產保值增值和戰略儲備提供基礎支撐。

企業檔案管理涉及經營管理、科研生產、基建設備、信息化、歷史文化等眾多領域，需要高層次復合型人才。從業務需求出發，建設多層次培訓體系，首先，加強企業內部檔案工作宣傳，提高全員檔案工作意識，使得全體檔案人員主動收集、保管好科研生產等業務過程中產生的文件資料，并能積極主動地及時把資料歸檔。其次，加強檔案隊伍的培訓，逐步提升檔案工作人員素質。舉辦檔案管理業務培訓、檔案人員崗位知識培訓等資格培訓，邀請行業資深專家、高校學者講授專業知識、研究方法、經驗教訓等內容，促進檔案人員快速成長；最后，推薦檔案管理骨干參加檔案管理、檔案信息化及數字檔案館建設等專題培訓等，及時了解并掌握各專項工作的技術知識和國家最新要求。

3.5 提高檔案的利用效率

在傳統的檔案管理模式下，用戶為查一份檔案往往要跑到檔案館，而且經常受上下班時間的限制。隨著數字檔案館的建設，構建起一種以利用者為中心的檔案信息資源環境，以利用者的需求和方便作為根本出發點，為利用者快速、準確、全面地提供所需信息。為全體員工提供“隨時敞開大門”和“全天候服務”的檔案館，通過網絡對檔案資料進行遠程查閱和瀏覽，檔案利用者可以超越時間、空間的限制，利用計算機通過網絡方便地得到所需的檔案信息。使檔案信息利用更加方便和快捷

為了擴大紙質檔案的利用率，可采取檔案推送服務，加大開展檔案編研工作力度，充分發揮檔案的價值，提高檔案的利用效率。

4 結 語

（1）在新時期，電子文件及數字檔案資源的大量產生，檔案工作要適應新形勢的發展，完善檔案工作機制，既要做好傳統檔案工作，又要適應電子檔案帶來的挑戰。

（2）把握檔案工作重點，找到檔案工作規律，完善檔案歸檔范圍，以確保歸檔文件材料的完整、準確、系統。

（3）利用數字檔案館等新技術落實檔案的收、管、用職能，將檔案資源的價值充分發揮出來，為企業科研、生產和管理等各項工作提供強大信息資源支撐服務。

主要參考文獻

[1]丁華琴.試論企業檔案的重要性與管理[J].辦公室業務，2016（16）.

[2]周亞寧.論有效提高企業檔案管理工作[J].科技與企業，2013（7）：36.