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試論在信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作之我見

2018-03-22 12:54:36臘月
魅力中國(guó) 2018年42期
關(guān)鍵詞:改進(jìn)檔案信息

臘月

摘要:當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,人類社會(huì)正在從工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)邁進(jìn),目前,科學(xué)技術(shù)革命的核心和主流是信息技術(shù)革命,21世紀(jì)獎(jiǎng)成為信息社會(huì),這一點(diǎn)已成為世界共識(shí)。信息技術(shù)已當(dāng)代社會(huì)最具潛力的新的生產(chǎn)力,信息資源已成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源,信息化水平已成為現(xiàn)代化水平和綜合國(guó)力的重要標(biāo)志。信息在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用,可以說信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源。

關(guān)鍵詞:淺談;改進(jìn);檔案;管理;工作;信息

隨著信息化的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要,電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用,這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上,并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代,電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具,電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展,產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄,電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同,這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn),檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。基于此,筆者對(duì)如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了如下探討。

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理,就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體,以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程,其工作量巨大,步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大,檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料,進(jìn)行信息的提煉和加工處理,檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn),特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境,現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前,檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要,從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理,以信息為管理對(duì)象,對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源,檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值,它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,使之真正成為未來信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化,就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),為此,人們要做好以下幾項(xiàng)工作:首先,改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程,使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次,依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次,在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度,確保檔案的安全。另外,在電子檔案使用過程中,我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展,數(shù)量也急劇增加,特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊,確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中,由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況,多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因,影響了檔案的完整性、可靠性,從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題,通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定,電子檔案由于沒有固定的載體,所以,制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難,這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì),實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作,檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求,現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素,同時(shí),也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),因此,建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的:首先,檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu),現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí),其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí),它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握檔案專業(yè)知識(shí),如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次,從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看,檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí),上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件,有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造,進(jìn)行離崗培訓(xùn),還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法,互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者,應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距,以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高,盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn),檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),精通業(yè)務(wù)的各種人才 ,又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才,合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新,使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù),科學(xué)地管理檔案。

總之,在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念,改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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