淺談提升計生辦檔案管理水平的策略

羅朝霞

摘要：新時期下，我國計生辦檔案管理在面臨機遇的同時，也存在一些問題和不足，主要是思想觀念創新不足，忽視完善數據庫的構建，相關制度不完善，以及管理人員素質偏低，為了使檔案管理水平提高，新時期下我國計生辦應采取各種措施加以完善。

關鍵詞：計生辦；檔案管理；互聯網+

隨著計生工作在新時期下的轉型發展，使計生檔案管理科學化邁入了更準、更嚴、更新、更高的階段。提高計生檔案管理水平，提高計生辦工作效率是重要的一項不可忽視的工作。更需要知道的是，計生辦檔案管理工作當前存在一些問題與不足，使工作實效性的提高受到影響，必須采取措施提高管理水平。

一、計生檔案管理的重要性

作為當地重要的制定計生政策的資料，計生檔案是計生工作過去的積淀，擔負著對我國計生事業發展歷程進行記載的重任，正在成為重要的各項工作的法律依據和憑證。

（一）計生檔案管理是計劃生育事業發展的信息載體

與國家推行計劃生育政策同步，計生檔案工作管理距今已有30多年的歷史，計生檔案記錄著公民的婚育信息、國家針對計生部門的重要決策、計生部門自身設定的法規政策、發生重大事件的記載以及計生管理工作人員在長期工作中總結出的經驗等等，其本身就是一部計生工作發展版的百科全書，在我國人口管理工作中舉足輕重，不可或缺。

（二）計生檔案管理是維護人民群眾的合法利益的基礎佐證

近年來，隨著時代的發展，計生工作方法方式的轉變，工作思路的提升，計生利益導向機制日漸深入，不管是省市各級人民政府，還是國家及相關職能部門均相應出臺了一系列優先優惠政策。例如：地方上出臺的各種對計生戶的優先優惠政策和國家出臺的“計生家庭特別扶助金”、“農村部分計生家庭獎勵扶助金”制度，而在計生檔案為優惠政策享受人員提供了重要佐證資料，將對計生工作的監督權、知情權和參與權賦予人民，杜絕和防止了發生不公正、不公平的現象，對計生利益導向政策起到很大作用。

（三）計生檔案管理是政府科學決策的重要依據

計生檔案資料是不少人口和計生統計數字的來源。在工作中，對這些數據進行分析和處理，政府統籌計劃可利用其結果，為政府決策提供人口數據，為區域經濟發展指出工作重點，對生產的科學統籌安排提供前瞻性的理論數據。同時，隨著我國任用干部制度的規范化和法制化，在選拔和任用干部中，各級政府、黨委多年來都將計生關嚴格把好，將計生國策的嚴格實施作為第一條件，為各級政府、黨委選拔人才，計生檔案提供了可靠依據。

二、當前計生辦檔案管理存在的問題與不足

雖然計生辦檔案管理工作在新時期下面臨各種機遇，有利于提供管理水平，但由于未嚴格落實相關技術措施，以及部分人員綜合技能弱，導致管理工作實效性難以提高，總之，當前我國計生辦檔案管理主要存在以下問題：

（一）思想觀念創新不足

某些檔案管理人員在檔案管理活動的開展中，仍然采用傳統方式，拘泥于采用輸入編號進行查詢，對檔案的借閱和入庫等信息用筆記錄，思想觀念陳舊。這種方式較為落后和陳舊，影響工作實效性的提高，也會耗費比較長的時間，對新時期的要求難以順應，導致難以提高管理工作效率。

（二）忽視構建完善的數據庫

未能根據檔案管理需要，也沒有順應時代發展要求，進行完善數據庫資料的構建，使得數據信息不全面。同時，也導致難以提高檔案的查閱、入庫等工作的效率，以及難以提高檔案管理服務質量。

（三）相關制度不健全

例如，未根據檔案管理的需要和新時期的要求，進行完善健全的檔案管理制度的構建，使得檔案管理工作難以達成規范化和制度化。同時，嚴格的檔案管理獎懲激勵機制和責任制也未建立，導致管理人員主動性難以被激發出來，從而難以提高檔案管理水平。

（四）管理人員素質偏低

例如，原先的檔案管理人員思想觀念陳舊，年齡較大，不熟悉掃描儀和計算機的操作，對新時期的要求難以順應。此外，他們的責任心不強，計生辦也忽視了責任心強、基礎扎實檔案管理人員的引進，導致難以提升工作實效性，亟需完善和改進。

三、新時期提高計生辦檔案管理水平的對策

為順應新時期的要求，以及解決計生辦檔案管理工作存在的不足，結合我國計生辦實際情況，提出以下對策。

（一）創新管理思想觀念

計生辦檔案管理人員要注重思想觀念的扭轉，順應新時期的要求，重視互聯網和計算機的使用，發揮數據庫、計算機和互聯網的作用，使檔案管理水平不斷提高。例如：要對思想觀念及管理方式進行創新，并對相關措施與制度加以完善，從而使檔案管理數字化水平提升。

（二）構建完善的數據庫，提高管理工作效率

對掃描技術的使用予以重視，促進檔案管理數字化的實現，便于查閱檔案資料。以便于查詢檔案資料，檔案管理水平提升為目的，建立完善健全的數據庫，將計生辦檔案信息資料詳細錄入，使數據庫的數據和知識儲備實現充實，為順利進行檔案管理活動打下基礎。要建立健全的檔案資料查詢目錄，便于查詢信息資料，為使用者和管理者提供方便。

（三）制定健全的管理制度，推動管理工作制度化

根據檔案管理工作需要和新時期的要求，進行完善健全檔案管理制度的構建，并嚴格落實和執行，使檔案管理規范化和制度化。對管理人員的職責要加以明確，對責任制及獎懲激勵機制進行建立并嚴格落實，讓他們對自身職責認真履行，對自身工作任務出色完成，對各項活動基于檔案管理流程有效進行，實現提高工作實效性。

（四）引進高素質人才，提高管理隊伍綜合素質

注重引進工作技能高、責任心強及專業基礎扎實的人才，使計生辦管理隊伍不斷充實，為順利開展各項活動打下基礎。建立健全管理培訓制度，采用交流學習、學術講座、課堂授課等形式，讓管理人員加強學習相關知識，使工作經驗不斷豐富，管理實效性提高。

四、結束語

總之，新時期下，為了使計生辦檔案管理水平進一步提高，應注重管理思想觀念的創新，進行健全數據庫的構建，對完善的管理制度進行制定，進行高素質人才的引進，并加大資金投入，重視應用現代信息技術，如此，才能順應要求，使管理水平提升。也將優質服務提供給使用者，促進管理服務質量和實效性提高。

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