人事檔案在企業人力資源管理的作用

饒春霞

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 企業的進步發展過程當中，人事檔案是人力資源管理系統當中非常關鍵的構成部分，能夠詳細的記錄企業工作人員的工作經歷、職場表現以及工作績效內容，幫助企業選拔人才上發揮了比較關鍵的作用。人力資源管理對員工潛能的開發十分關注，人事檔案給人力資源管理的高效進步帶來了比較強的支持，對提高企業核心競爭力發揮了巨大的作用。從而可以指導二者間關系十分緊密，所以需要深入的探索人事檔案在企業人力資源管理當中的作用，根據這，提出人事檔案管理在人力資源管理的有效運用策略，希望為其他企業帶來一定的幫助。

關鍵詞 人事檔案 企業 人力資源管理 作用

人力資源管理當中，人事檔案具有極為關鍵的作用，需要從全方位上對人事檔案在企業人力資源管理當中的情況進行了解，同時利用科學有效的策略，為人力資源帶來更大的作用，也提高人事檔案在人力資源管理工作當中的地位。

一、人事檔案管理與人力資源管理的相關性

人事檔案主要是對一個人的主要工作經歷、政治面貌以及道德品質等個人情況進行記錄的材料，是一個人社會生活的真實反映。對人事檔案管理主要是收集、整理、統計和保管工作。人力資源管理主要是從組織管理工作的具體顯示情況著手，主要工作內容是招聘、培訓和使用活動，是對人、物的科學管理、組織、培訓，維持人力物力的平衡，適當的控制調整人的思想行為，對人的主觀能動性充分調動。人事檔案為人力資源管理提供依據，人力資源管理的痕跡形成人事檔案，兩者相互依存。

二、人事檔案管理工作對人力資源管理的作用

（一）提供更為真實的數據和信息

企業想要最大限度的將單位員工的潛力挖掘出來，同時保證員工可以在自己的崗位當中最大程度的發揮，做到知人善用，就需要增強對人力資源的管理力度，牢牢掌握好員工全面而真實的信息，例如員工的基本信息、工作精力、業務和綜合水平以及個人才能等等。經過查閱員工的人事檔案，就可以對員工的工作經歷以及歷史有一個比較基本的了解，這樣才能夠在用人和選人的時候，給企業帶來更好的參考借鑒作用。

（二）合理利用人才

企業需要利用人事檔案找到企業所需要的相關信息，比如員工的工作實踐經驗、個人特長以及所學專業，從而對員工進行更加有效的管理。組織單位需要按照員工的實際能力和特點，進行科學合理配置，同時，在選擇崗位當中，要根據崗位特征挑選合適的人才，利用人事檔案這個工具，也可以對單位當中員工的詳細情況有了解，保證人才在適合的工作崗位上工作，避免出現不識人才的現象出現。給企業快速進步發展帶來更大的幫助。

（三）有助于人力資源需求的合理性與科學性

影響人力資源需求出現干擾的原因一般來自企業內部環境，人事檔案管理的幫助可以促使企業人力資源管理單位對本企業的人力資源實際情況有一個總體的了解，同時能夠根據企業的優劣勢發展目標，科學合理的對人力資源的需求量進行估算以及預測，從而保證企業的發展連貫和平穩。另外，編制人力資源管理規劃的過程中，人力檔案資料可以提供給企業管理人員對人力資源形勢的一個清楚的了解。就給發展戰略目標的科學性的制定打好基礎。同時也極大的降低了企業優秀員工流失幾率。人事檔案推動人力資源管理科學規范化發展，也同樣是重要性的表現形式之一。

三、人事檔案管理在人力資源管理的有效運用策略

（一）對人事檔案的真實性進行不斷的加強

人事檔案當中最為基礎的特征就是真實性，相對比較重要的員工，就需要對個人信息進行更加深入詳細的收集，我國傳統的個人信息大都是書面文字的形式，信息的內容比較少，對我國現代人事檔案管理工作來說，能夠利用現代化的多媒體手段進行充分使用，同時根據影像資料記錄個人信息，這樣，不但可以有效的擴充信息來給你，還可以逐漸的形成完善的信息管理和處理系統，從而提高總體的使用水準。

（二）豐富人事檔案管理方式

目前，人事檔案管理當中信息技術功能逐漸健全完善，同時促進互聯網安全性質提高，利用信息化的方法實現人事檔案管理工作成為一種潮流發展趨勢。因而，企業要創新檔案管理方法，經過劃分檔案安全性、機密性的等級靈活使用紙質和電子檔案管理形式。對安全性要求非常高的檔案，利用紙質管理方法，對安全性要求不高的，利用常規性使用的檔案信息，就比較適合使用電子化的管理形式，將檔案管理效率和應用效果提高。

（三）強化檔案資料的實效性

隨著時代的不斷進步發展，員工的個人信息以及個人成長經歷也在發生著多樣的變化。所以，人力資源管理單位在管理人事檔案的同時，針對時代變化，綜合現實情況，將員工新產生的個人資料加入到人事檔案當中，這樣才可以更好的將檔案資料的時效性保證。而且，要對人事檔案的管理工作實現動態化管理，對已經存在的人事檔案進行反復的審核鑒定，將不具備實際意義和無用的信息清除出去，將新內容添加進去，保證可以在第一時間對檔案信息更新，這樣更加有助于有關部門對員工的所有情況進行了解研究，不論是過去還是現在的情況。

四、結語

總而言之，真實可靠的人事檔案給人力資源的開發管理帶來了極為關鍵的作用，人事檔案是企業進行考察以及科學合理選拔人才的參考，在人力資源管理當中具有不可取代的效果。所以，為了保證人力資源更良好的發展進步，企業需要充分將人事檔案的作用發揮出來。

參考文獻：

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