淺談檔案數字化建設的價值與問題

張云倩

摘要：在當下企事業單位中，檔案工作的重心即其信息化的成長，而在其信息化的成長進程中，檔案數字化又是其核心基礎，具有重要意義。基于目前在企事業單位中信息化程度逐步增加的時代背景，說檔案數字化建設是傳統檔案工作運營和服務形式的一場改革毫不夸張，這也就要求我國相關單位要開展并逐步加大對檔案數字化建設的探究力度。為了順應檔案數字化建設的發展趨勢，應對當代來自科學技術的挑戰，給企事業單位中的檔案數字化建設提供理論基礎，本文對檔案數字化建設作了簡單的解讀，研究整理了當下在企事業單位實行檔案數字化建設的價值和存在的問題，并提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案數字化；建設；問題

前言

早期的時候，全球范圍內只有美國展開了對檔案數字化理念的研究，但由于信息化時代網絡科技的快速發展，隨后其在眾多發展中國家開始興起。近幾年來，我國鼓勵并加大對企事業單位中數字化建設的支持力度，在此環境下，檔案工作領域結合我國當下的發展形勢，積極主動引用國外先進的信息技術，依靠云數據平臺和移動互聯網資源作為基礎，將發達的物聯網技術和先進的信息加密技術融入現有資源，努力開發多元化多類型的數字化檔案平臺。這在很大程度上為檔案數字化的運營和管理提供了可行性的參考，極大的改觀了舊有的檔案管理工作和服務模式。檔案數字化建設作為檔案信息化建設的基礎，在信息化建設的過程中扮演著至關重要的角色，因此開發建設檔案數字化系統是順應時代發展趨勢，促進企事業單位檔案管理服務模式革新的必由之路。

1 檔案數字化建設

檔案數字化系統，簡單來說即電子檔案管理系統，主要工作內容即對檔案進行整理進而建立計算機儲存系統，然后以該系統為核心建立其附屬系統如：檢索系統、信息保密系統、法律保護系統、查詢系統等，進而相互配合組建為一個完整功能全面的計算機運作體系。檔案數字化建設在檔案信息化建設過程中扮演著基礎性的角色，其直接決定了下一階段企事業單位在檔案工作領域開展信息化建設的廣度和深度。

2 檔案數字化建設的價值

2.1保障傳統載體檔案的安全

通過對傳統載體檔案的數字化加工處理、整理、編目、匯總、查對等各項工作后，嚴格禁止再使用實體檔案，封存管制各類檔案，這樣可以在很大程度上杜絕其受到人為有意的損壞或者因自然因素損壞的情況，極大的提升了檔案數據的安全系數。

2.2服務高效化

由性能強大的數字化系統提高技術支持，融合當下發達的數據處理手段，數字化檔案數據的智能性將逐漸增強，進而實現自動檢索數據的功能，極大的便利了企事業單位中工作人員對檔案數據的自主使用，擺脫了時間、空間等方面的束縛。從另外一個角度來說，數字化檔案其實質就是非數字格式檔案的數字形式表現品。檔案數字化和數字化檔案彼此之間聯系密切，前者是后者的形成的過程，而后者是前者產生的結果。對數字化檔案的應用，徹底改變了傳統的管理和服務的模式，在很大程度上解放了人力，使檔案的工作和處理的速率有了質的飛躍，檔案的管理工作更加現代化，科技含量更高。

2.3信息共享化

建設數字化檔案系統的網絡目標是能夠在網絡上傳播以及使用數字化的檔案信息，而同時起到保障傳統載體檔案信息的安全的效果，在使用上擺脫時間和距離空間的約束。但在實際中檔案數字化建設的終極方向是達到管理檔案的最高境界——信息共享。隨著當代互聯網技術的不斷創新和成長，為其信息共享的最終目標的達成提供了技術支持。通過連結不同企業中的檔案館和國際互聯網，就可以將世界各地的企業檔案館相連接，只要用戶通過互聯網使用網絡，就可以實現遠程的檢索到包括國內外的全部在網絡上公開的企業數字化檔案資源從而使用。

2.4高效的實現部門之間的對接

基于當下企事業單位中日益增長的網絡化和高效化的辦公需求，傳統載體檔案的弊端已經日益凸顯，其已經不能滿足企事業單位中檔案工作的高效對接需求，因此建設信息化檔案的意義重大，其可以促進工作人員之間的有效對接，提高工作效率，是順應當下網絡性辦公以及資源共享發展趨向的重大舉措。

3 檔案數字化建設存在的問題

建立數字化檔案的本質目標是便利用戶對檔案信息的利用，提高工作效率。而現實情況是我國企事業單位缺少開發和管理數字化檔案的經驗，在很多方面尚還處在摸索前進的初級階段，在其成長過程中一直保留了很多問題尚未處理，嚴重制約著檔案信息建設的順利開展。當下企事業單位在數字化建設過程中存在的問題主要包括以下幾個方面。

（1）當下很大部分的企事業單位對各類傳統載體檔案以及電子文件歸檔和儲存的范疇以及時間期限都沒有明確的界定，急需做出調整。

（2）隨著自動化辦公和無紙化辦公在當代社會的廣泛普及，相當一部分檔案在最開始就是以電子檔案的形式產生的，而當下對電子檔案歸檔和儲存的流程尚不完善，所以如電子檔案遺失或者資源重復加工等情況時有發生。

（3）當下企事業單位在電子文件以及類似的數字化檔案在命名、格式、數據整理等方面尚還沒有科學、規范的體制約束，而且在對意外情況的抗風險能力方面也比較弱。

（4）顧名思義，數字化是檔案數字化建設的技術基礎。而要想在企事業單位中實現真正的數字化，其必須從當下立足，做好長遠打算，包括在制度保障、人才保障、成本保障等方面提前準備，充分利用現有的資源基礎，努力推動數字化檔案庫的建設和發展。

（5）眾所周知，互聯網的系統支持是檔案數字化建設可以開展的前提，但由于互聯網自身存在的一些不足之處如安全性較低，就會導致在檔案數字化建設過程中存在同樣的問題，而這些問題如果不能合理妥當的解決，就會極大地阻礙企事業單位中檔數字化檔案體系的常規運營。

4 檔案數字化建設中存在問題的對策

4.1加強對數字化檔案信息的利用

相比較傳統介質檔案，數字化檔案在信息利用方面有著極大的優勢，主要表現在共享性、交互性、靈活性這三個方面，這也就要求企事業單位要時刻保持創新理念，引用先進科學技術，推動數字化檔案的信息利用，更好的發揮出其應有的商務價值。

4.2衡量成本和價值，做好鑒別工作

在建設檔案數字化時，保持恰當的技術處理水準尤為關鍵。要多角度、深層次的分析技術處理的開銷和完成后產出價值收益之間的比率聯系，盡可以的降低甚至杜絕不必須的資源浪費。如果不提前對投入產出比進行預估，可能會導致其建設后所帶來的價值低于其投入的成本，這樣的話也就失去了檔案數字化建設的宗旨，甚至是一種對資源的糟蹋浪費，因此時刻保持收益比分析的觀念在企事業單位檔案數字化建設的進程中顯得極其關鍵。

4.3加大對數字化檔案信息數據庫的建設力度

數字化檔案信息數據庫就是對檔案數據進行匯集、保存、分析并保護的軟件系統，其主要由幾類空間較大，負責板塊各異的檔案管理系統組成，這也就決定了數據庫所具有的龐大性能，不難看出其在檔案建設中的重大意義。因此檔案數字化建設單位迫切需要激勵和支持數據庫的建設，深化電子文檔處理體系的構造，保障數據庫建設道路通暢無阻。

4.4強化數字化檔案信息網絡建設

一方面，企事業單位應該加緊對檔案網站進行建立，另一方面應該強化其數字化檔案資源的組織架構，進而推動數字化檔案信息的網絡利用率。各單位部門間應加強合作，各司其職，在檔案資源的數字化建設過程中相互協作，分工明確，提高工作效率和工作質量，減少資源的重復建設，努力朝著供給使用者以全方面、多元化的信息資源目標前進，進而引導檔案信息呈現出共用性的成長特征。

4.5提高檔案工作者職業素養

在檔案信息化建設的過程中，企事業單位應逐步的培養和塑造檔案工作者的涵養，提高其個人素質，同時對于檔案工作者自身而言，其必須嚴格要求自己，在個人職業素養方面要達到數字化建設的需求，從整體上提高檔案工作者的個人素養，也可以加快單位數字化建設的進程。

4.6建立檔案數字化建設試點

由于企事業單位其數字化建設的經驗不足，在很多方面尚還處在摸索緩慢發展的階段，因此其檔案部門可以建立檔案數字化建設的試點，嘗試運營管理，在實踐中總結整理經驗。

總結

當下在企事業單位中規模較大的一個發展目標即實現其檔案的數字化建設，其工作繁雜，周期較長，責任意義重大，因此，探討分析企事業單位中檔案數字化建設是一個尤為關鍵的話題。通過在各大中文數據庫中檢索“檔案數字化”，不難發現近幾年來此類文章的數量呈比例增長，因在企事業單位檔案工作中最主要的還是其實際工作價值，因此說“檔案數字化”是當下檔案工作的一個至關重要的工作模式突破點毫不夸張。我國企事業單位應該加強和國際企業的交流溝通，結合檔案工作當下的發展情況，借鑒和引進合適的方案策略，逐步完善和規范企事業單位中檔案工作的制度和政策，提高檔案信息化水平，加大對信息安全技術的開發的推廣，針對建設時遇到的困難提出相對應的處理方案，推動其檔案建設取得持續性進展。

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