簡述院公文質量問題產生原因及對策

莫超 陳培俊 肖聰 黎為 鄭炯

摘 要 本文從公文的定義入手，闡述公文的特征。結合我院公文的實際情況，對我院公文常見錯誤進行介紹，分析了出現錯誤的原因。針對問題提出改進措施，并闡述了為持續提升公文質量下一步需開展的工作。

關鍵詞 公文 措施 提升 公文質量

中圖分類號：D641 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-02

一、公文的定義

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合下發了《黨政機關公文處理工作條例》，其規定“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工作。”

公文有兩大顯著特征，一是特定效力，二是規范體式。

特定效力公文是黨和國家執政和行政的具體體現，具有法律層面上的要求。這要求公文在寫作時要嚴肅、嚴謹、不能出差錯，體現權威性。

規范體式公文須按照一定的書寫和印制方式去表現，公文的排布和標志要素統一規范，要標準化。

二、我院公文基本情況

我院高度重視公文質量，為規范公文處理，制定了《院公文處理辦法》。根據國家和集團公司最新要求，及時修訂、升版。

我院于2006年投入使用“公文處理系統”，以信息化手段開展公文流轉，大大提高公文流轉效率和公文質量，得到院各單位（部門）及集團公司的認可。

隨著我院的快速發展，近年來公文數量也在逐年攀升。公文數量增加的同時，報告、請示等長篇幅公文占比逐漸增大。這就要求公文處理人員對公文格式、行文、流轉應非常熟悉。為了適應我院的公文實際，通過舉辦培訓、制作公文格式模板、改進公文處理系統等多種方式，有效地保證了我院公文的質量和流轉效率。

三、我院公文常見錯誤

近年來，我院需要與上級溝通、向同級或地方尋求合作以及向院各單位（部門）布置工作的頻次逐漸增多，相應的公文數量也在逐漸攀升；同時，對院機關或院屬單位而言，每年都存在人員流動的現象，新職工初期其對公文格式要求不熟悉。以上是我院目前公文質量遇到的兩大客觀難點。

我院公文常見錯誤，分為以下幾類：

（一）文種誤用

行文時經常出現“匯報”、“申請”、“請示匯報”等我院公文中沒有的文種；同時還存在部分職工將“請示”和“報告”文種錯用的情況。

（二）格式錯誤

如公文中的標題、正文等字體、字號用錯；將“附件”標注為“附表”；密級標注不規范等。

（三）發文程序錯誤

如本需相關部門會簽的文件未經會簽直接發布；規章制度未按規章制度發布程序發布（院規章制度有專門的發文模塊）等。

四、我院公文常見錯誤的原因

總結我院公文常見錯誤，錯誤發生原因主要有以下幾個方面：

（一）未充分認識到公文的重要性

部分職工在起草公文時較為隨意，完全看自己心情想怎么寫就怎么寫。同時，對院或院機關部門發布的文件，院屬單位可能視其為標準，形成“上行下效”的壞榜樣。因此，每位職工在起草公文時，應充分認識到公文代表的是組織，應注重公文的權威性、嚴肅性、嚴謹性，不得隨意為之。

（二）不注重學習，有依賴心理

機關工作人員事務繁瑣，每天需處理大量的業務工作。學習《黨政機關公文格式》需花費較長時間，基于此，院每年都對職工舉辦公文培訓，同時按照《黨政機關公文格式》要求制作了通用的格式模板，便于職工快速掌握公文格式要求。一些職工因工作繁忙，沒有時間對公文標準進行學習，也未參加公文培訓，逐漸變成了公文出現錯誤“常客”；同時，部分職工在思想上存在嚴重的依賴心理，認為公文有審核人員幫其審核、有文檔制作人員幫其改正，將審核人員、制作人員變成其“改錯員”。

（三）對公文格式要求不熟悉

這是目前部分職工特別是新職工普遍存在的現象。據核稿人員反映大部分職工在初次犯錯時，在核稿人員指正后，其后續文件基本不會再次出現相同錯誤，且隨著時間積累其公文質量也越來越好。因此，讓職工能快速熟悉公文標準也能減少公文錯誤的出現。

五、提升院公文質量采取的改進措施

針對我院公文經常出現的錯誤，院公文管理部門認真總結，積極策劃，以舉辦培訓、制作可直接使用公文模板、改進公文處理系統等多種方式促使公文質量提升。改進措施主要包括以下方面：

（一）拓展培訓模式

院每年都舉辦公文培訓，培訓內容基本沒有大的變化，對職工特別是以前參加過培訓的職工刺激度不夠。2016年，院從年初就開始籌劃對培訓內容進行創新，在原有公文處理與公文寫作基礎知識培訓外，通過收集核稿人員及排版人員遇到的公文常見錯誤，對職工進行警醒和培訓。通過充分準備，于2016年12月初舉行的常見錯誤培訓取得了較好的效果，職工反映較好。

（二）豐富模板類型

原有的公文模板為通用模板，重在向職工展示公文格式要求，但不同種類的文種存在行文及格式的略微差異。2016年，院在原有通用模板的基礎上，對報告、請示、通知、函等不同的文種制作專門的文種模板。對不熟悉公文標準特別是新進機關職工，可快速套用模板，減少公文錯誤，提升公文質量及公文流轉效率。

（三）注重內部交流，查缺補漏

院非常重視內部交流，不定時進行內部公文處理問題交流與討論，有效避免錯誤的重復出現。同時，結合院實際，對公文中出現的新問題進行討論，形成統一意見。如對商業秘密的標注問題，在《<黨政機關公文格式>國家標準應用指南》只涉及到國家秘密的標注，未涉及到商業秘密的如何標注。但就我院實際而言，商業秘密如何標注必須予以解決。院在發現此問題后，積極查閱國家、上級相關文件資料后在院內部進行充分討論。經過大家的努力，在不違反《<黨政機關公文格式>國家標準應用指南》和《院公文處理辦法》的基礎上，對商業秘密如何標注在形成了統一意見，并逐漸在全院進行宣傳推廣。

（四）改進公文系統，以信息化手段助推公文質量提升

院已采用“公文處理系統”實現公文流轉全過程電子化、流程化，但系統做不到自動對公文格式進行規范。因此，院不斷改進公文處理系統，目前已實現在正文中自動根據撰制單內容標注密級、緊急程度等；同時也在做技術探索，實現隨意輸入文字，系統會自動以標準化公文格式輸出標準公文。通過以上技術改進，減少人為因素干擾，提升公文質量。

六、下一步工作

經過全院職工的共同努力，我院公文質量和公文流轉效率得以快速提升。但我們得清醒的認識到，公文質量的提升是一個持續不斷的過程。未來將從以下幾個方面進行努力：

（一）落實公文處理責任制

將公文質量與部門、個人考核相結合，敦促部門、個人公文質量提升。

（二）拓展培訓渠道

目前我院的公文培訓以院內部的培訓交流為主，后續可通過“請進來、走出去”的方式，邀請院外老師來院授課，將公文處理人員送出去培訓，拓寬培訓渠道，獲取更多先進經驗。

（三）開展重點幫扶

針對公文經常出現錯誤的人員，以專門培訓或小范圍培訓的方式，重點突擊，重點幫扶，掃除公文質量“人”的隱患點。

（四）改進公文處理系統

持續改進公文處理系統，使得系統更加智能化，減少對“人”的依賴，助推公文質量提升。