高校電子檔案信息安全問題探析

甘萍

【摘要】電子檔案給高校的檔案管理工作帶來極大的便捷性，它既可以把復雜的信息內容壓縮為各類格式的電子文件，又可以在檔案的交流過程中降低交通和時間上的成本，僅需要運用計算機技術，彈指間完成電子檔案的轉移。電子檔案的便捷性也帶來了信息泄露的安全隱患，本文就高校電子檔案信息安全問題進行探析。

【關鍵詞】高校；電子檔案；信息安全問題

在互聯網技術高度發達的時代，人們的生活習慣也隨之發生著變化，在線上基本可以實現線下的諸多功能，高校電子檔案就是存在于互聯網背景下的網絡化物質，盡管它可以借助互聯網的優勢給高校的電子檔案管理工作帶來便利，可是也存在著信息泄露、人為篡改的風險，這種風險始終存在于電子檔案的收集、錄入、儲存、傳輸的各類環節中，為了降低風險，就有必要做好電子檔案的信息安全保障工作。

一、高校電子檔案概述

電子檔案是紙質檔案數字化的體現，2003年6月，國家檔案局出臺《電子公文歸檔管理暫行辦法》，確定了電子檔案的合法性地位，使其獲得與紙質檔案同等重要的位置。電子檔案借助計算機技術，把一切與紙質檔案相關聯的內容，以卷宗為單位，把字節、圖片等內容轉換為電子化的數字形式，保存在具有承載硬件能力的設施中。電子檔案按其呈現的形式可以分為視頻檔案、聲音檔案、圖像檔案、文本檔案和多媒體檔案等。

二、高校電子檔案信息安全管理的重要意義

高校電子檔案涵蓋學生檔案、教職人員人事檔案、科研成果檔案、各類教學和實踐活動檔案等內容，這些檔案對學校開展各類工作提供了重要的參考意義，為學校的科學決策提供翔實、可靠、客觀的分析資料；這些檔案也對社會有著積極的作用，高校的人才檔案是人才流動的重要保障，一旦高校教職人才離開高校，從事社會其他科研或經營活動，他們在高校的表現全然記錄在人事檔案中，對于用人單位有著重要的參考意義；高校的科研檔案可能代表著國內的領先水平，一旦遭受泄露，就會讓國家遭受到損失，甚至帶來災害。由此可見高校的電子檔案信息安全管理工作不僅對學校的各項管理和決策起著積極的推動意義，還對于社會的人才交流、國家的科技實力與安全有著重要的意義。

三、確保高校電子檔案信息安全的策略

高校電子檔案依托于數字技術、網絡技術、軟件開發技術等綜合性的科學技術支撐，依托于電子檔案管理人員的職業道德操守和實踐管理能力，要想確保高校電子檔案信息安全，就必須從科學技術和人為操作方面加大安全管理力度。

（一）常用的電子檔案信息安全技術。1.充分運用簽署技術。軟件工程師已經開發出計算機檔案管理的簽署技術，高校要積極植入該項技術，確保電子檔案在流通過程中的每一個環節都安全可靠。當前簽署技術以兩種形式構成：一種是安全證書式，一種是數字手寫輸入技術。前者主要適用于檔案的流通環節，當檔案發生轉移時，檔案發出一方使用安全證書，伴隨著檔案的發出會利用系統自帶的密鑰功能，隨機生成數字形式的密碼簽名，與文件一同發出；后者主要依靠管理員的手寫簽名，表示管理員對該次檔案轉移負有全部責任，當檔案發生轉移時，管理員使用專業的數字虛擬輸入法，在電子模板上簽字確認檔案轉移，與檔案一起發送給檔案接受者。2.確保電子檔案的安全問題，電子檔案收發雙方都會使用到電子檔案加密技術，這種加密技術一般是“雙密鑰碼”。發布方提前與接收方聯系，了解到接收方在小范圍內的發布密碼，同時建立自己的打開密碼，并提前將密碼告知接收方，這樣電子檔案就有了雙重保障，收發方以外的第三方很難獲取電子檔案信息。3.建立身份驗證進入模式。高校可以構建自己內部的電子檔案管理軟件，在進入電子檔案管理軟件之前，要設置身份驗證進入模式。只有電子檔案的管理人員才可以進入電子檔案管理系統中。為了確保管理人員安全進入，可以采取指紋輸入進入模式或者用戶名與密碼結合進入模式，如果是對硬件條件要求高的高校可以采取視網膜識別進入模式。4.運用光盤保存技術的只讀模式。在光盤保存中，通常可以設置光盤打開模式，為了避免電子檔案信息被復制或者篡改，可以在光盤的錄入保存完成時，設置為只讀模式，該模式只能用于打開觀看，卻不能進行任何其他操作。

（二）電子檔案防病毒技術。計算機病毒是普遍存在于網絡中的危險因素，它可以對檔案起到破壞作用，也可以盜取檔案，甚至可以改寫其中的部分檔案內容，自20世紀80年代出現第一例計算機病毒以來，至今我們仍然無法達到完全消除病毒的技術，所以電子檔案還是存在感染計算機病毒的風險，因此要積極預防，可以從制度上和技術上著手預防。在制度上，可以建立定期巡查制，規定檔案管理員每周都對檔案內容進行全方位的篩查，發現其中存在的各種病毒隱患；在技術上，可以利用先進的殺毒軟件，定期對全部檔案掃描，一旦發現存有病毒，就使用殺毒軟件消除。

（三）電子檔案管理人員培訓。即便電子檔案管理工作高度的人工智能化，還是需要人來對其進行管理，所以高校要加大對電子檔案管理人員的培訓力度，從保密意識的構建、電子檔案操作技術的熟練程度和各種安全軟件技術的操作技術等方面進行培訓，提高電子檔案管理人員的保密意識，安全防范意識和電子檔案操作技術。

四、總結

高校是科研創新的基地，也是人才培養的搖籃，為了確保高校各項管理工作的順利進行，避免由于電子檔案泄露或篡改給社會造成影響和危害，高校要重視電子檔案安全管理問題，構建科學的安全管理制度，用制度來保障各項電子檔案安全工作順利進行，從而確保電子檔案的安全。

【參考文獻】

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