技工學校學生檔案信息化管理新模式的構建

成茜

[摘 要]隨著信息科技的不斷發展，大數據、人工智能等前沿技術不斷深入學校信息化管理的各個層面。怎樣利用先進的信息化技術，做好技工學校的檔案管理工作，成為學校管理者迫切需要解決的問題。依據目前我國技工學校檔案管理工作的發展現狀，檔案管理的信息化、科學化、合理化、便捷化都需要進一步加強。本文將著重探討技工學校學生檔案信息化管理工作，詳細分析目前技工學校檔案管理方面的缺陷，研究檔案高效管理的策略，為學生就業、用人單位查詢、教育部門管理提供參考意義。

[關鍵詞]檔案；管理；技工學校；信息化；創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.074

[中圖分類號]G717.24；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

技工學校學生檔案囊括了學生在校期間的學業、生活、實習及各種社會實踐情況的記錄，真實地反映了學生的德、智、體、美、勞。隨著國家政策的傾斜，高等教育資源的普及。學生擇校、畢業、就業、升學、留學、參軍、從政等活動都間接或者直接受到檔案的影響，因此，科學高效信息化的檔案管理工作顯得尤為重要，對促進技工學校學生就業、完善教育體系、有效執行國家政策，有著不可忽視的作用。

筆者在檔案管理的實際工作中發現，許多技工學校學生常常會因為各種原因導致“棄檔”。許多學生畢業多年直到面臨職位升遷、考取各種證書資質、評定各級職稱等才想到需要查詢、補充自己的檔案，意識到檔案遺失帶來的各種不便。這些現象都是技工學校學生檔案管理不善帶來的后果。

1 技工學校學生檔案信息化管理存在的問題

1.1 學生方面

1.1.1 缺少檔案教育

由于我國教育體制的問題，小學、初中、高中階段，學生的精力主要集中在文化課程的考試，為擇校和高考費盡心思；進入學校后，忙于提升專業技能，為就業打基礎。這就造成了學生在檔案教育方面的缺失，檔案知識嚴重不足。

1.1.2 對檔案重視程度不夠

因在校的學習和生活與檔案的作用牽扯不大，導致學生誤以為檔案僅僅是學校管理學生的一種手段，對學生本人的影響不大。盡管教師或者學生管理部門反復口頭強調，但是學生總是有一種自己能用到檔案的時候還很遙遠的感覺。因此，在填寫檔案的時候就會出現填寫記錄不完整、不規范、不科學及不嚴謹的現象。

隨著社會經濟的發展，學生的就業面越來越廣，用人單位更加注重的是個人的能力，學生就業也基本上是憑借自己的專業技能而獲得優勢，這就勢必導致企業和個人的利益性和目的性越發凸顯，而檔案等資源的作用就更加容易被學生忽視。

學生畢業離校后，一部分人忙于網上投遞簡歷或者參加各類招聘會，另一部分人由于工作的繁忙難以脫身，還有少數人認為安排檔案的管理工作太麻煩，從而導致棄檔，或者在攜帶檔案的過程中私自打開檔案袋，導致檔案失效。這都是對待檔案的態度不夠重視的表現，因此給檔案管理帶來許多額外的困難。

1.2 學校方面

1.2.1 資源不足

隨著國家政策的推動，一考定終身的教育體制弊病一定程度上得到了遏制，技工學校的生源大量增加，學校運營成本上升，檔案管理的資源需求也相應提高，但是學校的管理層并沒有對其產生足夠的重視，沒能充分認識到學生檔案管理工作的重要性，相應地減少了學生檔案管理工作的資源分配，導致技工學校的檔案管理工作相對落伍。資金的缺失，專業檔案管理工作人員的缺乏，導致技工學校存在檔案信息不全、檔案遺失、檔案損壞、管理人員素質不高的問題，給學校的形象造成一定的負面影響，限制了學生檔案管理工作持續發展。

1.2.2 宣傳不到位

學生在校期間極少接觸到檔案管理方面的任務或者培訓，也不理解檔案室的具體功能。學校的檔案室更是常年關閉，幾乎無人值守，給人一種神秘和“遠離人間”的感覺。學生只有在畢業的時候才會匆忙地填寫相關檔案材料，離校后大部分學生的檔案由學校集體通過快遞的形式郵寄到學生戶籍所在地的人才市場，少數學生則親自攜帶到相關的人才交流中心，造成了學生直到畢業離校后還沒弄明白檔案具體有哪些功用。

1.2.3 管理模式落后

一直以來，我國絕大多數技工學校在檔案管理工作中，還停留在以紙質檔案為主，依靠大量人工填寫的階段，費時費力，浪費資源，效率不高，而且對檔案材料的準備都集中在畢業生離校之前極短的幾天時間內完成，導致檔案的質量沒法得到保證。

此外，由于資金的短缺，導致檔案管理部門無法購買先進的儀器和軟件，跟不上信息化、移動化的潮流，讓檔案管理工作變得繁瑣，無法滿足學生與教職工的需求。

1.3 社會方面

1.3.1 用人單位對檔案的管理不規范

學生進入企業工作后，將其檔案交由企業的人事部門管理。大多數用人單位都能做好管理與保密工作，檔案的保管也很規范，但是也有少數企業連基本的檔案室都沒有，缺乏科學、統一、合適的管理標準。甚至直接草率地將檔案擺放在工作臺面上，或者放在辦公室敞開的柜子內。這類企業對檔案的管理工作十分隨意，對待職工的檔案信息遺失、缺少等問題的態度十分松懈，再加上學生對檔案的重要性認識不足，不能及時跟進及反饋，導致檔案遺失或空缺。

1.3.2 用人單位保留檔案的目的不純

近年來，企業間的競爭越來越激烈，同時也催生出對人才的激烈競爭。部分用人單位，為了能留住人才，竟然威脅以扣押檔案等為條件，而部分人才為了更好的薪酬和工作環境毅然放棄檔案，這給檔案的管理帶來極大的風險。

2 技工學校信息化管理新模式的構建

隨著中國經濟的發展，差異化的人才競爭顯得越來越突出，技工學校對學生的個性化培養、社會需求的多樣化越來越予以重視。所以，學生檔案管理工作應該與時俱進，適應時代的浪潮，對現代化、信息化、科學化及便捷化的檔案管理模式應該積極倡導和引起高度重視。

2.1 完善檔案管理制度

為了能使各個學校之間的檔案管理工作規范化、檔案材料標準化、檔案材料的科學化，學校在管理檔案的工作中應當首先遵守國家教育部下發的《高等學校檔案管理辦法》，制定全面、系統、具體的技工學校檔案管理制度。同時，國家相關部門應當響應各技工學校的實際管理需求，制定與時俱進的政策制度，建立相應的扶持基金。另外，技工學校還應立足于各自的現實狀況，響應社會需求，建立信息化、透明化的檔案管理模式，以響應大數據、人工智能等時代浪潮。

2.2 培養專業的管理人才隊伍

技工學校學生檔案的管理工作，檔案資料完善過程應當從學生進入學校的時候就開始抓起。學生的檔案作為記錄個人學習成果、生活狀況、工作經歷、獎懲處罰、思想政治狀況等內容的媒介，為用人單位提供參考、依據和證明等信息，影響學生以后的工作和生活的各個層面。因此，技工學校學生檔案資料要求嚴謹、細致、專業，檔案管理的工作人員應具備很強的耐心與責任心，能夠仔細、反復地為每一份檔案資料做好填寫、審核工作。相關人員必須不定期進行檔案管理知識的培訓和考核，真正做到實事求是、提升效率。學校相關領導人員應對檔案的管理工作引起足夠重視，完善專業的檔案管理隊伍，而不是聘用臨時工，應付學生畢業離校短暫的檔案需求。

2.3 加強學生對檔案的認識

技工學校學生的檔案記錄的是本人在校的主要活動、學習與生活，能夠客觀真實地反映出學生的各種優良品質以及不良行為。提高技工學校學生檔案知識水平的方式，第一是適時教育，邀請專業人士開展專題以及案例講座，深刻講解檔案對學生本人在日后的職場、學習或者生活中考核、轉正、升學、借貸、加薪、結婚、生育與養老的影響，讓其明了高質量的檔案對其日后的影響。第二是反復強調。學生在校期間可以通過舉行相關活動，如班級周會、校園集會等形式多次強調。學生實習期間，可以經常與學生溝通，提醒檔案收集與保管的相關事項，知會用人單位對檔案信息進行填補。

2.4 呼吁社會加強對檔案管理的責任感

技工學校學生的檔案大多數只記錄了學生沒畢業之前在校的一些信息，學生參加工作后，絕大多數學生的檔案都被保留在戶籍地的人才交流中心，后續信息的補充得不到保障。而企業聘用學生后，更多的是在內部粗略地記錄一些在職情況。一旦離職，這些記錄經過較長時間的保存后絕大多數就會被遺忘或者銷毀。因此學生畢業后的一些職業技能、工作情況、生活狀況就無法歸納到其檔案中。

國家應當倡導企事業單位加強檔案管理的工作，學校也應當積極與企業建立緊密聯系的溝通反饋機制，適時記錄相關人員的工作、生活的狀況。這樣學生在校學習以及離校就職之后就不會出現檔案信息的斷層、缺失，有利于促進我國人才庫的完善與發展。

2.5 順應大數據人工智能潮流

自從中國引入互聯網以來，信息化技術在中國獲得了迅猛發展。尤其是最近幾年，網上辦公、網上交易、云計算、移動通訊、移動支付、大數據及人工智能等新技術滲入生活的各個層面，為人們的生產生活提供了極大的方便。

技工學校的管理也應當適應這股潮流，引入最新的技術，將檔案信息數字化、圖片化、數據化，有機地將學生的檔案管理工作與大數據結合，實現檔案信息的便攜化、移動化操作。大數據時代的到來，勢必將復雜和繁瑣的檔案信息管理變得輕而易舉。

目前，盡管部分學校的學生檔案信息管理已經實現了一定程度上的信息化，但是還是存在檔案信息凌亂、數據過載、數據結構優化不完全及資料檢索復雜的弊病。為了解決這些問題，就必須采取更加科學有效的辦法，引入人工智能技術對技工學校學生檔案進行管理，這是提高學校檔案利用率的最優途徑。先利用學校海量的檔案信息庫訓練神經網絡，在該網絡中輸入一定的相關詞，然后通過數字模仿大腦神經網絡的活動，進行全文分析，使檔案檢索編輯系統學習復雜的概念，掌握精細的含義，然后將其歸納總結，保留記憶，方便日后能夠更迅速地獲得相關信息。

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