基于人力資源管理分析人事檔案管理的革新思路

羅艷麗

【摘要】隨著現(xiàn)代企業(yè)對人事檔案管理工作日趨重視，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式難以達(dá)到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的高要求。本文通過增強人事檔案時效性、提升人事檔案準(zhǔn)確性、完善企業(yè)人事檔案管理體系、實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理等革新思路，解決傳統(tǒng)人事檔案管理中人才保留率低、人事檔案資料蟲蛀、缺失、紙張破碎、字跡缺失、檔案安全性低等問題，進(jìn)而增強企業(yè)核心競爭力。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理；人事檔案管理；革新思路

近年來，隨著信息技術(shù)在各領(lǐng)域中的應(yīng)用，使現(xiàn)代企業(yè)的人事檔案管理模式發(fā)生了巨大改變，這對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式產(chǎn)生了沖擊。人力資源管理通過人員聘用、培訓(xùn)等系列方式，能夠為人事檔案管理提供有效革新思路，將人力資源管理模式融入人事檔案管理，能夠加快人事檔案管理工作的革新進(jìn)程，為現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展增強核心競爭力。因此，通過在傳統(tǒng)人事檔案管理模式中引入人力資源管理理念，能夠有效增強企業(yè)人事檔案管理的工作效率。

一、人力資源管理的內(nèi)涵

人力資源管理簡稱HR，就是指在社會經(jīng)濟(jì)學(xué)以及以人為本思想下，通過人員聘用、考核、培訓(xùn)、薪資等管理方式對企業(yè)內(nèi)外相關(guān)人力資源進(jìn)行有效管理，適合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展需求，并保證企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)以及企業(yè)人員發(fā)展的管理的總稱。人力資源管理一般可以劃分為：人力資源未來需求規(guī)劃、企業(yè)人員聘用與考核、人員培訓(xùn)、企業(yè)績效監(jiān)督、員工薪資福利記錄、勞動關(guān)系管理等，充分體現(xiàn)出人力資源管理在企業(yè)中的重要地位。人力資源管理崗位可以劃分為：人力資源助理、專員、主任、主管、經(jīng)理、總監(jiān)，正確運用個人工作能力安排其不同的工作崗位，能夠最大程度上保證人力資源管理工作的順利進(jìn)行。人力資源管理不僅能夠極大程度上保證企業(yè)對人力資源需求得到滿足，能夠?qū)ζ髽I(yè)當(dāng)前發(fā)展以及未來發(fā)展所需人才進(jìn)行招聘、培訓(xùn)等，還能夠激勵企業(yè)內(nèi)部人員發(fā)揮其最大工作潛力。

二、人事檔案管理工作的概念

人事檔案就是指企業(yè)工作人員的學(xué)歷、年齡、政治面貌等基本個人信息的資料管理工作。人事檔案是指一個人在社會工作中的重要依據(jù)，所記錄內(nèi)容要求具有全面真實性。在人事檔案基礎(chǔ)上，將企業(yè)人員分配到更加合適的工作崗位，以便能夠充分發(fā)揮其專業(yè)性，為企業(yè)帶來更加可觀的利益。人事檔案管理就是將人事檔案進(jìn)行分類、整理、利用以及鑒定的工作，做好人事檔案管理工作，有助于提升企業(yè)工作質(zhì)量以及提高工作效率。因此，積極認(rèn)真對待人事檔案管理工作，通過對人員的檔案記錄加以分析，與人力資源管理部門有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而提高企業(yè)工作效率以及加強企業(yè)核心競爭力。

三、人事檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

（一）企業(yè)對人事檔案管理工作不重視。長此以往，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對人事檔案管理工作沒有充分的認(rèn)識，并沒有對人事檔案管理工作加以重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者統(tǒng)一認(rèn)為人事檔案管理工作只是企業(yè)其他部門的附屬性工作，在這種錯誤觀念的影響下，企業(yè)直接忽視人事檔案管理工作，沒有健全的管理機(jī)制，導(dǎo)致人才保留率直接降低。

（二）企業(yè)沒有專門檔案管理室。在現(xiàn)階段企業(yè)中，由于對人事檔案管理不夠重視。因此，將企業(yè)經(jīng)費用于其他部門，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏硬件設(shè)施，導(dǎo)致人事檔案資料發(fā)生蟲蛀，從而在未來需要時，人事檔案資料發(fā)生缺失現(xiàn)象。企業(yè)沒有專門檔案管理室，工作人員將檔案隨處亂放，極易導(dǎo)致檔案丟失，當(dāng)需要時無從下手的問題頻頻出現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到人士檔案管理工作的重要性，建立專門檔案室，避免這一系列不必要的麻煩所導(dǎo)致的工作效率低、人事檔案資料缺失等問題。

（三）企業(yè)人事檔案管理理念落后。在多數(shù)企業(yè)人事檔案管理中，管理人員多是由其他部門兼職完成，并不具備專業(yè)化人事檔案管理。人事檔案管理能力較弱，缺乏對人事檔案管理工作的記錄、分類、利用等能力，導(dǎo)致工作效率差，甚至以最傳統(tǒng)的手工方式尋找企業(yè)所需資料，這種方式極易導(dǎo)致人事檔案資料紙張破碎、字跡缺失等，嚴(yán)重影響人事檔案的安全性。

（四）企業(yè)缺乏完善的人事檔案管理體系。做好人事檔案管理工作，最基本的應(yīng)有完善的管理體系。現(xiàn)階段企業(yè)中并沒有這樣制度，從而導(dǎo)致人事檔案管理人員工作較散漫、不積極，對于所收集資料不加以鑒定，影響人事檔案資料的真實性，以致于人事檔案管理如同虛設(shè)。

四、基于人力資源管理分析人事檔案管理的革新思路

（一）增強人事檔案的時效性。基于人力資源管理背景下，人事檔案應(yīng)根據(jù)時代發(fā)展而增強其時效性。應(yīng)不斷將企業(yè)人員人事檔案加以完善，才能增強人事檔案的時效性。企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常對企業(yè)人事檔案進(jìn)行審核，以保證人事資料的不斷更新，將不具有保存價值的信息及時剔除，進(jìn)而使人力資源管理部門能夠更加充分地掌握企業(yè)員工的真實情況。

（二）提升人事檔案的準(zhǔn)確性。人事檔案管理人員及時對所收集的資料加以鑒定，隨時進(jìn)行核對，從而加強人事檔案資料的準(zhǔn)確性。將人事檔案進(jìn)行有效分類，如：企業(yè)在職3—5年人員檔案資料分為A類，應(yīng)對A類人員檔案資料加以更新；企業(yè)試用期人員檔案資料分為B類，應(yīng)對B類人員檔案資料加以核實、鑒定；企業(yè)新進(jìn)1—3個月人員檔案分為C類，及時與C類人員溝通，將檔案資料加以完善。這樣分類化管理人事檔案，能夠更有效地提升整體的實用性。

（三）實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。為解決傳統(tǒng)人事檔案資料易損壞、丟失、蟲蛀等問題，應(yīng)改變紙張記錄方式，而引入現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將人事檔案資料存儲于計算機(jī)系統(tǒng)，從而保證人事檔案長久使用性以及安全性。提高人事檔案管理人員運用計算機(jī)技術(shù)的能力，對其加以培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要以Word、Excel等工作軟件為主，避免人事檔案管理人員因?qū)τ嬎銠C(jī)操作失誤，引起的人事檔案資料丟失等一系列不必要麻煩。

（四）完善企業(yè)人事檔案的管理體系。基于人力資源管理背景下，應(yīng)對人事檔案管理體系加以完善。組織人事檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，建立人事檔案管理規(guī)章制度。在培訓(xùn)中，可以對企業(yè)管理人員進(jìn)行實際操作性培訓(xùn)，鍛煉其對計算機(jī)運用的技術(shù)，從而使人事檔案管理人員能夠更加快速地適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理方式。應(yīng)建立人事檔案管理獎懲制度，促進(jìn)管理人員更加仔細(xì)、認(rèn)真、積極地對人事檔案資料進(jìn)行收集、鑒定、利用等。建立企業(yè)人事檔案管理評價體系，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)隨時對人事檔案資料加以抽查，對人事檔案保存完整的人員進(jìn)行表揚。企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)定期對人事檔案管理工作者進(jìn)行考核，確保其工作的專業(yè)性。考核完成后，合格者應(yīng)予以升薪表彰，不合格者第一次予以警告，第二次者開除處理。這樣既能夠?qū)θ耸聶n案管理人員有著充足了解，又能夠為其工作帶有警示作用，促進(jìn)其認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υ耸聶n案管理工作，進(jìn)而革新人事檔案管理工作。

五、結(jié)語

總之，將企業(yè)人事檔案管理模式加以革新，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理中不可或缺的重要工作。基于人力資源管理背景下，應(yīng)不斷將企業(yè)人員人事檔案加以完善，才能保證人事檔案的時效性。對企業(yè)人事檔案資料加以分析，確保資料的準(zhǔn)確性。將人事檔案資料存儲于計算機(jī)中，保證資料的安全性。完善企業(yè)人事檔案管理體系，建立公正的獎罰制度，有效激發(fā)企業(yè)人員工作的積極性，將“與企業(yè)榮辱與共”責(zé)任感滲入員工內(nèi)心，進(jìn)而提升其工作效率，為企業(yè)增強核心競爭力，為長遠(yuǎn)發(fā)展起到保障作用。

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