關于加強企業檔案信息化建設工作的探討

劉紅艷

摘要：信息技術的快速發展并在各行業廣泛應用，有效的改變了檔案管理模式。對于當前企業檔案管理工作來講，充分的運用信息技術來推進檔案信息化建設，全面提高檔案管理工作的水平，更好的發揮出企業檔案的重要價值，實現企業檔案的高效開發利用。文中分析了加強企業檔案信息化建設的作用，并進一步對加強企業檔案信息化建設工作的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：企業檔案；信息化建設；作用；措施

企業檔案是對企業發展歷程的真實記載，在企業檔案管理工作中，通過對這些檔案信息進行分類整理和妥善保存，可以有效的保證檔案信息的真實性和完整性。在當前企業檔案管理工作中，通過加快推動檔案信息化建設步伐，可以有效的保證檔案信息的完整性，便于檔案信息的查詢和檢索，實現檔案信息的高效利用，使檔案更好的服務于企業的發展和建設。

一、加強企業檔案信息化建設的作用

在企業檔案信息化建設過程中，是依托于信息技術，運用科學的理念和管理方法，通過深入發掘、整合企業檔案信息，實現企業檔案信息獲取、傳輸和應用的數字化和網絡化發展，加快推動檔案信息資源的共享，全面提高企業檔案信息的利用效率，使檔案信息能夠更好的服務于企業和社會的發展。

企業檔案作為企業重要的信息資源，通過加強企業檔案信息化建設，可以實現企業檔案管理的創新。因此在企業檔案管理工作中，要積極采取有效的措施，加大投入力度，以此來保證企業檔案信息資源的完整性和安全性，實現企業檔案信息的高效開發利用，積極推進企業檔案管理的現代化。同時企業檔案信息化建設還是企業信息化建設的重要內容之一，與企業的發展息息相關。當前企業檔案信息資源十分龐大的繁雜，通過加強企業檔案信息化建設，可以有效的提高企業檔案管理工作的水平和服務質量，使企業檔案管理人員能夠從繁重的工作中解脫出來，加快推進企業檔案向現代管理模式的轉變，更好的發揮出企業檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源的有效共享。企業檔案還是企業基礎管理工作的重要組成部分，其對維護企業利益、合法權益及企業決策的科學性都能夠提供重要的信息支持，作為一種重要的信息資源，是關系到企業經濟和發展的重要戰略資源，完整的企業檔案可以為企業生產、經營提供重要的依據，因此通過加強企業檔案信息化建設，可以有效的提高檔案利用率，使其更好的服務于企業的的發展和建設。

二、加強企業檔案信息化建設工作的措施

（一）加強企業管理人員信息化意識

企業檔案信息化建設工作的開展與企業管理人員的支持具有直接的關系。因此在日常工作中，需要重視企業管理人員的信息化意識的增強，企業要針對于管理人員定期開展信息技術知識的培訓，使其意識到在當前新形勢下企業檔案信息化建設的重要性，從而在實際工作中加大投入力度，積極促進檔案信息化建設工作的開展，實現企業信息資源的優化配置和高效利用，促進企業檔案服務水平的提升，更好的發揮出檔案的重要價值，加快推進企業檔案信息資源共享的實現。

（二）完善企業檔案信息化管理平臺

傳統紙質檔案文件，由于受到現實條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統檔案管理流程是制約著管理效率一個重要原因。建立信息化檔案管理平臺后，這個問題就可以解決，信息化檔案管理是把整個工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，需要利用互聯網技術完善檔案收集和提取，簡化檔案流程，提高檔案收集效率。在實踐過程之中，相關工作人員完全可以將產生的檔案資料通過互聯網傳送給檔案室，這樣有利于檔案室對資料的及時收集，并且還可以為減少檔案室人力資源的投資。

（三）建立健全企業檔案信息化建設規章制度

企業應根據國家有關檔案信息化建設的規范和標準，建立健全電子文件的形成、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。切實落實各項制度實施的保障措施，根據電子文件的特點，執行相關技術標準，規范電子文件的數據格式，實現電子文件、電子檔案的全程管理。企業應保證電子檔案真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的電子檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關電子檔案與紙質檔案的一致性。

（四）建立適應企業信息化要求的檔案管理系統

企業需要根據自身的實際情況業設計檔案信息管理系統，并選擇適宜的檔案信息管理軟件。企業檔案管理系統要與企業其他管理系統實現有效的銜接，實現電子文件和電子檔案信息的及時傳遞。同時檔案管理軟件需要具備多種文件存儲格式，支持實時瀏覽和檢索，能夠有效的滿足企業文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要，為企業檔案信息化建設工作的有序開展起到積極的促進作用。

（五）完善電子文件歸檔與檔案信息數據庫的管理

企業檔案部門需要根據國家相關的文件材料歸檔規定來對電子文件歸檔的范圍、內容和保管期限進行確定，并建立文檔及數據庫信息歸檔管理方案。保證電子檔案信息的安全，通過建立健全嚴格的管理制度，保證檔案實體和數字信息的安全，提高網絡傳輸及檔案數據庫的安全。全面提高檔案服務質量，由于信息技術為檔案服務提供了更為便利的條件，因此企業檔案部門需要通過進一步強化檔案資源建設，針對企業需求來提供專題和集成的檔案信息服務。

（六）加強對企業檔案信息化建設的規劃和指導

各級檔案行政管理部門應加強對企業檔案信息化建設的引導，保證企業檔案信息化建設順利進行。企業檔案信息化建設要與企業改革流程再造相結合，與企業檔案管理模式創新相結合，積極推進企業檔案信息標準化和規范化建設。各級檔案行政管理部門應積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關標準和規章，結合企業檔案信息化建設的實際情況，適時制定相關企業電子文件、電子檔案管理的標準與方案及其實施細則。

三、結束語

在當前企業檔案管理工作中，檔案信息化已成為檔案工作發展的必然趨勢。當前企業檔案信息化管理手段較為單一，但隨著企業檔案信息化建設進程的不斷推進，企業檔案實踐工作中，各種先進的應用，并充分的運用創新思維來針對檔案信息化建設中一些問題進行解決，可以有效的提高檔案信息化水平，全面推動企業檔案工作的有序開展。

參考文獻：

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