淺談電子文件歸檔管理

趙倩倩

摘要：電子文件的歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標志著電子文件管理由文件生成部門向檔案部門的正式轉移。與紙質文件相比起來電子文件歸檔則更為復雜。

關鍵詞：電子檔案；歸檔；管理

電子文件的歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標志著電子文件管理由文件生成部門向檔案部門的正式轉移。與紙質文件相比起來電子文件歸檔則更為復雜。電子文件歸檔，是將應歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性，從電子計算機存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可移動的磁、光等記錄介質上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以載體傳遞歸檔的電子文件，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。

一、電子文件歸檔范圍

在確定電子文件的歸檔范圍時，應當參照執行國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規定和其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規定，并結合電子文件的特點，將反映機構主要活動、具有查考利用價值的電子文件納入歸檔范圍。具體而言，電子文件的歸檔范圍主要包括：一是在行使本單位職能以及行政管理、業務管理活動中形成的各種文本文件；對需要保存草稿的文件，修改應在拷貝件上進行，加版本號積累，并將草稿、定稿一起歸檔。二是利用計算機輔助設計、輔助制造、檢測、仿真實驗等技術形成的具有查考利用價值的數據文件、圖形文件、模型文件等。三是本單位制作的各種數據文件：如數據庫、圖形庫、方法庫等。四是對于軟件生產商而言，在其研究開發活動中形成的程序文件。為保證電子文件的長期可讀性而收集的各種支持軟件，包括操作系統、應用軟件，以及相關的數據、配套的文檔資料。檔案部門已有的不須重復歸檔。以上各種電子文件的整理、著錄和鑒定信息，這些信息可能存在與電子文件管理系統中，與文件相聯系；也可能以紙質形式存在。

二、選用歸檔方法

一是將應歸檔的電子文件最終版本確定保管期限等檔案屬性后，錄入在磁、光記錄介質上，脫機后可存放在另處。二是壓縮歸檔。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。三是備份系統歸檔。一般是在電子計算機網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上。

三、規定歸檔份數

一般應拷貝三套，兩套異地保存，另一套提供借閱。電子文件的形成到歸檔，跨越多個部門。這些部門通過電子計算機網絡聯成一個有機的整體，有時工作互有交錯，職責界限難以區分清楚，所以，應當由單位的綜合主管部門統一協調，指定專門機構或專人負責。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應當由電子文件形成部門負責，檔案部門予以指導監督，并對保管方法提出意見和建議；對歸檔后形成電子文件的管理工作應由檔案部門負責，電子文件形成部門提供協助和支持?？傊?，整個過程既要有統一領導，明確分工，嚴格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件的原始性、真實性和完整性。

四、電子文件的歸檔質量要求

1.齊全完整。一是用文字處理技術形成的電子文件，同時收集文件存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。二是用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮算法，收集處理平臺的說明材料。三是用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，同時收集軟硬件環境和相關數據。四是用視頻設備獲得的動態圖像文件，同時收集非通用格式的壓縮算法和相關軟件。五是用音頻設備獲得的文件，同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。六是由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所說的兩種以上的信息形式，收集時應保證參數準確、數據完整。七是通過軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。

2.真實有效。指文本文件應是最后定稿，圖形文件如經更改，應將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據需要決定是否歸檔。有條件的機構應采用電子文件簽署技術，以便確認電子文件的有效性。

3.一式兩套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機文件，其中一套封存，一套提供利用。

4.經過整理。歸檔的電子文件應經過一定的整理和編輯。電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中；應按《檔案著錄規則》著錄，并制成機讀目錄；應填寫電子文件歸檔登記表。

5.歸檔手續。歸檔的電子文件，先由形成部門賦予文件以歸檔標識，然后將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上如分類號、檔號等，歸檔文件及相關信息進入數據庫，文件便進入檔案管理狀態。得到授權的用戶只能利用文件信息，不能對之進行刪除、修改等。采用網絡歸檔方式的電子文件，其歸檔手續與此類似。由系統自動生成一份《歸檔電子文件登記表》，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。

6.劃定歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內進行歸檔（稱為階段歸檔），具體可視其情況而定。因涉及到電子文件的技術環境條件，記錄介質的質量、壽命等問題，一般以不超過2—3個月為宜。

五、加強電子文件管理人員的培養

電子文件管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員應具備豐富的檔案管理經驗，又能熟練掌握計算機應用技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來；二是加大教育投入，抽調一批具有一定水平，且熱愛檔案事業的人員，對他們進行系統的檔案學理論基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術強化培訓，使他們迅速掌握電子文件管理的基本知識技能；三是讓檔案工作者參與到檔案信息化建設工作中來，激發他們的創造力，不斷提高業務素質。