探究高職院校文書檔案管理存在的問題與對策

李漫

摘要：文書檔案是一個單位發展歷程的記載，客觀反映了單位行政工作處理、管理和決策的實施和成果。文書檔案收集和歸檔工作作為一項具有較強技術性與服務型的工作，它的管理水平直接體現著一個單位檔案管理的層次，關系到檔案材料的內在價值和完整性。本文提出了辦公室文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，分析了文書檔案管理存在的問題，并針對問題提出了改進措施。

關鍵詞：高職院校；文書檔案；問題；對策

隨著社會的不斷發展與進步，文書檔案管理是高職院校管理工作的一項基礎性工作，越來越受到單位的重視，其對社會發展具有重要作用。文書檔案的收集和歸檔作為學院檔案管理的重要內容，其對檔案管理的工作質量也具有重要的影響。對此，要求文書檔案管理人員要提升檔案管理意識，進而才能提高文書檔案管理的工作質量與效率。但是文書檔案管理過程中還存在許多問題，仍需要我們去研究探討。

一、文書檔案管理存在的主要問題分析

（一）檔案意識不足，重視程度不夠。目前，雖然高職院校對文書檔案管理有所增強，但仍存在對于文書檔案的重要性缺乏系統性的認識。普遍存在文書檔案管理僅僅是簡單的整理文書檔案，并沒有從信息分類、建庫、歸納、提取聯系的觀點看待文書檔案的管理問題。同時，目前檔案管理部門在單位所處的地位較低，在人員配置和基礎設施配置方面也得不到應有的重視。在專業技能方面，由于重視程度不夠，文書檔案管理員基本是臨時補缺，入職前缺少專業技能訓練，入職后沒有接受有效地繼續教育。高職學院在管理文書檔案方面沒有投入教育經費，主管認為“只要文件不丟失”便是工作合格。另外，一些高職院校缺乏基本的信息化設備配置，導致文書檔案管理和查詢工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案信息資源的利用。

（二）未建立文檔一體化體系。文書管理與檔案管理兩者關系密不可分，缺一不可，應是一個系統性的管理。在日常管理中，只有將二者的管理銜接起來，建立文檔一體化體系，才能發揮文書檔案在高職學院基礎管理工作中的重要作用。但在現實操作過程中，很多高職院校僅僅重視日常文書管理，卻忽視了后續的檔案管理工作。同時，文書檔案管理大多分布在不同部門或不同模塊，未形成一個系統的統一整體，客觀上拉大了文書管理與檔案管理工作之間的距離。

二、加強文書檔案管理工作的策略

（一）建立高效的文書檔案處理工作程序

高職院校在文書檔案管理過程中，要按照文件形成規律開展文書檔案管理工作，在遵循有序的工作程序和管理流程上開展檔案工作才更加科學。在建立工作程序和管理制度時，不管任何領導、任何人員都要嚴格按照規章制度來執行，尤其是在公文審核、簽發流程制度上，要禁發無效公文、濫發文件等現象。領導在公文審核時，要仔細審閱公文的文體格式是否符合標準，附件是否齊全，簽發手續是否完善，在確定符合簽發標準后，再進行簽發前的復核工作，保證公文處理合法合規，確保歸檔的文書檔案規范。

（二）注重復合型人才的培養

就文書檔案未來發展趨勢來講，社會現代化發展會對文書檔案管理人員提出更高的要求，僅僅對現代化設備和紙質檔案載體了解的工作人員不能滿足工作的需要。因此，高職院校要建立一支積極向上和具有學習能力的人才隊伍，以打造滿足工作需求的復合型人才作為人才主力，進而促使文書檔案工作管理達到全面進步的效果。隨著當前文書檔案數字化運行的趨勢，文件處理的工作任務大大縮短，時效性得到了提升，也為社會帶來了更為方便的服務，確保公民的利用檔案資料的基本權利。因此學院應深入研究，積極引進新型管理手段，制定出切實可行的對策推動文書檔案工作的不斷進步。因此，數字化文書檔案管理工作人員一定是復合型人才，只有這樣才能夠緊跟時代腳步，主動迎接挑戰和解決問題。

（三）文書工作和檔案工作的銜接規范

檔案工作的前置程序是文件，文件質量的好壞直接影響著檔案的質量，沒有高質量的文件也就沒有高質量的檔案。因此，高品質的檔案管理直接由高品質的文件管理所決定。作為高職院校的文件處理人員，應當具備較高的檔案意識，并且會按照文書資料的形成規律實時做好文件的歸檔工作。在實際執行文件時，應當對在前期對檔案工作引起重視，要時刻想到檔案工作，不斷完善和實現文檔一體化的任務。只有做好這些工作，相關人員才能夠對文件材料的整體提供重要的保障。

（四）打造科學化管理平臺。

為了充分發揮檔案資源的利用價值，實現檔案信息的全面挖掘，要對文書檔案進行科學管理。借助網絡優勢以及媒體優勢，在內容上不斷豐富、服務上不斷優化、技術上不斷提高，進而提高檔案信息的利用率。因此，高職院校要構建科學化的管理平臺，通過平臺對文書檔案規范搜集、整理、分析和應用，實現文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀和庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統方面，注重打造以檔案加工系統、存儲系統和保密系統相結合的科學化管理平臺。加工系統可以優化檔案加工設計，形成完善的加工系，減輕工作人員的工作任務，合理分配管理時間。存儲系統能在文書檔案數據庫建立中發揮積極作用，通過數據庫將文書檔案妥善存儲，實現檔案便捷化檢索。保密系統是經過專業人員將精心設計后的軟件應用于文書檔案資料分類管理工作中，并對相應的權限進行設置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎上實現檔案信息資源的共享和應用。

三、結語

總之，高職院校只有不斷提高文書檔案工作的地位，促進文書工作與檔案工作的規范銜接，確保文檔一體化體系的建立，加強部門之間的協作，做好文書檔案收集和歸檔工作。從建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，打造科學化的管理平臺，建立起文書檔案管理工作的規范化、標準化流程，提高文書檔案的利用率，為高職院校的建設與發展提供強有力的保證。

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