新形勢下航天企業檔案利用模式的轉變

王寰

【摘 要】本文以新時期檔案工作的發展方向為指導，闡述檔案利用工作的重要意義。以航天企業檔案利用模式轉變為例，分析傳統檔案利用模式向數字檔案利用模式轉變的特點，并結合航天企業檔案利用工作的階段性成果，為更好的實現檔案利用價值提出方法與手段。

【關鍵詞】新形勢；檔案利用模式；轉變

中圖分類號： G273.3 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）02-0176-002

【Abstract】This paper introduces the development direction of archival work in the new period and expounds the significance of archival utilization.Aerospace enterprise file using the paradigm shift，for example，analysis of traditional archives utilization mode to digital archives advantage of the characteristics of paradigm shift，combined with the use of aerospace enterprise archives of achievements，to better realize the value of archives utilization methods and means are put forward.

【Key words】New situation；Archives utilization mode；Shift

在當今以高科技為主導的知識經濟時代，信息傳遞在飛速增長，信息利用率已成為體現國家實力的重要指標。經濟建設迅速發展的新形勢下，各項工作對檔案的利用需求也正日益迫切。隨著中共中央辦公廳[2014]15號文件《關于加強和改進新形式下檔案工作的意見》的發布，航天企業檔案工作正朝著信息化、數字化的方向發展，如何實現檔案利用便捷、安全、有效是新形式下檔案工作的目標之一。因此，新形勢下充分認識檔案利用的重要性以及如何做好檔案的利用工作，是我們面臨的新課題。航天企業結合自身的特點，致力于更好的發揮檔案在科研生產和綜合管理中的重要作用，已開啟了檔案數字化利用新模式。

1 檔案利用的重要意義

檔案利用是檔案工作的歸宿，是實現檔案工作目的的關鍵環節，具有以下重要意義：

1.1 檔案利用是檔案工作的最終目的和中心任務

檔案管理者收集檔案、整理檔案，采取各種手段和方法使之系統化、條理化，唯一的目的就是提供利用，能夠更好地、及時地、準確地提供出具有參考價值的檔案材料以滿足用戶的需求。檔案利用工作開展的如何，能否及時、準確、系統地滿足用戶需求是衡量檔案工作是否有效，評價檔案工作做得好壞的重要尺度。

1.2 檔案利用是檔案價值得以實現的根本途徑

檔案作為一種信息資源，是信息的載體，更是實現信息價值的手段。檔案只有通過用戶的利用，才能充分發揮其作用，實現其價值。檔案管理的基礎工作為檔案價值的有效發揮創造先決條件，而檔案利用工作是實現檔案價值的直接手段，只有通過提供信息服務，檔案的價值才能得以充分實現。

1.3 檔案利用是檔案管理機構職能的基本體現

檔案利用是各類檔案館（室）提供服務的重要途徑。致力于檔案事業的發展、實現檔案部門的職能，就必須強化檔案利用的職能，全面做好這項工作。只有通過加強檔案部門的思想道德教育，強化服務意識，及時掌握服務對象變化的新形勢、新情況、新特點，不斷探索適應時代改革與發展需要的檔案利用服務方式，檔案管理機構才能更好的實現這一基本職能。

1.4 檔案利用是檔案館（室）發展的內在動力

檔案利用工作是檔案館（室）業務管理工作的根本目的，通過檔案利用服務，才能發現檔案的歸檔與后續管理工作中存在的問題與不足，促使檔案工作人員及時改進管理方法，以滿足檔案利用服務的需求。因此，檔案利用服務是檔案館（室）的檔案工作不斷發展的內在動力。

1.5 檔案利用是航天企業檔案管理水平的重要體現

作為航天軍工企業，隨著型號任務的加重，科研生產與綜合管理相關的紙質檔案數量近年來呈猛增趨勢，增加了檔案保管與利用的難度，并且檔案利用過程繁瑣，不利于閉環管理和安全利用。在新時期檔案信息化建設思路的指引下，航天企業對檔案數字化的發展進行充分調研、全面分析，長遠規劃，首先以檔案利用為革新點，以數字利用檔案信息系統為創新平臺，開啟檔案管理新模式。

2 新時期檔案利用模式的特點

對于航天軍工企業，檔案利用用戶多為設計、工藝、管理人員，由于行業的特殊性及保密規定要求，檔案利用需經過嚴格的審批環節。每次借閱前，用戶需要聯系檔案管理人員，說明所需檔案的基本信息，等待檔案管理人員檢索。有時檢索不到，需反復溝通確認。當確認檔案在庫時，用戶拿著檔案借閱申請單找所在部門領導審批，當部門主管領導不在時，需根據需求緊急程度進行溝通，找部門其他領導簽字。當所借檔案為高密級時，還需所領導簽字，往往在審批環節耽誤大量時間。審批完成后，再到檔案室借閱所需檔案。新時期，數字化檔案利用系統實施后，用戶在自己的電腦上就能登入數字檔案利用系統，根據檔案條目信息進行檢索，確定所需檔案后在系統中后直接發出申請，系統會按審批流程自動流轉，待所有審批節點通過后，所借檔案的電子全文會在用戶的系統中開放，檔案利用數字化得以實現。總之，相比傳統檔案的利用模式，航天企業檔案數字化利用模式在三方面取得了突破：

2.1 利用查詢數字化

傳統的檔案利用模式更多的依賴檔案工作者的判斷和檢索習慣，因為用戶必須首先告知檔案工作人員所需檔案的基本信息，然后由工作人員在檔案管理系統中查詢該檔案的狀態，在可借的前提下，用戶將開啟申請利用審批流程。在這個過程中，首先用戶與檔案管理人員的溝通成為確認檔案可用性的基礎，用戶所提供的信息與管理人員的理解是否一致，直接影響了查詢結果；其次，對于緊急、集中的檔案利用，用戶需要花費較多的時間等待工作人員檢索，或等待其他用戶完成檢索請求。在數字化檔案利用模式中，檔案管理信息平臺按照管理原則，對符合相應要求的用戶開放，用戶可通過自己的計算機登陸數字化檔案利用系統，檢索所需檔案，并直接獲得檔案的狀態信息。這時的檔案管理弱化了對檔案工作者經驗和工作能力的依賴，縮短了查詢等待的時間，減少了溝通環節，提高了查詢結果的準確性。

2.2 利用審批無紙化

由于航天企業的特殊性，檔案管理必須遵循保密原則，因此檔案利用的審批格外嚴格。傳統的審批流程是用戶填寫“檔案利用申請單”，根據所借檔案的密級，請求相應的責任人（通常為所在部門領導、主管部門領導、所領導）批準簽字，將簽署完整的審批單交給檔案管理人員后，方可進行檔案利用。在這個環節中，逐級審批在很多時候會花掉用戶大量時間，因為必須當面找責任人簽署批準，而與責任人的及時碰面卻很難保證。“數字檔案利用系統”彌補了傳統紙質審批存在的不足。用戶可在系統中發起電子審批流程，電子審批單會按環節設置自動流轉到相應責任人，責任人的工作臺面會在本人登陸后自動收到審批提醒，使責任人能夠及時對該請求進行處理。電子審批極大簡化了審批環節，縮短了辦理檔案利用手續的時間，提高了工作效率。

2.3 利用載體電子化

傳統檔案管理的對象以紙質檔案為主，紙質檔案較電子檔案有著諸多的劣勢。就檔案利用而言，紙質檔案在利用過程中容易丟失、缺損；檔案出庫、入庫需依賴檔案工作者進出庫房來完成。同樣，對于集中、緊急的利用，用戶需要花費較長時間等待檔案管理人員提供檔案。在數字檔案利用系統中，實現門類檔案的電子全文掛接，有效地解決了紙質檔案利用中的不足之處。用戶在完成電子審批后，系統會將所需的電子檔案會自動對該用戶開放，并且系統依據該檔案密級自動控制該檔案的使用時間。電子全文借閱模式彌補了紙質檔案借閱的不足，節省了借閱各環節中的時間，優化了借閱流程，提高了檔案管理的安全性，是航天企業在數字化檔案利用建設道路中邁出的一大步。

3 提高檔案利用價值的方法和手段

3.1 增強檔案工作者的服務理念

增強服務理念是指提高檔案工作者對檔案工作的認識，能夠熱愛檔案工作、了解檔案工作、熟悉檔案工作。檔案工作人員只有充分認識到檔案利用工作的重要性，才能做好檔案利用服務工作。服務理念是一種意識，可以指導并反作用于實踐。在檔案利用服務體系的構建過程中，服務理念的指導是必不可少的，積極向上、以人為本的服務理念就會促進面向科研生產和綜合管理的檔案利用工作的順利開展，而消極、陳舊的服務理念則會嚴重阻礙用戶對檔案的利用。

3.2 提高檔案工作者的綜合素質

檔案員是檔案館（室）的直接建設者和管理者，其知識結構直接影響著檔案利用體系的優劣。在傳統的檔案管理模式下，檔案管理工作主要是以檔案實體為中心進行的，檔案員只要具備基本的檔案知識和扎實的手工操作技能就完全可以勝任檔案管理工作。在新時期檔案信息化管理模式下，檔案工作已從過去單一的建設傳統紙質檔案庫房，轉變為建立一個多元化的、適應現代發展需求的數字檔案館（室）。合格的檔案工作者除了要具備良好的身體素質，由于向數字檔案利用過渡時期，依然存在大量反復的機械工作，諸如對成千上萬份文件的著錄、編目、鑒定、編頁、蓋章、電子組卷等，所以具備良好的身體素質是進行檔案工作的前提。其次，檔案工作的特點要求檔案人員要有廣博的文化知識和較高的語文基礎知識、歷史知識，所以檔案工作者應具備基本的文化素質。第三，檔案工作是一項專業性很強的工作，它具有特定工作對象。檔案人員必須具備檔案專業知識，掌握檔案工作的理論原則和技術方法。這就要求檔案工作者具備一定的專業素質。

3.3 注重信息資源體系建設

從根本上講，檔案工作的最終目的，就是要開發檔案信息資源，提供檔案為單位和個人服務，充分發揮檔案的憑證和參考作用。為了實現檔案工作的這一根本或最終目的，就必須做一系列的工作。新時期，以廣大利用者為服務對象，以檔案館（室）藏信息資源為服務手段，采取多種形式和方法，開發和直接提供檔案利用為目的的服務工作，已成為檔案信息資源建設的主要內容。隨著各類用戶對檔案信息需求的變化以及檔案管理工作的現代化發展，檔案館（室）需要擁有充足的信息資源，并憑借先進的檔案檢索方式，將檔案信息快捷、準確、系統、多渠道地提供給用戶，方便檔案用戶的利用，滿足用戶對檔案利用的需求。

3.4 引入先進管理方法

將持續改進質量管理方法引入檔案管理工作，是提高檔案利用的有效途徑。例如，將國際上先進的管理體系引入到檔案管理工作中，運用IS09001質量管理體系標準中成熟先進的管理經驗，將八項質量管理原則，如：以顧客為關注焦點、領導作用、系統的方法、持續改進等運用到檔案管理工作中。通過面談、用戶滿意度調查等形式及時了解利用效果和用戶需求，創新利用方法和手段，并采用P-D-C-A的方法，及時檢驗工作中存在的問題，檢驗新方法、新手段的實際效果，持續改進和完善服務方式和服務手段，提供有針對性、多層次的信息資料服務，達到深化和擴大檔案利用的目的。

4 結論

新時期檔案工作有了新的使命，檔案工作者有了更廣闊的發展空間，他們以嚴謹的工作態度，踏實的工作作風不斷開拓著檔案事業。任何行業的發展都離不開創新，而這對于檔案專業而言卻并非易事。在全體檔案工作者的共同努力下，航天企業在檔案利用創新改革中已取得了階段性成果，結合航天企業軍民融合、產研一體化的特點，檔案工作將以數字化檔案利用為目標，逐步建立全周期的數字檔案利用體系，實現文件全過程數字化管控，最終實現全門類檔案數字化利用。