淺談高校印章檔案管理

摘要；印章檔案是一種有著特定名稱和載體形態，有著特殊的形成規律和整理、保管要求，具有獨特的收藏和利用價值的專門檔案。印章是機關單位行使職權并進行各種公務活動，對外聯系的標記和憑證，停用的印章和其他檔案一樣具有歷史憑證作用和重要的參考價值，能夠真實地反映一個單位的機構設置與演變情況。因此收集與管理高效印章檔案是每一位檔案管理工作者的首要職責。

關鍵詞：高校；印章檔案；管理

一、高校印章檔案的特性

印章具有證明確定其主體資格和能力的法律效果，以及很強的權威性。印章有公章和私章之分，無論是它的名稱、印文、材質、形狀、功能、字體還是形成年代都是種類繁多。本文針對高校的公章和具有法律效力的個人名章。公章就是指在高校黨務、政務、教務及各二級學院等機構的法定名稱章和冠以法定名稱的合同、財務、稅務、發票等業務專用章；私章則是具有法律效力的個人名章是與上述相同機構的法定代表人及其財務部門負責人的名章。

高校印章檔案就是指高校的公章及私章已停止使用但對國家、社會和學校有保存價值的，經過一定程序歸檔的印章。普通高校歷經改制、合并、升格以及專業布局調整后，產生了很多失效印章，這些失效印章雖然失去了原有的法律、行政效力，但它對研究高校機構設置、歷史沿革及甄別歷史文物的真偽具有重要的憑證作用和參考價值。

可見高校印章檔案的重要性，如果保管不當被人利用，將對高校造成不可低估的巨大損失，因此科學有效的管理高校印章檔案及豐富高校檔案庫藏是高校檔案工作面臨的首要任務。

二、建立健全的高校印章檔案管理制度，確保高校印章檔案完整安全

印章檔案管理工作目前在全國未普遍展開，只要原因是國家沒有統一的印章檔案歸檔和進館范圍規定。目前高校印章檔案歸檔和進館工作上存在主觀隨意性，從而導致高校印章檔案管理工作上疏忽散漫。高校印章檔案要么不區分價值全部歸檔或進館，這樣給檔案整理、鑒定和保管工作帶來許多不必要的麻煩和成本；要么根據個人主觀意愿進行隨意取舍處理，使得一些本來應該進館永久保存的重要和珍貴印章未能及時完整地歸檔和進館，從而造成大量被損毀或遺失現象。如此情況高校檔案應該對應印章檔案建立健全的高校印章檔案管理制度。

1.高校印章檔案的收集

由于印章具有特殊而重要的地位和作用，因此一旦印章被停用、廢止，應做到及時移交至檔案部門封存管理。對高校來說印章是學校各個不同時期的烙印，每一枚印章檔案都無可辯駁地證明了學校的一段歷史，都真實地反映了學校每一個部門的機構設置與演變情況，具有歷史憑證作用和參考價值，高校檔案部門要盡可能地保證學校每一歷史時期印章的齊全完整，使之體現學校變遷過程的系統性，完整地反映了學校發展歷程的全貌。收集印章檔案應確保齊全、完整和真實。 收集印章檔案應履行嚴格的交接手續，高校檔案部門應制定廢止印章收集登記表，主要內容應包括印章印模圖樣、印章名稱、材質、啟用日期、廢止日期、移交部門、接受部門、移交人、接收人、移交日期等各項。印章廢止部門填好廢止印章收集登記表，連同廢止印章一并移交至學校檔案部門封存管理。

2.高校印章檔案的整理

印章檔案的整理應遵循保持其歷史原貌和有機聯系，有利于保管、便于利用的原則，集中統一進行整理分類，館藏印章檔案應作為全宗級檔案單獨整理編目，按進館順序編制流水號，不得與文書檔案混合編號。

高校印章檔案的整理步驟： 第一，清洗印章，收集的廢止印章大都油漬滿面，字跡模糊，必須進行清潔處理工作，在清洗時，應浸泡，待污垢松軟后，用牙刷刷洗印章，去除油泥、污物和霉點，印章刷洗干凈后放在室內通風處晾干；第二，分類編號，學校印章檔案基本上是批量更換，又因印章檔案不是每年都有，并且使用期限不一致，所以不宜采用年度分類，可按照期限、屬性分類。印章檔案保管期限為永久和定期（15年），對于高校來說，校級印章、學校法定代表人印章、學校各二級單位黨政公章為永久（Y），其他為定期（D），印章檔案的檔號由印章檔案代號（YZ）、保管期限（永久為Y，定期為D）、分類號（歷史時期、印章級別和印章屬性；第三，制作印模，將印章蓋印在A4紙上形成清晰、工整及排列美觀的印章印跡，每個印模下方必標注與之相應的印章檔案號及用規范的文字說明標識印文內容，然后經過掃描數字化處理后再用計算機編輯，制作成各種專題印章檔案印模集或印譜，這樣為檢索、利用、宣傳及研究提供了快捷方便的服務；第四裝盒入庫，按照保管期限-分類號-印章枚號順序排列入盒，相同期限、相同類別則按廢止時間排序裝盒。整理完畢后以盒為單位編制印章檔案整理說明，記載印章檔案的來源、數量和完整情況，此說明與印模單一起放在盒類目錄前面，最后在印章檔案盒外表填寫其起止檔號即可入庫。

三、高校印章檔案的利用

印章檔案和其他檔案一樣，保管起來在于利用。而印章檔案在學校歷史中發揮過特殊作用，若被非法利用，會擾亂學校的正常管理秩序，甚至造成嚴重后果。因此，必須嚴格控制印章的利用，做好使用登記，制定嚴格的印章檔案利用審批制度，利用者需填寫印章檔案利用審批表，主要內容包括利用人、利用單位、利用事由、需蓋印章名稱、學校有關部門意見、領導批示、承辦人、辦理時間等條項，利用人并向檔案工作人員提供有效證件及說明利用事由。

總之，印章檔案的獨特性見證了學校歷史發展的進程和機構設置的變遷，是重要的檔案資源。高校應加強對印章檔案的認識，重視印章檔案的收集及管理工作，從而使高校印章檔案的管理更加常規化、制度化、規范化、科學化。

參考文獻：

[1]劉加威.高校印章檔案管理的若干思考[J].齊齊哈爾醫學院學報，2008（22）

[2]李延杰.淺談印章檔案的收集和管理[J].理論觀察，2010（06）：177.

作者簡介：

趙莉（1977.6- ），女，漢族，山西新絳縣，西安財經學院黨政辦公室檔案館，館員。