信息化時代辦公室檔案管理存在的不足及完善策略分析

劉爽

摘要：為了保證信息化背景下辦公室當中檔案管理工作能有良好質量，應認識信息化技術對于辦公室當中檔案管理工作的重要性，并能結合辦公室當中檔案管理工作需要制定科學的檔案管理方案。本文就信息化背景下辦公室當中檔案管理工作的不足以及完善方式進行了分析。

關鍵詞：信息化；辦公室；檔案管理；完善；策略

檔案中記錄了大量關鍵信息，對于辦公室工作正常開展有基礎性的保障作用，而在社會發展實現信息化之后也更需要辦公室當中的檔案管理工作質量能隨之提升。但在辦公室實際開展檔案管理工作的時候，仍存在不足，需要辦公室當中檔案管理人員使用信息技術強化檔案管理質量。

一、信息化背景下辦公室當中檔案管理不足

（一）信息風險意識偏低。

在進入到新時代后，辦公室當中檔案管理工也在不斷發展，不但在檔案管理工作中使用的設備更加現代化，同時在管理理念方面也取得了突破，讓辦公室當中檔案管理工作質量獲得了全面提升。但網絡普及范圍增大、使用人員增多之后，網絡上也出現一些網絡黑客，這些不法分子的網絡攻擊行為直接對信息數據安全性、完成性造成了較大影響，在這種情況下同樣也使得辦公室當中的檔案管理安全性受到了影響。由于辦公室是企業或者是單位主要的辦公場所，因此在辦公室當中工作人員在開展工作的時候也就會涉及大量的檔案文件信息，其中不乏極為重要的檔案信息。一旦辦公室當中的信息系統遭受了黑客攻擊出現了檔案信息的丟失、破損，那么就會導致相應的企業、單位出現經濟損失，甚至會導致企業、單位發展速度受到限制。但在當前辦公室當中的檔案管理方面，部分工作人員對于檔案信息安全性重視程度較輕、缺乏強烈的安全意識，再加之檔案信息的內容種類較多、內容復雜，最終導致辦公室當中檔案管理方面泄密情況時有發生。

（二）檔案管理人員工作方式和企業發展存在沖突。

當辦公室當中檔案管理工作在設備現代化程度、管理理念技術均發生了優化之后，也需要辦公室當中檔案管理人員個人能力能有同步成長，要能掌握各種類型檔案信息的管理方法、管理技術以及管理關鍵點。但在實際的檔案中，部分檔案管理人員未能跟上時代信息化的發展速度，在工作中未使用先進的云端儲存以及檔案歸類技術，而是繼續沿用了過去的檔案整理以及檔案管理方式，導致辦公室當中檔案管理工作質量受到了影響，檔案管理工作效率難以穩步提升，甚至還會在工作中出現重文件、檔案丟失的情況。另外，在采用人工整理、管理模式對檔案文件進行分類、編輯、儲存管理的時候，受到工作人員注意力、個人專業素質等多方面因素的影響，也會增大檔案文件丟失的情況，人工操作失誤會讓管理工作難度有所增加。

（三）檔案管理方面機械設備落后的問題。

檔案管理工作中涉及的檔案文件信息數量大、類型多，因此對檔案文件管理方案的機械設備要求也較高，否則就會由于設備性能問題影響檔案管理工作的正常開展。尤其對計算機硬件設備、管理軟件性能以及機械設備整體維護工作質量有了較高要求。但從當前辦公室檔案管理方面設備組成來看，由于部分企業在檔案管理方面投入的資金較少，因此辦公室也就未能購進高性能的機械設備，影響了辦公室管理工作的正常開展。

二、完善辦公室當中檔案管理工作的措施

（一）強化工作人員管理意識。

辦公室當中的檔案管理人員承擔了主要的檔案管理工作，工作人員的管理意識、個人專業性也就會直接對管理工作質量產生影響。因此在信息化背景下強化檔案管理質量的時候要能做好工作人員管理意識的強化工作，通過學習先進的信息化檔案管理技術以及理念，實現管理工作質量的強化，并通過高質量檔案管理工作的開展，讓企業當中的各個部門均能受到積極影響，促進企業核心競爭力的強化，讓企業在未來有蓬勃發展。在日常進行信息化模式下檔案管理的時候，應能對檔案類型進行準確劃分，讓管理工作能實現體系化、現代化發展，這種現代化的管理模式也就能讓方案管理工作質量獲得顯著提升。另外，辦公室當中的檔案管理人員還應能做好相應文件信息的保密工作，對檔案管理中需要使用的軟硬件設備中均能做好加密處理，并通過設置權限進一步強化檔案信息的安全性。

（二）提高檔案信息管理意識措施。

檔案信息管理系統的建立，需要樹立全新的管理意識，突破傳統檔案管理意識中存在的缺陷，充分認識到辦公室檔案管理的重要性。加強管理意識重視的基礎上，還需要投入大量管理資金，為檔案信息管理提供保障，奠定堅實基礎。檔案信息系統建設完善過程中，需要涉及很多信息技術以及設備，因此需要花費大量的資金，所以在資金方面一定要保證充足。例如檔案信息管理系統中，包含檔案管理系統、檔案采集系統以及網上查閱系統，不同檔案系統在建設以及完善上包含很多不同，檔案管理系統主要職責是對檔案材料進行收集、鑒別以及整理、保管等，其包含不同模塊，比如說業務管理、系統維護等。檔案采集系統主要是將紙質檔案歸檔到數字化檔案形式的過程。

（三）推進數字化發展。

首先是制定辦公室檔案數字化建設工作計劃，包含人、財、物等多個方面，并定期進行檢查和監督，確保各項工作的開展落實到位。其次是建立雙套歸案制度。要將電子檔案和紙質檔案通過光盤、網上輸入等方式，實現電子化歸檔，努力健全檢索機制，提升檔案的查準率和查全率。在此基礎上，還應該加快資源共享機制的建設，將檔案管理系統和網上辦公系統相融合，可以使一些檔案自動生成、整理和歸檔，方便業務部門的查詢和調用。

三、結束語

辦公室檔案管理工作者要客觀全面地認識到辦公室檔案管理工作中的不足，反思自身問題，積極認真地采取措施進行完善解決，建立健全辦公室檔案管理制度，合理組織檔案管理部門，規范檔案管理工作流程；緊跟時代步伐，順應時代發展，提升檔案管理信息化水平，實現檔案管理的現代化、信息化管理。

參考文獻

[1]肖琳.關于信息時代高校辦公室檔案管理工作的思考[J].當代教育實踐與教學研究：電子版，2016（1）：80-81.

[2]王德川.信息化時代高校檔案管理存在的危機及對策分析[J].湖北經濟學院學報（人文社會科學版），2017，14（2）：146-147.

[3]王彥文.衛生系統檔案信息化建設管理問題與完善策略研究[J].辦公室業務，2016（1）：68-68.

[4]孫帥.信息化時代醫院檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2017，20（16）：173-174.