檔案信息化建設與檔案管理探討

劉英華

摘要：檔案信息化是隨著科學技術進步、社會發展，逐步形成的一種新的管理模式，檔案管理要跟隨時代變化而革新、與時俱進，這樣才能更好地適應信息時代的需求，實現檔案信息管理的歸檔、管理、提供服務和收集的效率，滿足當前人們對檔案信息的要求[1]。本文就檔案信息化建設與檔案管理的策略進行細致的探討。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；信息化

檔案作為一種存儲和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現實意義，是社會管理的主要內容之一。信息化時代各項工作都會產生大量信息，其中很多關鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實現高效的現代化管理是當前應該考慮的重點。而檔案信息化建設，無疑是實現現代化管理的基礎，所以要加強信息化建設，促進檔案現代化管理。

一、檔案信息化建設過程中存在的一些問題

（一）分散性

檔案信息化建設過程中信息重疊現象屢見不鮮，主要原因是因為各單位、部門在檔案信息化建設中無法實現信息的聯網互通、數據共享，各個部門的信息資源無法互通，就容易造成擁有相同主題信息這樣的后果。

（二）檔案管理模式陳舊滯后

隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。

（三）檔案管理基礎工作標準化規范化存在問題

檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

（四）檔案管理基礎工作標準化規范化存在問題

檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

二、提高檔案管理現代化水平的策略

（一）加強信息化建設，完善檔案信息管理系統

信息化建設是實現現代化管理的前提和基礎，比如檔案館局域網的建設、計算機等設備的配置、市縣網絡系統的連接等，都直接關系到檔案管理質量。對多數檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，必須有一個健全的信息管理系統，有一套科學可行的流程，然后才能保證各項工作順利進行。如果依舊采用松散型管理模式，應用軟件不同，標準不統一，程序重復混亂，顯然很難提高管理水平。

（二）轉變管理理念，實現檔案信息資源的共享

檔案管理信息化建設要以檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建為目的。這就要更新管理理念，強化服務意識，保證檔案資料的完整性、真實性和及時性，提高透明度，使其作用得到充分發揮。因此，必須改變相關工作人員對于檔案管理理念的轉變，提高檔案管理者的態度，加強主動服務意識和反應能力。管理工作人員將信息及時進行整理，確保信息的時效性和真實性，做到信息共享，主動提供檔案信息內容，為人們和社會提供有價值的信息。在檔案信息化管理過程中，要進一步加強對電子軟件和信息內容的檢索，確保檔案信息的有效性、規范性、安全性、使用性。

（三）強化法制意識，完善法律制度

檔案管理是社會管理的重要內容，需要接受黨和國家的監督，所以相關部門要樹立檔案法制化意識。拓展服務范圍，在現有的服務內容上增加新的服務內容，根據時代特色和社會需要，探索新項目，最終使得服務水平有所提升。信息的搜集和整理質量，對歸入檔案極為重要，所以應從基礎做起，搜集更多信息資源，并實現信息共享。

完善相關法律法規，國家應對檔案管理予以重視，出臺相應的法律和政策，比如關于檔案保密安全的法規。全面推進檔案依法行政工作。在全國建立權責明確、行為規范、監督有效、保障有力的行政執法體系，做到合法行政、合理行政，程序規范。全面推行檔案行政執法責任制，完善檔案行政執法監督網絡體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責任追究制，對檔案執法人員依法行政情況進行考核。

（四）加強基礎設施建設，對資源信息進行整合。

檔案的用處在于其記錄存儲的信息，在當前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競爭的關鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對其進行搜集，然后利用現代技術，完成信息化轉換，把所有信息資源轉換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎設施非常關鍵，必須配備完善，包括數據庫、計算機、網絡等。在此基礎上，才能實現信息的傳遞和接受等工作。以數據庫為例，結構設計直接關系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業人員進行設計，打好基礎。

三、結束語

檔案管理在當前備受關注，它不僅關系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業對信息的運用程度，是競爭的關鍵。加強檔案現代化建設是當前社會的一個重要口號，如何更好地實現現代化管理呢？需加強信息化建設，提高法制建設水平，培養優秀的專業隊伍，從而大道預期目的。

參考文獻：

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