新時代對高校二級學院辦公室隊伍建設(shè)的思考

楊宏

【摘要】高校辦公室是綜合辦事機構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，具有參謀助手、協(xié)調(diào)溝通、服務(wù)管理和督促推進的重要職能。基于辦公室在高校工作中的特殊地位，二級學院辦公室隊伍建設(shè)直接關(guān)系到學校整體戰(zhàn)略、發(fā)展思路及具體舉措落實的質(zhì)量和執(zhí)行的效果，因此高校辦公室隊伍建設(shè)意義重大。

【關(guān)鍵詞】高校;二級學院;辦公室;隊伍建設(shè)

黨的十九大報告指出，優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，加快教育現(xiàn)代化，辦好人民滿意的教育。加快一流大學和一流學科建設(shè)，實現(xiàn)高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展。加強師德師風建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)教師隊伍。高等學校作為人才培養(yǎng)的搖籃，人才儲備的戰(zhàn)略高地，承擔著人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)和文化傳承的重要功能。高校二級學院辦公室是綜合辦事機構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，具有參謀助手、協(xié)調(diào)溝通、服務(wù)管理和督促推進的重要職能。

一、二級學院的辦公室職能

（一）做好決策者的參謀助手。辦公室工作人員掌握著本學科的大量信息和資料，一個得力的參謀助手，可以通過加強調(diào)查研究工作，圍繞中心工作為領(lǐng)導出謀劃策，為領(lǐng)導在處理日常工作中的事情時提出可行的方案或者建議，作為助手，要讓領(lǐng)導有足夠精力思發(fā)展，抓大事。

社會的進步對人們的要求也越來越高，要做好一名助手，不但要有專業(yè)知識、適當?shù)姆绞较蝾I(lǐng)導進行闡述，用良好的心態(tài)處理好與主管領(lǐng)導的關(guān)系，處理好與整個集體的關(guān)系，樹立良好的團隊意識。做好一名參謀或助手還要有高度的責任心和實干精神。

（二）做好溝通協(xié)調(diào)工作。辦公室工作千頭萬緒，是個系統(tǒng)工程，為了使這個工程能夠有條有序進展，更需要辦公室工作人員協(xié)調(diào)溝通各部門、各單位協(xié)同配合。其中辦公室的角色更像一個“大管家”。

溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項重要職責。辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作無時不有，無處不在。做好溝通協(xié)調(diào)工作，要從如下幾個方面入手，把握好如下原則：實事求是、客觀公正原則;立足全局、服從總體目標原則;統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)籌兼顧原則;為領(lǐng)導服務(wù)與為基層服務(wù)相一致原則。溝通協(xié)調(diào)問題特別是復(fù)雜的問題，往往要用幾種方法。還要講究協(xié)調(diào)中的語言藝術(shù)。

（三）做好師生的服務(wù)管理工作。以作者所在的單位為例，辦公室承擔著繁重的工作任務(wù)，根據(jù)工作需要調(diào)整為若干專項部門，并設(shè)置相應(yīng)的工作主管，從而更好地明確管理人員的工作職責，激發(fā)工作的主動性和積極性。根據(jù)服務(wù)對象的不同，分為三個部分：直屬辦公室、學生管理服務(wù)部和教師管理服務(wù)部。具體包括8個部門：黨務(wù)宣傳部負責黨務(wù)、宣傳等工作;綜合管理與服務(wù)部負責人事、公章、財務(wù)、外事、工會、校友、離退休等工作;后勤保障服務(wù)部負責學院運行的管理等后勤保障工作;學生工作辦公室負責學生的思想政治教育工作等;本科生教學管理部負責本科生的教務(wù)管理等日常管理工作;研究生教學管理部負責研究生的教務(wù)管理等日常管理工作;科研管理部負責組織基金、項目的申報結(jié)題驗收等;實驗室安全管理部負責實驗室安全綜合管理等。

（四）做好督促推進工作。除了做好參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)管理工作外，督促和推進工作也非常重要。一項工作是否落實、是否有進展，都需要辦公室隊伍進行督促和推進，這不僅限于督促推進各級單位的工作，還包括督促領(lǐng)導的一些工作是否落實。一抓大事。始終把領(lǐng)導班子確定的目標任務(wù)貫徹落實，作為督查推進工作的中心環(huán)節(jié)。二抓難事。在實際工作中，由于各部門職能交叉或界限不清等原因，出現(xiàn)一些問題久拖不決的現(xiàn)象。這就需要通過督促推進，理順關(guān)系，明確責任，促進工作落實。三抓急事。對上級統(tǒng)一部署，明確任務(wù)分解、責任部門、完成時限和工作機制的工作和關(guān)系師生難點問題的工作，必須以高度的政治敏銳性和強烈的政治責任感，積極主動、及時有效地督促解決。

二、辦公室人員現(xiàn)狀

（一）工作人員學歷學位大幅提高。目前，大部分二級學院的辦公室工作人員已完成新老交替，由上世紀50年代和60年代生人的專科學歷為主，轉(zhuǎn)成為以全日制碩士以上學歷、平均年齡35歲左右的年輕人為主的隊伍。為了更好地推動學院的發(fā)展和一流學科的建設(shè)，增加管理工作團隊的戰(zhàn)斗力和積極性，如何使這些年輕人的職業(yè)生涯有所發(fā)展，已經(jīng)是一個刻不容緩的課題。

（二）待遇與高校教師的較大差距。高等教育的空前發(fā)展，以及近年來對人才的高度重視，使得教師的主體地位得到強化，隨之而來的待遇也得到了顯著提高，而同樣處在高校辦公室的人員來說，增幅并不明顯，并非高等教育受到重視的共同受惠者，與高校教師相比，尤其是人才相比，收入差距巨大，這也是影響辦公室工作人員積極性的一個重要因素。

（三）壓力較大，職業(yè)認同度、自我成就感較低。辦公室人員的壓力主要來源于繁雜的超負荷運行狀態(tài)，近年里越來越多的高校實行雙校區(qū)運行，這也造成了有效工作時間減少，而工作內(nèi)容越來越多的矛盾。如今高校普遍存在著“重教學科研，輕行政管理”的傾向，一般辦公室人員與教師相比，存在不被重視、理解的現(xiàn)狀，心理上難免有不平衡的情緒，長期以往，難免產(chǎn)生職業(yè)倦怠。而主要領(lǐng)導是“雙肩挑”的身份，基本不存在這類問題。由此也就產(chǎn)生了一些矛盾，如果領(lǐng)導關(guān)心關(guān)注這支隊伍，那就會配合得十分愉快，產(chǎn)生高效工作的“催化劑”;反之，如果領(lǐng)導更多的關(guān)注自身的業(yè)務(wù)工作，而忽略了這些，就會產(chǎn)生“兩張皮”的現(xiàn)象，進而影響到工作的開展。

（四）與高校輔導員相比，缺乏職業(yè)生涯頂層設(shè)計。眾所周知，高校輔導員一直是備受重視的一個群體，這個體系有一套完善的培訓、職業(yè)生涯規(guī)劃等頂層設(shè)計。相比而言，高校辦公室人員缺乏培訓體系，基本是“老帶新”直接進入角色工作，入職工作后基本沒有相關(guān)培訓計劃，大部分是靠自我探索或私下請教;缺乏職業(yè)生涯頂層設(shè)計，不能形成良性流動，長期以來，似死水一潭。與輔導員隊伍在同一個生態(tài)環(huán)境下形成強烈對比，給辦公室人員造成較大的心理落差，影響對待工作的熱情和積極性。

三、加強辦公室隊伍建設(shè)的有效途徑

辦公室隊伍建設(shè)的根本是思想政治素質(zhì)，要高舉新時代中國特色社會主義偉大旗幟，以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀和習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，認真落實黨的十九大精神，按照“四個全面”戰(zhàn)略布局和黨中央、國務(wù)院決策部署，堅持以中國特色、世界一流為核心，以立德樹人為根本，打造雙一流的辦公室隊伍。

（一）塑造有特色的辦公室文化。二級學院的辦公室是展示學院風格、教師風采的重要窗口，辦公室文化影響和滲透著工作的方方面面，塑造風清氣正有特色的辦公室文化是搞好隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)前提。沒有優(yōu)秀的辦公室文化，就很難有高效的工作效率。辦公室文化是“公”也是“工”，“公”代表公開、公平、公正，辦公室人員行使的權(quán)利是教師、學生賦予的，從事的也是公共事務(wù)，要時刻以“公”來要求自己，不能對領(lǐng)導刻意逢迎、對師生頤指氣使。“工”是指工作，嚴謹細致的工作作風，是辦公室文化建設(shè)的靈魂。

（二）做好人員的選拔配置。二級學院辦公室作為基層管理機構(gòu)，承擔的工作較為繁瑣和廣泛，在人員配置方面要做到按需設(shè)崗、按崗擇人。遵循優(yōu)化結(jié)構(gòu)、精干高效的原則。崗位的設(shè)置以服務(wù)教學、科研、學科建設(shè)為導向，以增強學校的運轉(zhuǎn)效能、提高工作效率為目標，遵循管理隊伍的發(fā)展規(guī)律，科學合理地設(shè)置崗位等級結(jié)構(gòu)。要落實公平、公正、擇優(yōu)聘任的原則。根據(jù)崗位層級的不同，明確各級崗位的基本職責和任職條件。崗位擇優(yōu)聘任，將優(yōu)秀的管理人員聘任到相應(yīng)職級的崗位，激勵管理人員立足本職工作，在管理崗位上創(chuàng)造性地開展工作。

（三）加強培訓力度。高校上下要努力營造重視辦公室工作人員的風氣;各機關(guān)部處、學院要積極探索培訓方式方法，要為其入職、發(fā)展提供有力的保障。例如我們學院，為了配合學院國際化的步伐，邀請專業(yè)人士進行了辦公室常用英語培訓，受到歡迎并對工作有很大的指導作用。

（四）做好激勵制度建設(shè)。建立健全評價激勵機制，建立有利于提升服務(wù)水平、有利于創(chuàng)新服務(wù)形式、符合現(xiàn)代大學制度的管理體制機制和制度體系，切實貫徹“多勞多得”的分配制度，打破傳統(tǒng)“大鍋飯”的局面。徹底改變“干多干少一個樣，越能干工作越多”的狀態(tài)。

（五）探索實行專業(yè)化、職業(yè)化發(fā)展。目前現(xiàn)行的辦公室隊伍的發(fā)展途徑是職稱與職務(wù)并行，但由于各種原因，職稱的晉升與職務(wù)的提拔，均不能滿足需要。作者所在的高校一直在探索進行人事制度改革，其中也包括辦公室人員所在的管理系列。高等學校實行職員制是反映管理崗位層次、類別和職員專業(yè)水平、工作能力的標志。根據(jù)工作實際，職員職級分為若干職等和職級。各級職員有明確的崗位職責、任職條件和任期。遵循因事設(shè)崗、公開招聘、平等競爭、擇優(yōu)聘任、嚴格考核和聘約管理的原則，堅持德才兼?zhèn)涞挠萌藰藴剩瑢嵭幸詬彾ㄐ剑磩谌〕辏瑑?yōu)勞優(yōu)酬的分配制度。

（六）關(guān)注身心健康發(fā)展。各級領(lǐng)導干部不僅要從工作上給予辦公室工作人員以指導，更要引導他們主動思考，積極解決問題，還要關(guān)心他們的身心健康發(fā)展。學院領(lǐng)導和辦公室主任要建立定期談心談話制度，與工作上有困難、生活上有困難、情緒有波動的辦公室人員開展談心談話，幫助他們排憂解難，讓他們體會到領(lǐng)導和組織的關(guān)心。

建設(shè)一流大學和一流學科，必須要有一流的辦公室隊伍作為支撐和保障，為高校順利開展教學科研工作提供有力支撐。新時代背景下，建設(shè)一流的辦公室隊伍已成為刻不容緩的工作。

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