淺談醫院文書檔案管理工作的體會

梅燕華

【摘要】醫院文書檔案是醫院重要的史料，是醫院發展變化的見證，是加強規范管理的基礎工作，做好醫院文書檔案工作，是提高醫院文化建設的重要組成部分，正確認識檔案管理工作的現狀，開發利用醫院檔案資源，對提升醫院檔案管理工作有重要意義。

【關鍵詞】醫院;文書檔案;體會

上海市皮膚病醫院始建于1945年，是目前全市唯一一家以皮膚病、性病為主要診療特色的公立三級專科醫院，連續多年榮獲“上海市文明單位”“上海市平安單位”“上海市衛生系統職業道德基地”稱號。多年來，醫院承擔同濟大學醫學院、揚州大學醫學院、安徽醫科大學等高校的本科生、碩士研究生、博士研究生的培養任務，是上海市住院醫師規范化培養基地和專科醫師規范化培訓基地。2012年8月，我院和上海市第十人民醫院實行兩院一體化管理模式。秉承團結、奉獻、求精、圖強的醫院院訓，全院干部職工在各級領導的關心支持下，堅持公益性辦醫方向，順應轉型發展的主旋律，強學科、重人才、塑品牌、構和諧，懷揣普濟眾生之仁心妙術，在漫漫醫學的征程中，不畏艱難、勇攀高峰，為打造國內一流、國際有影響的著名皮膚病醫院而不懈努力！近年來，醫院得到全面發展，為檔案管理提供了有利條件，檔案管理逐步規范化，為醫院服務和發展發揮了應有的價值。醫院文書檔案是醫院重要的史料，是醫院發展變化的見證。醫院檔案管理工作作為醫院事務管理的重要組成部分，雖然不像醫療業務活動那樣能直接產生看得見的經濟效益，但隨著醫療衛生事業的不斷發展，對醫院持續健康發展的作用不容忽視。本人從事基層檔案工作幾年來，總結了一些淺顯的體會。

一、醫院文書檔案管理的現狀

醫院文書檔案管理工作的主要職責是負責醫院文書檔案的收集、編輯、歸檔、存儲、借閱等。我院文書檔案主要包括6大類：黨務類、院務類、人事類、業務類、財務類以及綜合類，是醫院在行政管理活動過程中，由各種行政性公文，如醫院年度工作計劃和總結、統計資料、會議記錄、通知、決定、申請、批復、協議、合同等轉化而成的檔案。這種檔案是在醫院管理和組織活動中形成并被完整保存起來的，具有不可替代的參考保存價值，是做好醫院行政管理工作的必備工具，是醫院管理歷程的見證和有效憑據。近年來，上級醫療衛生業務指導性文件及黨務工作類文件逐年增多，相較于剛接手檔案工作的時候，文書檔案數量已成倍增長，有時無法很好地界定歸檔內容，總是根據自己的需要來收集管理文書檔案，具有較大的盲目性和隨意性。許多有價值的醫療衛生檔案資料沒有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費，破壞了檔案工作的完整性。

作為一家專科醫院，不比綜合性醫院的體量規模，但麻雀雖小，五臟俱全，該做的一樣不能少。檔案管理人員也就是辦公室科員，在加強文秘工作素養的同時，又必須具有文書檔案工作人員的專業理論、業務、紀律、技能等方面的修養，才能成為一名合格的文書檔案管理工作者。

翻看以往的文書檔案，大多是采用手工記錄和整理，內容復雜，字跡容易混淆或內容出現遺漏，不利于檔案的收集、利用和開發，無法適應現代化醫院發展的需求。雖然我院暫時還沒有專門的檔案管理軟件，但已經實現利用office軟件把目錄電子化錄入，大大方便關鍵字檢索查找檔案，并在平時借閱檔案的時候把紙質檔案掃描轉化成電子文檔保存在電腦里，以便下次查找利用，并逐步完善紙質文檔和電子文檔同步歸檔。與紙質檔案相比，由于電子檔案更易于管理和查詢，這就可以方便醫院各個部門能夠很快查找到自己需要的檔案文件，不僅節約了查詢時間，也提高了檔案的利用率。通過對紙質檔案的信息化處理，將其轉化成電子檔案，能夠有效避免檔案因為過多被借閱而出現損毀、丟失等情況。

二、醫院文書檔案管理的措施

在醫院的管理考核體系中，尤其專科醫院，文書檔案管理得不到重視，檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫院文書檔案的有效利用率。

（一）將文書檔案的管理工作做好的前提就是要得到領導的重視。文書檔案管理人員要積極主動地向領導匯報文書檔案的管理工作情況，使得領導提高對檔案管理工作的認識，將檔案管理工作納入到醫院的工作重點，納入各部門職責范圍，使得文書檔案管理工作更加規范化和標準化，保證檔案工作順利開展。

（二）加強和健全醫院文書檔案管理制度的建設。通過制定規范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度，深入貫徹醫院文書檔案管理制度，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書檔案的規范化現代化管理水平，才能做好醫院檔案管理工作。

（三）加強檔案人員隊伍建設，采取有效措施激勵，為醫院檔案工作規范化、科學化打好基礎。檔案管理工作是一項具有服務性的工作，檔案管理人員是連接檔案資料和查閱使用者的紐帶，工作特點就是無私奉獻和默默無聞，更因工作環境的制約而不為更多人重視，因而醫院檔案管理人員須看淡個人名利，具有服務理念，這就要求其具備高尚的職業道德，以強烈的事業心對待檔案管理工作，高度的責任感為醫院提供高質量的服務。重視檔案管理人員的培訓與培養工作，檔案管理人員通過學習進修，培養檔案管理工作人員的責任意識，不斷提高專業技術能力和水平。

（四）改善硬件環境建設，根據安全保密、便于查找的原則，對檔案應嚴密、科學地保管。要建立專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，“八防”措施到位，檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。充分借助計算機、掃描儀等現代化手段，應用于檔案管理，提高檔案管理的準確性和檢索效率，以達到提高工作效率，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。

（五）做好醫院文書檔案信息化是做好檔案服務的有效途徑。信息化技術在醫院管理中得到廣泛運用，作為主要資料來源之一的醫院檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰。檔案管理也要盡快實現信息化管理，把檔案信息化工作列入醫院整體工作的議事日程，納入醫院整體建設范疇，同步規劃、同步建設是有效實現檔案信息化管理的最佳途徑，通過信息化手段進一步提高檔案管理水平，今后在借閱、編研利用時都能更方便快捷。

三、醫院文書檔案管理的開發利用

檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進醫院發展。

上海市皮膚病醫院歷史悠久，始建于1945年，前身是上海市皮膚病防治所，1994年10月與上海市遵義醫院合并組建為上海市皮膚病性病醫院，并在2010年正式更名為現如今的上海市皮膚病醫院，文書檔案中都有證可查，詳細保存了各類申請、批復，歷史演變過程都能在檔案里找到相關資料。

2015年系我院建院70周年，院慶時檔案發揮了它的巨大作用，翻閱歷年文書檔案，從中提取有用的資料，編制了一本兩百多頁厚的院志，并修建了一間院史陳列館，從包括文書檔案、榮譽檔案等各類檔案中找到了歷史的見證，在陳列館中展出，有歷任領導任職情況、各時期醫院的老照片、各類榮譽獎狀、眾多科研成果等等。舉辦重要會議或領導來院指導工作時，參觀院史館是必不可少的日程安排，這正是檔案開發利用非常好的一個體現，集中統一保管文書檔案，重視挖掘、保留歷史資料，為醫院院慶、院史館建設提供了基礎保障。

四、結語

隨著醫療衛生事業改革的不斷深入，對醫院檔案管理工作也提出更高的要求。在開展醫院文書檔案管理工作過程中，要充分認識到文書檔案管理的重要性，并結合當前醫院面臨的現狀與困難，積極探索新方法、新思路，適應醫院現代化管理的需要。醫院文書檔案管理工作要堅持原則，遵循檔案工作的基本規律，在實際工作中不斷研究和探索，使文書檔案工作逐步趨于完善，提升醫院內涵，進一步促進醫院更快更好地發展。

【參考文獻】

[1]鄭磊.論專科醫院文書檔案管理[J].唐山學院學報，2013， 26（4）：106-108.

[2]劉杉.淺析新醫改下專科醫院檔案管理新思路[J].飲食保健，2015，2（23）：14-15.

[3]劉濰愷.淺析醫院檔案管理的新思路[J].中國保健營養，2016，26（11）：262-263.

[4]王家壽.淺談醫院文書檔案管理的特點與幾點體會[J].卷宗，2015（8）：115-116.

[5]林濤.電子檔案在醫院檔案管理中的作用體現探究[J].大家健康（中旬版），2017，11（3）：281.