如何利用電子檔案服務于高職院校行政管理工作

肖鴻強

【摘要】在信息化時代，我國電子檔案開始應用到社會的各個領域，促使其價值得到充分發揮。因為電子檔案的使用，各行業具備更大的發展優勢;將其應用到日常管理工作中，能為整體提供方便。將電子檔案應用到高職院校行政管理中，能促使其服務工作的執行更為便捷。本文對相關要點進行探討。

【關鍵詞】電子檔案;服務;高職院校;行政管理工作

隨著現代社會的積極發展，科學技術得以充分應用，保證各個發展領域的有效執行。在高職院校檔案管理工作中，基于傳統的管理方式無法符合現代社會發展需求，整體上存在較多缺點。在大數據時代下，需要實現檔案電子化，并應用到行政管理工作中，能維護整體的安全性。

一、電子檔案

電子檔案是社會組織在實際辦公以及管理工作中，基于對計算機等電子設備的利用，通過視頻、圖像以及音頻等多個形式進行傳輸、儲存。與傳統檔案是相對的。在社會實踐發展中，電子檔案的使用，具備更高的參考價值。在整體上，具備一定特點。如：電子檔案信息為我國的大數據信息，需要利用現代化設備才能對其使用。如：電子檔案需要通過計算機等設備才能對信息進行傳輸，消除了時間與空間上的界限。對電子檔案進行保存期間，不需要為空間提出更高要求。

二、電子檔案服務的優勢

（一）電子檔案的服務，能促進工作效率的穩定提升。基于信息化發展要求，計算機的使用具備更大優勢。將電子檔案應用到高職院校行政管理工作中，能保證工作效率的提升。比如：使用傳統檔案，在信息錄入的時候將消耗大量人力，還需要利用文字進行儲存和統計，無法在整體上維護其準確性。但是，電子檔案的使用則不同，基于現代信息技術，實現信息采集和儲存，簡化了檔案的錄入和管理工作，也能在整體上增強其可靠性，將其引入高職院校行政管理工作中，將為整體提供較大幫助。

（二）檔案分享效果得以增強。將電子檔案應用到高職院校中，促進行政管理工作的積極發展，也能展現良好服務。對于傳統檔案，在信息搜索以及提取工作中，將更為復雜，不僅發展中規模更大，實現的長距離檔案調節工作也很不方便，從而導致檔案損傷等問題的產生。因此，轉變傳統檔案，實現檔案電子化，能促進管理工作的高效發展。基于現代化辦公軟件的應用，各個人員進行檔案搜索的時候更方便，增強其準確性，也能獲得良好的檔案分享效果。

（三）降低檔案的管理成本。在高職院校中，使用電子檔案能為信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和實施要求。使用傳統檔案對周邊環境溫度要求高，當處于比較潮濕和干燥環境下，將引發檔案問題的產生，并造成更大損失。同時，為了實現綠色校園建設，使用電子檔案也能達到資源的節約性，保證檔案信息在更安全的環境下保存。

（四）提升檔案的傳輸速度。當文件資料數量巨大的時候，基于傳統的方式，需要使用車對其運輸。但是，電子檔案的使用存在較大不同，僅需要利用儲存卡，能實現信息資料的傳輸。所以，在現代化信息技術發展下，實現檔案管理工作，并對電子檔案進行應用具有十分重要的作用，能提升其傳輸速度，也能保證整體的安全性。將其應用到高職院校中，進行信息傳輸工作更為普遍。一般情況下，傳統檔案信息傳遞需要郵遞方式，在對其傳輸過程中，受多個因素的影響，將引發文件的丟失或者損壞，也會在整體上造成更大損失。因此，電子檔案的使用，不僅能提升傳輸速度，也能保證信息的安全性。

三、電子檔案容易產生的風險

（一）安全性。電子檔案儲存期間，占據的空間小，能實現更快的傳輸速度。但是，該特點也導致電子檔案面臨損壞和丟失的風險，并造成不良后果。在大數據信息化發展時代，對信息數據進行儲存，都是字體和標識。在該情況下，將產生相同的檔案，當無法對其真實性進行區分的時候，將給人們帶來較大損失。同時，隨著網絡普及速度的加快發展，導致很多工作存在信息修改現象，所以，其安全性要更加重視。

（二）完整性。傳統檔案中，將其應用到行政管理工作中將出現一些錯誤，無法對其進行有效修改。對于電子檔案，能對大量的行政管理信息進行處理，實現批量工作，能促進工作效率的穩定提升。當發現其存在問題的時候，也能對其有效修改。盡管如此，電子檔案儲備的環境更為開放，如果無法實現信息更新，將引發信息不足等問題，對其使用期間能導致資料不完整。

（三）長期性。在大數據發展下，電子檔案成為主要發展趨勢，也展現其新的發展領域。將電子檔案應用到高職院校行政管理工作中，將發揮十分重要的作用，在整體上，是需要設備來實現的。但是，隨著科學技術的不斷更新，設備也需要進行更新，當設備產生問題的時候，很難找到適合的硬件對信息資料進行讀取和儲存，從而影響電子檔案的使用壽命。

四、傳統檔案向電子檔案轉換，服務好學校行政管理

（一）構建電子檔案。在高職院校實際發展過程中，為了促進行政管理工作的積極執行，需要在工作中，為其建立相關的檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫的成立，能將電子檔案和傳統檔案進行結合，也能在管理工作中，保證人力管理工作的規范性。所以，在實際建設和發展下，需要基于相關要求，為每個文件設計一個電子文件鏈接，也要為紙質檔案設立合理的存放位置，保證檔案目錄數據庫在使用的時候更合理，為行政管理工作的信息查詢、檢索工作等創建條件。在為其建立電子檔案的時候，需要使用更為專業的軟件，以促進電子檔案使用期間獲得更大方便。根據現代大數據的發展要求，可以在使用期間，提供計算機軟件，并在計算機中為其設立幾個目錄，以達到電子檔案的存放目的。對于紙質檔案和電子檔案的接收工作，要以數碼照相或者掃描的方式對其儲存。當將紙質文件進行轉化后，電子檔案會在是數據庫中產生。針對現存的電子檔案，還需要對其備份，以免受各個因素的影響導致丟失等問題。對于電子檔案中目錄的設立，需要根據其級別和權限，禁止他人對其修改，以維護檔案信息的真實性。在這種發展形式下，高職院校師生不僅能查詢電子檔案，也能維護行政管理工作的有效執行。

（二）實現電子檔案的應用。為了在高職院校中對電子檔案充分應用，需要根據實際發展情況，分析學校的具體條件以及行政管理情況、檔案的服務情況和建設情況等。并通過校園網、公共網以及政府服務網等對其服務，保證在最大程度上促使電子檔案價值充分發揮。第一，對學校局域網的應用。電子檔案能為高職院校行政管理工作進行服務，所以，在實際使用期間，基于對學校局域網的應用，能為其開展服務平臺，保證學校的師生都能基于網絡訪問電子檔案，達到信息的共享化。當打開檔案目錄后，可以輸入文件名，以最快的速度對目錄進行查詢，保證能獲得檔案信息。第二，政府服務網的使用。在高職院校實際發展過程中，實現行政管理工作，都促進學校的穩定發展。基于政府服務網的使用，為其構建服務平臺，能提高學校的實際發展地位，增強其影響力。比如：在服務平臺中，教師共享學生的學業情況，實現檔案信息的在線使用和在線查詢，能為工作的執行提供指導意見，也能根據實際情況促進行政管理工作的合理性，從而為高職院校的積極發展提供保障。第三，公眾網的使用。高職院校的積極發展是對社會進行服務，為其構建交流平臺，構建電子信息檔案，是其中的主要途徑。基于公眾網的使用，在服務工作中，不僅能滿足社會大眾的發展需求，也方便學校在開展行政管理工作時，對社會信息進行采集與收集，保證信息資源得以充分應用。同時，在服務工作中，也能有針對性地對行政管理進行調整，維護學校的積極發展方向。當前，通過對電子檔案和傳統檔案進行分析可以發現，電子檔案在服務發展中具備更大優勢，高職院校也在逐漸轉變。但是，電子檔案在高職院校行政管理工作中的應用還存在一些問題。 在大數據發展時代，電子檔案的應用能滲透到高職院校的各個環節中，也能對行政管理工作中的多個問題進行應對，但并不是短期內才能完成的，還需要實現高職院校內各個部門之間的聯系，對電子檔案充分應用，保證在高職院校行政管理工作中實現電子化工作，從而為高職院校的積極發展提供服務。

（三）實現辦公自動化系統和檔案信息化管理系統的結合。辦公自動化系統的應用，是基于計算機技術的使用，實現管理工作，促進工作效率和水平的提升。該系統中為技術資源與信息資源，能在整體上對信息進行自動采集和處理，也能與互聯網進行結合，實現信息的綜合處理能力。在高職院校實現的自動化發展背景下，電子檔案成為學校改革發展過程中的重要資源，面對這些復雜信息，需要將辦公自動化與電子信息檔案進行結合，以促進電子檔案信息管理工作的規范性，也能符合當前的行政管理需要。

五、總結

基于以上的分析和研究發現，在大數據發展時代，基于工作中的實際要求，實現電子檔案的應用，能更好地服務高職院校行政管理工作，也能為工作整體提供方便，滿足當前的發展需求，也實現傳統檔案向電子檔案的轉變。

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